Annexe IX — Discipline

1. Dès qu'une enquête de l'Office européen de lutte antifraude (OLAF) révèle la possibilité qu'un fonctionnaire ou un ancien fonctionnaire d'une institution est personnellement impliqué dans une affaire, ce dernier en est tenu informé pour autant que cette information ne nuise pas au déroulement de l'enquête. En toute circonstance, des conclusions se rapportant nommément à un fonctionnaire ne peuvent être tirées à l'issue de l'enquête sans que ce dernier ait été en mesure de présenter ses observations sur les faits le concernant. Les conclusions font état de ces observations.

2. Dans les cas nécessitant le maintien d'un secret absolu aux fins de l'enquête et impliquant le recours à des procédures d'enquête relevant de la compétence d'une autorité judiciaire nationale, l'exécution de l'obligation d'inviter le fonctionnaire à présenter ses observations peut être différée en accord avec l'autorité investie du pouvoir de nomination. Dans ce cas, aucune procédure disciplinaire ne peut être ouverte avant que le fonctionnaire n'ait été en mesure de présenter ses observations.

3. Si, à la suite d'une enquête de l'OLAF, aucune charge ne peut être retenue contre un fonctionnaire faisant l'objet d'allégations, l'enquête le concernant est classée sans suite par décision du directeur de l'Office, qui en informe par écrit le fonctionnaire et son institution. Le fonctionnaire peut demander que cette décision figure dans son dossier personnel.

1. Les règles définies à l'article 1er de la présente annexe s'appliquent mutatis mutandis aux autres enquêtes administratives effectuées par l'autorité investie du pouvoir de nomination.

2. L'autorité investie du pouvoir de nomination informe l'intéressé de la fin de l'enquête et lui communique les conclusions du rapport d'enquête et, sur sa demande et sous réserve de la protection des intérêts légitimes de tierces parties, tous les documents qui sont en rapport direct avec les allégations formulées à son encontre.

3. L'autorité investie du pouvoir de nomination de chaque institution arrête les dispositions générales d'exécution du présent article, conformément à l'article 110 du statut.

1. Sur la base du rapport d'enquête, après avoir communiqué au fonctionnaire concerné toutes les pièces du dossier et après l'avoir entendu, l'autorité investie du pouvoir de nomination peut:

1. décider qu'aucune charge ne peut être retenue contre le fonctionnaire concerné, auquel cas ce dernier en est alors informé par écrit; ou
2. décider, même en cas de manquement ou de manquement présumé aux obligations, qu'il convient de n'adopter aucune sanction disciplinaire et, le cas échéant, adresser au fonctionnaire une mise en garde; ou
3. en cas de manquement aux obligations, conformément à l'article 86 du statut,
   1. décider de l'ouverture de la procédure disciplinaire prévue à la section 4 de la présente annexe, ou
   2. décider de l'ouverture d'une procédure disciplinaire devant le conseil de discipline.

Si, pour des raisons objectives, le fonctionnaire ne peut être entendu au titre des dispositions de la présente annexe, il peut être invité à formuler ses observations par écrit ou peut se faire représenter par une personne de son choix.

1. Un conseil de discipline, ci-après dénommé «conseil», est mis en place dans chaque institution, sauf si deux ou plusieurs agences décident, conformément à l'article 9, paragraphe 1 bis, du statut, de mettre en place un conseil commun. Un membre du conseil au moins, qui peut être le président, est choisi en dehors de l'institution.

2. Le conseil est composé d'un président et de quatre membres permanents, qui peuvent être remplacés par des suppléants; pour les cas mettant en cause un fonctionnaire d'un grade jusqu'à AD 13, le conseil siège avec deux membres supplémentaires appartenant au même groupe de fonctions et au même grade que le fonctionnaire faisant l'objet de la procédure disciplinaire.

3. Les membres permanents du conseil et leurs suppléants sont désignés parmi les fonctionnaires en activité qui ont au moins le grade AD 14 pour tous les cas autres que ceux concernant les fonctionnaires de grade AD 16 ou AD 15.

4. Les membres du conseil et leurs suppléants sont désignés parmi les fonctionnaires de grade AD 16 en activité pour les cas concernant les fonctionnaires de grade AD 16 ou AD 15.

5. L'autorité investie du pouvoir de nomination et le comité du personnel conviennent d'une procédure ad hoc pour désigner les deux membres supplémentaires visés au paragraphe 2 qui doivent sièger dans les cas mettant en cause un fonctionnaire affecté dans un pays tiers.

1. L'autorité investie du pouvoir de nomination et le comité du personnel désignent chacun, en même temps, deux membres permanents et deux suppléants.

2. Le président et son suppléant sont désignés par l'autorité investie du pouvoir de nomination.

3. Le président, les membres et les suppléants sont désignés pour une période de trois ans. Toutefois, les institutions peuvent prévoir que les membres et les suppléants sont désignés pour une durée inférieure, au moins égale à un an.

4. Les deux membres du conseil élargi aux termes de l'article 5, paragraphe 2, de la présente annexe sont désignés de la façon suivante:

1. l'autorité investie du pouvoir de nomination établit une liste comprenant, dans toute la mesure du possible, les noms de deux fonctionnaires de chaque grade dans chaque groupe de fonctions. Simultanément, le comité du personnel transmet à l'autorité investie du pouvoir de nomination une liste établie de la même façon;
2. dans les dix jours qui suivent la communication du rapport sur lequel est fondé la décision d'ouverture de la procédure disciplinaire ou de la procédure visée à l'article 22 du statut, le président du conseil, en présence de l'intéressé, procède au tirage au sort d'un membre du conseil dans chacune des listes susmentionnées. Le président peut décider de se faire remplacer par le secrétaire pour cette procédure. Le président communique au fonctionnaire concerné et à chacun des membres la composition du conseil.

5. Dans les cinq jours qui suivent la constitution du conseil, le fonctionnaire concerné a le droit de récuser un des membres du conseil. L'institution a également le droit de récuser un des membres du conseil.

Dans le même délai, les membres du conseil peuvent demander à être déchargés de cette fonction pour des raisons légitimes et sont tenus de se désister s'ils se trouvent en situation de conflit d'intérêts.

Le président du conseil procède, s'il y a lieu, à un nouveau tirage au sort pour remplacer les membres désignés conformément au paragraphe 4.

Le conseil est assisté par un secrétaire nommé par l'autorité investie du pouvoir de nomination.

1. Le président et les membres du conseil jouissent d'une indépendance totale dans l'exercice de leurs fonctions.

2. Les délibérations et les travaux du conseil sont secrets.

1. L'autorité investie du pouvoir de nomination peut appliquer une des sanctions suivantes:

1. l'avertissement par écrit;
2. le blâme;
3. la suspension de l'avancement d'échelon pendant une période comprise entre un mois et vingt-trois mois;
4. l'abaissement d'échelon;
5. la rétrogradation temporaire pendant une période comprise entre 15 jours et un an;
6. la rétrogradation dans le même groupe de fonctions;
7. le classement dans un groupe de fonctions inférieur, avec ou sans rétrogradation;
8. la révocation avec, le cas échéant, la réduction pro tempore de la pension ou une retenue, pour une durée déterminée, sur le montant de l'allocation d'invalidité, sans que les effets de cette sanction puissent s'étendre aux ayants droit du fonctionnaire. Si une telle réduction est opérée, le revenu de l'ancien fonctionnaire ne peut toutefois être inférieur au minimum vital prévu à l'article 6 de l'annexe VIII du présent statut, augmenté, le cas échéant, des allocations familiales.

2. Dans le cas d'un pensionné ou d'un fonctionnaire bénéficiant d'une allocation d'invalidité, l'autorité investie du pouvoir de nomination peut décider, pour une durée déterminée, une retenue sur le montant de sa pension ou de l'allocation d'invalidité, sans que les effets de cette sanction puissent s'étendre aux ayants droit du fonctionnaire. Le revenu du fonctionnaire concerné ne peut toutefois être inférieur au minimum vital prévu à l'article 6 de l'annexe VIII du présent statut, augmenté, le cas échéant, des allocations familiales.

3. Une même faute ne peut donner lieu qu'à une seule sanction disciplinaire.

La sanction disciplinaire infligée est proportionnelle à la gravité de la faute commise. Pour déterminer la gravité de la faute et décider de la sanction disciplinaire à infliger, il est tenu compte notamment:

1. de la nature de la faute et des circonstances dans lesquelles elle a été commise;
2. de l'importance du préjudice porté à l'intégrité, à la réputation ou aux intérêts des institutions en raison de la faute commise;
3. du degré d'intentionnalité ou de négligence dans la faute commise;
4. des motifs ayant amené le fonctionnaire à commettre la faute;
5. du grade et de l'ancienneté du fonctionnaire;
6. du degré de responsabilité personnelle du fonctionnaire;
7. du niveau des fonctions et responsabilités du fonctionnaire;
8. de la récidive de l'acte ou du comportement fautif;
9. de la conduite du fonctionnaire tout au long de sa carrière.

L'autorité investie du pouvoir de nomination peut décider de la sanction d'avertissement par écrit ou de blâme sans consultation du conseil. Le fonctionnaire concerné est préalablement entendu par l'autorité investie du pouvoir de nomination.

1. Le conseil est saisi d'un rapport émanant de l'autorité investie du pouvoir de nomination, qui doit indiquer clairement les faits reprochés et, s'il y a lieu, les circonstances dans lesquelles ils ont été commis, y compris toutes les circonstances aggravantes ou atténuantes.

2. Ce rapport est transmis au fonctionnaire concerné et au président du conseil, qui le porte à la connaissance des membres du conseil.

1. Dès réception de ce rapport, le fonctionnaire concerné a le droit d'obtenir la communication intégrale de son dossier individuel et de prendre copie de toutes les pièces de la procédure, y compris celles qui sont de nature à le disculper.

2. Le fonctionnaire concerné dispose, pour préparer sa défense, d'un délai de quinze jours au moins à compter de la date de réception du rapport ouvrant la procédure disciplinaire.

3. Le fonctionnaire concerné peut être assisté d'une personne de son choix.

Si, en présence du président du conseil, le fonctionnaire concerné reconnaît un comportement fautif de sa part et accepte sans réserve le rapport visé à l'article 12 de la présente annexe, l'autorité investie du pouvoir de nomination peut retirer l'affaire du conseil, dans le respect du principe de proportionnalité entre la nature de la faute et de la sanction envisagée. Lorsque le conseil est dessaisi de l'affaire, son président donne son avis sur la sanction envisagée.

Selon cette procédure, l'autorité investie du pouvoir de nomination peut appliquer, par dérogation à l'article 11 de la présente annexe, l'une des sanctions prévues à l'article 9, paragraphe 1, points a) à d), inclus dans la présente annexe.

Le fonctionnaire concerné est préalablement informé des conséquences que pourrait entraîner la reconnaissance de son comportement fautif.

Avant la première réunion du conseil, le président charge l'un de ses membres de faire rapport sur l'ensemble de l'affaire et en informe les autres membres du conseil.

1. Le fonctionnaire concerné est entendu par le conseil; à cette occasion, il peut présenter des observations écrites ou verbales, personnellement ou par l'intermédiaire d'un représentant de son choix. Il peut faire citer des témoins.

2. L'institution est représentée devant le conseil par un fonctionnaire mandaté à cet effet par l'autorité investie du pouvoir de nomination et disposant de droits équivalents à ceux du fonctionnaire concerné.

3. Lorsqu'une enquête a été ouverte par l'OLAF, le conseil peut entendre les enquêteurs de cet office.

1. Si le conseil ne se juge pas suffisamment éclairé sur les faits reprochés à l'intéressé ou sur les circonstances dans lesquelles ces faits ont été commis, il ordonne une enquête contradictoire.

2. Le président du conseil ou l'un de ses membres conduit l'enquête au nom du conseil. Aux fins de l'enquête, le conseil peut demander la transmission de toute pièce ayant trait à l'affaire qui lui est soumise. L'institution répond à toute demande de cette nature dans le délai éventuellement fixé par le conseil. Lorsque le fonctionnaire ne répond pas à une demande de cette nature qui lui est adressée, il est pris note de tout refus d'obtempérer.

Au vu des pièces produites devant le conseil et compte tenu des déclarations écrites ou verbales éventuelles, ainsi que des résultats de l'enquête à laquelle il a pu être procédé, le conseil émet à la majorité un avis motivé quant à la réalité des faits incriminés et, le cas échéant, quant à la sanction que les faits reprochés devraient selon lui entraîner. Cet avis est signé par tous les membres du conseil. Chaque membre du conseil peut joindre à l'avis une opinion divergente. Le conseil transmet l'avis à l'autorité investie du pouvoir de nomination et au fonctionnaire concerné dans un délai de deux mois à compter de la date de réception du rapport de l'autorité investie du pouvoir de nomination, pour autant que ce délai soit adapté à la complexité du dossier. Lorsqu'une enquête a été effectuée à l'initiative du conseil, le délai est de quatre mois pour autant qu'il soit adapté à la complexité du dossier.

1. Le président du conseil ne prend pas part aux votes sur les affaires dont le conseil est saisi, sauf lorsqu'il s'agit de questions de procédure ou en cas de partage égal des voix.

2. Le président assure l'exécution des décisions prises par le conseil et porte à la connaissance de chaque membre toute information et tout document relatifs à l'affaire.

Le secrétaire établit un procès-verbal des réunions du conseil. Les témoins signent le procès-verbal de leurs dépositions.

1. Les frais occasionnés au cours de la procédure disciplinaire à l'initiative de l'intéressé, notamment les honoraires versés à une personne choisie pour l'assister ou pour assurer sa défense, restent à sa charge dans le cas où la procédure disciplinaire aboutit à l'une des sanctions prévues à l'article 9 de la présente annexe.

2. Toutefois, l'autorité investie du pouvoir de nomination peut en décider autrement dans les cas exceptionnels où cette charge serait inéquitable pour le fonctionnaire concerné.

1. Après avoir entendu le fonctionnaire, l'autorité investie du pouvoir de nomination prend sa décision conformément aux articles 9 et 10 de la présente annexe, dans un délai de deux mois à compter de la réception de l'avis du conseil. Cette décision doit être motivée.

2. Si l'autorité investie du pouvoir de nomination décide de classer l'affaire sans prononcer de sanction disciplinaire, elle en informe le fonctionnaire concerné par écrit et sans délai. Le fonctionnaire concerné peut demander que cette décision figure dans son dossier individuel.

1. En cas de faute grave alléguée à l'encontre d'un fonctionnaire par l'autorité investie du pouvoir de nomination, qu'il s'agisse d'un manquement à ses obligations professionnelles ou d'une infraction de droit commun, celle-ci peut à tout moment suspendre l'auteur de cette faute pour une période déterminée ou indéterminée.

2. L'autorité investie du pouvoir de nomination prend cette décision après avoir entendu le fonctionnaire concerné, sauf circonstances exceptionnelles.

1. La décision prononçant la suspension du fonctionnaire doit préciser si, pendant la période de suspension, l'intéressé conserve l'intégralité de sa rémunération ou si sa rémunération est frappée d'une retenue dont le montant doit être fixé par la même décision. Le montant versé au fonctionnaire ne peut en aucun cas être inférieur au minimum vital prévu par l'article 6 de l'annexe VIII du présent statut, augmenté le cas échéant, des allocations familiales.

2. La situation du fonctionnaire suspendu doit être définitivement réglée dans un délai de six mois à compter du jour où la décision de suspension a pris effet. Lorsqu'aucune décision n'est intervenue à l'expiration du délai de six mois, l'intéressé reçoit à nouveau l'intégralité de sa rémunération, sous réserve du paragraphe 3.

3. La retenue peut être maintenue au-delà du délai de six mois mentionné au paragraphe 2 lorsque le fonctionnaire concerné fait l'objet de poursuites pénales pour les mêmes faits et qu'il se trouve détenu en raison de ces poursuites. Dans ce cas, le fonctionnaire ne reçoit à nouveau l'intégralité de sa rémunération qu'après que le tribunal compétent a prononcé la levée de la détention.

4. Lorsque la décision définitive ne comporte aucune sanction ou comporte la sanction d'avertissement par écrit, de blâme ou de suspension temporaire de l'avancement d'échelon, l'intéressé a droit au remboursement des retenues opérées sur sa rémunération au titre du paragraphe 1, majorées, en cas d'absence de sanction, d'un intérêt composé au taux défini à l'article 12 de l'annexe XII.

Lorsque le fonctionnaire fait l'objet de poursuites pénales pour les mêmes faits, sa situation n'est définitivement réglée qu'après que la décision rendue par la juridiction saisie est devenue définitive.

Lorsqu'une enquête a été ouverte par l'OLAF, les décisions visées aux articles 11, 14, 22 et 23 de la présente annexe sont communiquées à l'office pour information.

Le fonctionnaire ayant fait l'objet d'une sanction disciplinaire autre que la révocation peut, après trois ans s'il s'agit d'un avertissement par écrit ou d'un blâme, ou après six ans s'il s'agit d'autres sanctions, introduire une demande visant à ce qu'aucune mention de cette sanction ne subsiste dans son dossier individuel. L'autorité investie du pouvoir de nomination décide s'il peut être fait droit à sa demande.

En cas de faits nouveaux étayés par des preuves pertinentes, une procédure disciplinaire peut être rouverte par l'autorité investie du pouvoir de nomination, à son initiative ou à la demande du fonctionnaire concerné.

Si aucune charge n'a été retenue contre l'intéressé en application de l'article 1er, paragraphe 3, et de l'article 22, paragraphe 2, de la présente annexe, ce dernier a droit, sur sa demande, à la réparation du préjudice subi par une publicité adéquate de la décision de l'autorité investie du pouvoir de nomination.

Sans préjudice de l'article 3, paragraphe 3, l'autorité investie du pouvoir de nomination de chaque institution arrête, si elle l'estime nécessaire, les modalités d'application de la présente annexe, après consultation de son comité du personnel.

Dispositions particulières et dérogatoires applicables aux fonctionnaires affectés dans un pays tiers.