Règles internes relatives à la gestion des congés

Règles internes relatives à la gestion des congés

vu le statut des fonctionnaires de l'Union européenne (ci-après dénommé "statut") ainsi que le régime applicable aux autres agents de l'Union européenne (ci-après dénommé "RAA") et notamment les articles 57 à 60 du Statut, l'annexe V du Statut, et les articles 16, 17, dernier alinéa, 91 et 131 du RAA,

vu l'article 2 de la décision du Bureau du 13 janvier 2014 déterminant es autorités investies du pouvoir de nomination,

après consultation du Service juridique, du Comité du personnel, du Comité pour l'égalité des chances et la diversité entre hommes et femmes et du Délégué à la protection des données,

TITRE I - CONGÉ ANNUEL

Chapitre 1- Dispositions générales

Article 1 - Champ d'application

1. Sauf dispositions contraires, les, présentes règles internes en matière de congés sont applicables à l'ensemble du personnel, à l'exclusion des stagiaires et des boursiers. Les différentes catégories de personnel concernées (fonctionnaires, agents temporaires, agents contractuels ou assistants parlementaires accrédités) sont reprises sous le terme agent.

2. Pour le personnel affecté hors de l'Union européenne, certains congés sont réglés, par dérogation, par les dispositions spécifiques de l'annexe X du statut.

Article 2 - Mode de gestion

1. La gestion des congés annuels des agents est décentralisée et effectuée directement par le supérieur hiérarchique désigné par la Direction générale concernée.

2. La gestion des congés annuels des assistants parlementaires accrédités (ci-après APA) est effectuée directement par les députés. Les APA doivent soumettre toute demande de congé par écrit à leur député ou au député de référence. Ce dernier approuve manuellement le congé en apposant sa signature sur la demande. Ce document est ensuite scanné et envoyé immédiatement par l'APA au service compétent de la Direction générale du Personnel (ci-après Bureau des Congés).

3. Sans préjudice des paragraphes 2 et 4 du présent article, l'agent ne peut s'absenter du travail pour partir en congé annuel ou spécial avant que son supérieur hiérarchique n'ait validé sa demande dans le système de gestion.

4. Dans l'hypothèse où l'obtention de cet accord préalable s'avère impossible (maladie, accident, etc ...), l'agent est tenu de prévenir ou de faire prévenir son supérieur hiérarchique dans le délai le plus court possible.

Toute absence qui n'a pas été préalablement autorisée est enregistrée dans le système de gestion dès les premières heures de l'absence par le supérieur hiérarchique, ou la personne désignée par celui-ci. L'agent doit ensuite faire clôturer cette absence dès son retour.

Toute absence d'un APA doit être enregistrée dans le système de gestion. Une copie de l'enregistrement de cette absence doit être remise au député pour signature de celui-ci.

Article 3 - Contrôles effectués par la Direction générale du Personnel

1. Dans le but d'assurer une application homogène des règles relatives au congé annuel, la Direction générale du Personnel (ci-après DG PERS) effectue des contrôles réguliers visant, notamment, à déterminer si les absences enregistrées par les différentes directions générales (ci-après DG) relèvent ou non des dispositions applicables aux absences injustifiées.

2. La DG PERS effectue des contrôles réguliers portant sur :
. le respect de la limite des 12 jours d'absence médicale sans certificat sur une période de 12 mois glissants;
. le respect de la limite des 3 jours consécutifs maximum d'absence médicale sans certificat;
. le respect de la règle selon laquelle une absence médicale sans certificat ne peut suivre immédiatement une absence médicale certifiée.

3. En cas de non-respect de ces règles, détaillées dans la décision portant règles internes relatives au contrôle des absences au travail et aux contrôles périodiques de la persistance des invalidités, la durée correspondant à l'absence est imputée sur le congé annuel. En cas d'épuisement de ce congé, l'agent perd le bénéfice de sa rémunération pour la période correspondant aux absences non justifiées.

Chapitre 2 - Congé annuel

Article 4 - Principes généraux

1. Un jour de congé est un jour non travaillé durant un jour ouvrable (en principe, du lundi au vendredi inclus, sauf jour férié).

2. Les agents doivent s'efforcer d'utiliser leurs droits à congé dans l'année même au cours de laquelle ces droits sont acquis et, si possible, de les épuiser, en accord avec le supérieur hiérarchique ou le député s'il s'agit d'un APA, avant la cessation de leurs fonctions.

3. À cet effet, chaque supérieur hiérarchique doit organiser son service de manière à ce que les agents puissent, dans la mesure du possible, épuiser leurs droits à congé en cours d'année.

4. Le congé annuel peut être pris en une ou plusieurs fois, selon les convenances des agents et compte tenu des nécessités du service et de l'article 2 de l'annexe V du statut. Cela implique qu'il doit comporter au moins une période de deux semaines de congé consécutives.

5. Les services qui ont une faible activité pendant la période intersessions peuvent programmer les congés de leur personnel de manière à épuiser au maximum leurs droits à congé pendant cette période. Chaque DG prend les dispositions spécifiques en la matière, tout en tenant compte de l'intérêt du service.

6. Les APA doivent prioritairement prendre leur congé annuel pendant la période intersessions qui va de la dernière session de juillet à la première session de septembre, de manière à épuiser au maximum leurs droits annuels, en accord avec leur député ou leur groupement de députés.

7. Lorsque l'engagement d'un APA est résilié de manière anticipée et que le député le dispense de travail pendant la période de préavis, son solde de congé en est déduit conformément aux dispositions contractuelles prévues à cet égard.

Article 5 - Droits annuels

L'agent a droit, par année civile, à un congé de 24 jours ouvrables (192 heures)* au minimum, auquel s'ajoutent éventuellement les congés supplémentaires pour âge et/ou grade, tels que définis aux articles 8 et 9 des présentes règles. L'ensemble de ces congés constitue les droits annuels, dont le total maximum est de 30 jours ouvrables (240 heures).

2. Pour autant que l'agent ait droit à l'indemnité d'expatriation ou de dépaysement, la durée du congé annuel peut être majorée, au-delà de la limite de 30 jours, d'un congé supplémentaire de 2,5 jours, chaque année, pour se rendre dans son foyer d'origine. Ce congé est accordé au prorata de la durée de service dans l'année civile.

Lorsque le droit à l'indemnité d'expatriation ou de dépaysement change en cours d'année civile, l'agent bénéficie de la situation la plus favorable pour lui en ce qui concerne ce congé supplémentaire pour se rendre dans son foyer d'origine.

3. Durant un congé de convenance personnelle (ci-après CCP), un congé sans rémunération (ci-après CSR) ou un congé militaire pris conformément à l'article 42, paragraphe 2 du Statut, l'intéressé(e) n'accumule pas de droits annuels et perd ses droits à congé supplémentaire pour grade et âge pour la période correspondante.

4. Les droits annuels pendant des périodes de travail à temps partiel, de congés parentaux et de congés familiaux pris en application respectivement des articles 55bis, 42bis et 42 ter du Statut, sont régis par les règles internes relatives au travail à temps partiel, les dispositions générales d'exécution relatives au congé parental et les règles internes relatives au congé familial.

5. Sauf dans des cas exceptionnels dûment motivés, le congé annuel ne peut être accordé à l'agent qui a moins de 3 mois d'ancienneté de service dans les institutions.

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(*) La durée de la semaine de travail à temps plein est de 40 heures, Chaque jour de congé annuel accordé par le Statut correspond à 40h / 5 = 8 heures.

Article 6 - Règles applicables à l'entrée et à la cessation de fonctions

1. L'agent a droit à un nombre d'heures de congé (droits annuels et congé supplémentaire pour rentrer dans son foyer d'origine) proportionnel à la durée de son d'activité dans l'année civile, définie comme l'année calendrier du 1er janvier inclus au 31 décembre inclus.

2. Lors de l'entrée et de la cessation de fonctions, les règles suivantes sont appliquées:
. La fraction d'année donne droit à 2 jours ouvrables par mois entier de service (16 heures) (*) ;
. La fraction de mois supérieure à quinze jours donne droit à 2 jours ouvrables (16 heures);
. La fraction de mois égale ou inférieure à quinze jours donne droit à 1 jour ouvrable (8 heures).

Article 7 - Demande et annulation des congés

1. Les demandes de congés annuels sont formulées en journées et demi-journées.

2. Sauf en cas d'urgence, la demande de congé doit être introduite, par le biais du système de gestion du Parlement, au moins 5 jours avant le début de l'absence. En cas d'impossibilité technique, l'agent sollicite l'introduction en son nom de la demande de congé à la personne de sa DG désignée à cet effet. Chaque agent peut consulter son relevé de congés via le système de gestion du Parlement.

3. De son côté, le supérieur hiérarchique prend sa décision concernant les demandes de congé annuel dans les meilleurs délais compatibles avec les critères de bonne gestion administrative du personnel.

4. Un congé annuel peut être annulé en tout ou en partie sur demande de l'agent ou sur demande du supérieur hiérarchique pour des raisons impérieuses de service. Dans ce dernier cas, le supérieur hiérarchique doit avertir au plus tôt l'intéressé que son congé est annulé, en indiquant la période concernée et les raisons impérieuses de service qui justifient cette annulation.

5. Lorsque l'annulation d'une période de congé est faite sur demande du supérieur hiérarchique pour des raisons de service, les éventuels frais encourus du fait de cette annulation peuvent être remboursés selon les modalités prévues à l'article 5 de l'annexe V du statut.

6. Toute demande d'annulation rétroactive d'une période de congés est, après accord du supérieur hiérarchique, transmise via l'application de gestion au Bureau des Congés pour validation finale.

Article 8 - Congé supplémentaire pour âge

L'agent a droit à un congé supplémentaire en fonction de l'âge déterminé comme suit :
. 1 jour ouvrable de congé s'il est âgé de moins de 35 ans;
. 2 jours ouvrables de congé s'il est âgé de plus de 35 ans et moins de 40 ans;
. 3 jours ouvrables de congé s'il est âgé de plus de 40 ans et moins de 45 ans;
. 4 jours ouvrables de congé s'il est âgé de plus de 45 ans et moins de 50 ans;
. 5 jours ouvrables de congé s'il est âgé de plus de 50 ans et moins de 55 ans;
. 6 jours ouvrables de congé s'il est âgé de plus de 55 ans.

2. Ce congé est octroyé dès le premier janvier de l'année pendant laquelle l'agent atteint l'âge en question.

3. Ce congé supplémentaire correspond à 12 mois d'activité. Il est adapté au prorata du nombre de mois d'activité de l'agent à prester par année civile.

Article 9 - Congé supplémentaire pour grade

1. Le fonctionnaire ou l'agent temporaire a droit pour l'année civile en cours à un congé supplémentaire en fonction du grade déterminé comme suit :
1 jour ouvrable de congé s'il est de grade AST 10, AST 11 et AD 9 à AD 12;
2 jours ouvrables de congé s'il est de grade AD 13 et AD 14;
3 jours ouvrables de congé s'il est de grade AD 15 et AD 16.

2. L'agent contractuel a droit, pour l'année civile en cours, à un jour de congé supplémentaire s'il appartient au groupe de fonctions III, grade 12 ou au groupe de fonctions IV, grades 16 à 18.

3. Les présentes dispositions ne sont pas applicables aux APA.

4. Ce congé supplémentaire correspond à 12 mois d'activité. Il est adapté au prorata du nombre de mois d'activité de l'agent à prester au cours de l'année civile.

Article 10 - Cumul maximum des congés pour âge et grade

Le congé supplémentaire pour âge et grade cumulé ne peut dépasser 6 jours. Il est automatiquement rajouté aux droits à congé minimum de l'année en cours et peut donc, à ce titre, faire l'objet d'un report, selon les modalités prévues à l'article 16 des présentes règles.

Article 11 - Congé supplémentaire pour ancienneté de service

1. L'agent qui a accompli 25, 30, 35, 40 ou 45 ans de service au sein des institutions européennes reçoit 5 jours de congé supplémentaire au ler janvier de l'année civile au cours de laquelle il atteint cette ancienneté de service, pour autant que la cessation éventuelle de ses fonctions n'intervienne pas 3 mois avant la date anniversaire.

2. Le calcul des années de service effectuées tient compte des périodes pendant lesquelles l'agent se trouvait en position d'activité au sein d'une institution ou d'une agence, déduction faite des périodes éventuelles de CCP, de CSR ou de congé militaire.

3. Ces jours de congé sont ajoutés aux droits annuels et peuvent faire l'objet d'un report, selon les modalités prévues à l'article 16 des présentes règles, ou d'un remboursement lors de la cessation des fonctions.

Article 12 - Imputation des congés annuels

1. L'imputation des congés annuels est exprimée en heures de travail, afin de tenir compte de la durée de chaque journée prévue soit dans l'horaire général du Parlement, soit dans l'horaire approprié appliqué à certains services, soit dans l'horaire de travail à temps partiel choisi par l'intéressé(e).

2. Les demandes de congés annuels, formulées en journées et demi-journées, sont automatiquement converties en heures par le système de gestion, en fonction des différentes modalités horaires définies au paragraphe précédent.

3. Une demande d'une demi-journée de congé (matin ou après-midi) introduit par un agent travaillant à temps partiel sera imputée sur son solde de congé comme suit :

. S'il doit normalement prester 6 heures de travail ou plus ce jour-là, il lui sera déduit la moitié du nombre d'heures à prester;
. S'il doit normalement prester moins de 6 heures de travail ce jour-là, il lui sera déduit le nombre total d'heures à prester.

4. Les demandes de congé annuel entraînant un solde de congé négatif sont accordées sous la seule responsabilité du supérieur hiérarchique de l'agent. Tout solde négatif qui dépasserait 3 jours (24 heures) est imputé sur la rémunération, sauf circonstances exceptionnelles dûment justifiées par l'agent.

Article 13 - Transfert de droits à congé

1. En cas de changement de régime statutaire (fonctionnaire, autre agent) les droits à congé acquis au sein du Secrétariat général du Parlement européen sont conservés lors de ce passage, sous réserve des limites de report de congés annuel prévues au chapitre 3 du Titre I des présentes règles.

2. Les fonctionnaires détachés vers les groupes politiques conservent leurs droits à congé, qui sont transférés en intégralité lors de leur départ et de leur retour de détachement.

De façon analogue, les agents temporaires des groupes politiques conservent leurs droits à congé lorsqu'ils intègrent le Secrétariat général du Parlement européen suite à la réussite d'un concours interne réservé au personnel des groupes politiques.

3. En revanche, en cas d'engagement par un groupe politique d'un APA ou d'un agent temporaire ou contractuel affecté au Secrétariat général, les droits à congés restants pour l'année civile en cours ne sont pas transférés, mais sont liquidés selon les modalités prévues à l'article 17 des présentes règles.

La même procédure s'applique lorsqu'un agent quitte un groupe politique pour être recruté comme APA ou agent temporaire ou contractuel au sein du Secrétariat général.

4. En cas de transfert en provenance de ou vers une autre institution communautaire, le fonctionnaire conserve ses droits à congé annuel acquis pour l'année en cours dans l'institution de départ. Dans ce cas, il y a transfert de l'état des congés et des absences pour maladie (3 dernières années) à la nouvelle institution.

5. Aucun transfert de congés ne peut être fait lorsque l'APA, à l'échéance de son contrat ou avant la date de fin de celui-ci, est engagé pour assister un autre député ou groupement de députés ou est recruté comme fonctionnaire, agent contractuel ou agent temporaire au sein du Secrétariat général.

Dans de telles hypothèses, les congés restants sont liquidés selon les modalités prévues à l'article 17 des présentes règles.

Article 14 - Congé de maladie pendant le congé annuel

Les conséquences de la survenance d'un congé de maladie pendant un congé annuel sont prévues par la décision portant règles internes relatives aux contrôles des absences au travail et aux contrôles périodiques de la persistance des invalidités.

⇒ Décision portant règles internes relatives aux contrôles des absences au travail

Article 15 - Absences irrégulières

1. Sans préjudice de l'application éventuelle des dispositions prévues en matière disciplinaire, toute absence non justifiée est notifiée par l'AIPN à l'agent. Elle est imputée automatiquement sur le congé annuel. En cas d'épuisement de ce congé, l'agent perd le bénéfice de sa rémunération pour la période correspondant aux absences non justifiées.

2. Le supérieur hiérarchique de l'agent peut demander au Bureau des Congés d'enregistrer une absence comme irrégulière au sens de l'article 60, alinéa 1, du statut.

Cette demande doit être motivée et doit en même temps être notifiée à la personne qui s'est absentée. Si l'absence n'est pas justifiée, le Bureau des Congés se charge de l'inscrire comme irrégulière dans le système.

Article 16 - Report des congés

1. Un agent qui n'a pas épuisé son congé avant la fin de l'année civile en cours peut, en principe, reporter au maximum 12 jours (96 heures) de congé sur l'année civile suivante.

Les jours de congé annuel non pris, au-delà de la limite de 12 jours, peuvent être décomptés du crédit de l'année précédente s'ils sont pris jusqu'au 31 janvier de l'année suivante.

2. Un report de congé au-delà de 12 jours est admis lorsque l'agent a été empêché de prendre congé, notamment pour une des raisons suivantes:
a) soit pour des raisons imputables aux nécessités de service, sur demande du service;
b) soit pour cause de maladie de longue durée, sur demande de l'intéressé(e);
c) soit pour cause d'absence de longue durée suite à un accident, sur demande de l'intéressé(e).

Dans ces deux dernières hypothèses, pour qu'une demande de report au-delà de 12 jours soit recevable, l'intéressé(e) doit avoir été absent(e) pour maladie ou suite à un accident pendant une période qui l'a effectivement empêché(e) d'épuiser son congé annuel pendant l'année civile en cours ou au mois de janvier de l'année qui suit.

3. Pour justifier une demande de report de congé selon le paragraphe 2, litera a) il y a lieu de présenter:
- des demandes de congé refusées pour des raisons de service en cours d'année;
- une note écrite du supérieur hiérarchique qui précise les nécessités de service qui ont justifié le refus et les raisons qui ont empêché l'agent de prendre ultérieurement dans l'année ces congés. Cette déclaration doit être envoyée au Bureau des Congés entre le 1er décembre de l'année concernée et la fin du mois de février de l'année qui suit.

4. Aucun report au-delà de 12 jours n'est autorisé si la non-consommation des jours de congés résulte de raisons autres que les nécessités de service ou l'absence de longue durée pour maladie ou suite à un accident.

Les absences normales pour récupération de congé annuel suite à un accident ou une maladie survenus pendant un congé annuel, pour congé de maternité, congé d'adoption, congé parental, congé familial, congé de convenance personnel, congé sans rémunération, congé pour service militaire, etc. ne peuvent pas justifier un report au-delà de 12 jours.

5. Le report de congés pour raison de service ne peut excéder les droits à congé acquis au cours de l'année écoulée, à savoir 24 jours plus les jours correspondant aux congés supplémentaires pour âge et grade jusqu'à un maximum de 30 jours.

Article 17 - Congés non pris ou trop pris

1. . L'agent qui n'a pas épuisé son congé annuel au moment de la cessation de ses fonctions a droit, à titre de compensation, par jour de congé dont il n'a pas bénéficié, au versement d'une somme égale à un trentième de sa rémunération mensuelle au moment de la cessation des fonctions.

2. En cas de dépassement du congé annuel lors de la cessation des fonctions, une retenue sera effectuée sur la dernière rémunération, calculée sur le nombre de jours dépassant ceux auxquels l'agent avait droit au moment de son départ.

3. Les congés non pris ou trop pris lors de la cessation de fonctions seront payés ou retenus au taux de 8 heures par jour, arrondi à la première décimale dans le sens le plus favorable à l'agent.

4. Les congés non pris ou trop pris à la cessation de fonctions d'un agent sont liquidés sur base du solde de congés calculé par le système de gestion du Parlement.

Pour les APA, sans préjudice de l'application de l'article 4, paragraphe 6, alinéa 2 des présentes règles, cette liquidation s'effectue sur base de la confirmation écrite du solde réel de congés restant à l'APA que le Bureau des Congés demande au député.

TITRE II - CONGÉ SPÉCIAL

Chapitre 1- Dispositions générales

Article 18 - Principes de base

1. En dehors du congé annuel, l'agent peut se voir accorder, à titre exceptionnel et sur demande, un congé spécial, dont les modalités d'octroi sont fixées à l'annexe V du Statut. Le congé spécial peut être demandé et octroyé à tout moment, y compris pendant les trois premiers mois de service.

2. Le congé spécial doit être pris au moment de l'événement qui le génère. Aucune compensation par ajout au solde de congé annuel ne peut être accordée à l'agent qui n'a pas fait usage d'un congé spécial ou d'une partie non utilisée d'un congé spécial qui aurait pu lui être accordé.

3. Sans préjuger les cas particuliers prévus dans la présente réglementation, le congé spécial peut être pris en une seule fois ou de manière fractionnée.

Un fractionnement du congé est possible pour autant que les périodes fractionnées soient prises au plus près de l'évènement qui génère le droit à congé spécial, conformément au paragraphe 2 du présent article, et dans la mesure où un tel fractionnement n'est pas incompatible avec l'intérêt du service d'appartenance de l'agent.

En dehors de ces cas spéciaux et contrairement au congé annuel, les congés spéciaux sont toujours considérés et déduits comme journée entière, y compris les vendredis courts.

4. Le nombre d'heures de congé spécial validées varie en fonction du temps de travail de la personne qui le demande, dans le respect des limites de temps et des obligations de justification prévues par les présentes règles.

5. En dehors des congés spéciaux prévus dans les présentes dispositions, l'AIPN dispose du pouvoir discrétionnaire d'accorder, sur demande dûment motivée de l'agent, d'autres congés spéciaux en prenant en considération les raisons qui motivent cette demande et l'intérêt du service.

Article 19 - Responsabilités de la DG PERS

1. La gestion des congés spéciaux est centralisée auprès du Bureau de congés.

2. L'agent introduit les demandes de congé spécial dans le système de gestion du Parlement.

Elles sont validées au préalable par le supérieur hiérarchique (sauf pour les APA), afin de lui faire prendre connaissance de l'absence. Le supérieur hiérarchique ne peut pas refuser une demande de congé spécial, la décision à cet égard revenant au Bureau de congés.

Le Bureau de congés examine la pertinence de la demande de congé spécial - le cas échéant après avis du Cabinet médical - et peut approuver la demande de l'intéressé(e) si elle est justifiée. La demande peut être rejetée si les conditions d'octroi ne sont pas remplies; dans ce cas, le congé pris restera déduit du congé annuel.

En cas d'abus manifeste dans les demandes de congé spécial de la part de l'agent, l'AIPN peut entamer une procédure disciplinaire en vertu des dispositions de l'article 86 du Statut et des dispositions générales d'exécution y afférentes.

3. Les demandes de congés spéciaux ayant comme justification un fait de nature médicale sont examinées par le médecin conseil de l'institution, qui émet un avis médical sur la nature du fait générateur. L'AIPN prend en compte cet avis lors de sa décision d'octroi ou rejet de la demande de congé spécial. Cet avis médical ne lie cependant pas l'AIPN, qui peut décider de passer outre en motivant sa décision.

Article 20 - Justification du congé spécial

1. Toute demande de congé spécial doit être accompagnée ou suivie d'une pièce justificative présentée au plus tard dans le mois à compter de la date de l'événement qui génère le droit au congé spécial. Si la pièce est envoyée en retard, le congé spécial sera refusé et la durée de l'absence restera déduite du congé annuel.

Toute pièce justificative couverte par le secret médical devra être envoyée directement au Cabinet médical compétent.

2. Un délai de route, correspondant à la durée réelle du voyage entre le lieu d'affectation et le lieu du congé spécial, peut éventuellement être accordé par décision spéciale de l'AIPN, sur présentation de justificatifs pertinents. Les conditions d'octroi du délai de route sont définies à l'article 21 des présentes règles internes.

3. La demande de congé spécial restera imputée sur le solde de congé annuel tant que l'AIPN n'aura pas accordé ce congé spécial.

4. Si la pièce justificative est refusée par l'AIPN ou si le congé spécial est refusé à l'agent parce qu'il n'est pas conforme aux règles statutaires ou à la présente règlementation, l'AIPN notifiera sa décision de rejet de la demande de congé spécial par le biais du système de gestion de congés.

5. Une demande de congé spécial peut être annulée par l'agent à tout moment avant la date prévue pour l'absence. Si elle doit être annulée a posteriori, elle doit faire l'objet d'une demande par écrit au Bureau des Congés avec l'accord du supérieur hiérarchique.

6. Est considéré comme congé spécial le/les jour(s) de congé octroyé(s) pendant le congé annuel pour un événement qui se produirait de manière fortuite pendant cette période. Cependant, en cas de maladie grave d'un enfant, du conjoint ou d'un ascendant, le congé annuel ne peut être remplacé par un congé spécial sauf en cas d'hospitalisation ou en cas de maladie très grave de l'enfant au sens de l'article 6, tiret 12 de l'annexe V du Statut.

Article 21 - Délai de route

I. En cas de congé spécial prévu à l'article 6 de l'annexe V du Statut ou par les dispositions des Titres II, 111 et IV des présentes règles, un délai de route éventuel est fixé par décision spéciale de l'AIPN, compte tenu du temps réellement nécessaire au voyage. Il n'est accordé que sur présentation au Bureau des Congés des pièces pertinentes prouvant le voyage de l'agent du lieu d'affectation vers le lieu du congé spécial et/ou inversement.

2. De même, le délai de route n'est accordé que dans l'hypothèse où le ou les voyage(s) se déroule(nt) réellement pendant les jours ouvrables et lors des heures d'ouverture de l'institution, ce qui doit ressortir des justificatifs de voyage annexés à la demande de congé spécial.

3. Les délais de route sont calculés en jours calendriers et donnent droit en fonction des distances suivantes à :

de 0 à 200 km	= 0 jour
de 201 à 600 km	= 1 jour
de 601 à 1200 km	= 2 jours
de 1201 à 1800 km	= 3 jours
+ de 1800 km	= 4 jours


4. Ce tableau indique le maximum autorisé pour un voyage, aller et retour, autre qu'en avion. Si le voyage s'effectue en avion, le délai de route est d'un jour maximum pour l'aller et d'un jour maximum pour le retour, le temps réel de voyage étant pris en considération.

5. Le délai de route est calculé pour moitié au début de l'absence (aller), pour l'autre moitié (retour) à la fin de cette absence.

Si le congé spécial est précédé et/ou suivi d'une période de congé annuel inférieure au nombre de jours indiqué dans le tableau suivant, par type de congé, les délais de route sont reportés au début (aller) et à la fin (retour) de l'absence totale.

Dans le cas où le congé spécial serait précédé ou suivi d'un congé annuel égal ou supérieur au délai spécifié dans ce tableau, la moitié seulement du délai de route prévu pour le congé spécial sera accordé.



Type de congé spécial	Nombre de jours de congé cumulable pour bénéficier du délai de route aller-retour
Mariage de l'agent	Inférieur à 10 jours
Déménagement	Inférieur à 5 jours
Maladie grave du conjoint, d'un enfant, d'un ascendant, des beaux-parents	Inférieur à 5 jours
Maladie très grave d'un enfant	Inférieur à 5 jours
Décès du conjoint, d'un enfant, d'un ascendant, des beaux-parents, des frères et soeurs	Inférieur à 10 jours
Mariage d'un enfant, naissance d'un enfant	Inférieur à 5 jours
Convocation judiciaire, obligations militaires, activités extérieures, participation à un concours ou examen, recherche d'un emploi en fin de contrat, consultation médicale en dehors du lieu d'affectation	Inférieur à 5 jours

Chapitre 2 - congés spéciaux expressément prévus à l'article 6 de l'annexe V du Statut

Article 22 - Mariage de l'agent

1. Pour son mariage, l'agent dispose d'un congé spécial de 4 jours ouvrables maximum. L'AIPN peut éventuellement octroyer un délai de route en plus du congé spécial, aux conditions prévues à l'article 21 des présentes règles.

2. L'enregistrement d'un partenariat est considéré comme équivalent au mariage dans le cas prévu à l'article 6, avant-dernier paragraphe de l'annexe V du Statut.

3. Le congé spécial est pris selon la convenance personnelle de l'agent:
. soit lors du mariage civil ou de l'enregistrement du partenariat,
. soit lors du mariage religieux

4. Le congé peut être fractionné en jours entiers en deux parties, au cours des 3 jours qui précèdent ou suivent le mariage, mais ne donne droit qu'à un seul délai de route éventuel pour la totalité du congé spécial.

5. Pour justifier ce congé spécial, le demandeur doit fournir un extrait de l'acte de mariage ou une copie certifiée conforme de celui-ci. Pour le mariage religieux, les documents ci-dessus peuvent être remplacés soit par une attestation officielle délivrée par l'Autorité religieuse compétente, soit par tout autre document probant. Pour le partenariat, le bénéficiaire doit produire le document administratif attestant l'inscription de l'acte auprès de l'autorité administrative compétente.

Article 23 - Déménagement de l'agent

1. Pour son déménagement, l'agent dispose d'un congé spécial: .
. soit d'l jour si le déménagement s'effectue pour la seule convenance du demandeur.
. soit de 2 jours si le déménagement est lié à l'obligation de changement de résidence prévue à l'article 20 du statut ou à un transfert interinstitutionnel ou une mutation, lorsque cette obligation entraîne un changement de lieu d'affectation. .

2. Le congé peut être fractionné en jours entiers en deux parties, pour les déménagements impliquant un changement de pays. Dans cette situation, une journée est à prendre au lieu de chargement et une autre au lieu de déchargement. Les deux journées doivent être prises les jours du chargement et déchargement réels des biens.

3. Pour justifier ce congé spécial le demandeur doit fournir soit une facture d'un déménageur, soit une copie conforme de ses ancien et nouveau contrats de bail ou d'achat, soit une copie d'inscription à la commune. En cas de fractionnement, une copie de la facture du déménageur est requise; le déménageur devra indiquer les dates de chargement et déchargement réels.

4. Aucun congé spécial déménagement ne peut être accordé dans les situations suivantes:
. départ en CCP, en CSR, en congé militaire, en pension, ou mise en invalidité;
. départ suite à un transfert ou un nouveau contrat dans une autre institution;
. retour de CCP, de CSR, de congé militaire ou reprise après une période d'invalidité.

5. L'AIPN peut éventuellement octroyer un délai de route en plus du congé spécial, aux conditions prévues à l'article 21 des présentes règles, uniquement à l'agent qui déménage dans le cadre de l'obligation de changement de résidence prévue à l'article 20 du statut ou d'un changement de lieu d'affectation. En cas de fractionnement du congé spécial, un seul délai de route sera octroyé.

Article 24 - Maladie grave du conjoint ou d'un ascendant

1. Pour la maladie grave de son conjoint ou partenaire enregistré au sens de l'avant-dernier paragraphe de l'article 6 de l'annexe V du statut, l'agent dispose d'un congé spécial de 3 jours maximum, qui peut être fractionné.

2. Pour la maladie grave d'un ascendant (père, mère, grand-père ou grand-mère, qu'ils soient biologiques ou adoptifs), l'agent dispose d'un congé spécial de 2 jours maximum, qui peut être fractionné.

3. Pour justifier ces types de congé spécial, le demandeur doit fournir au Cabinet médical compétent un certificat médical original attestant de la gravité de la maladie et de la nécessité de présence de l'agent, accompagné d'une copie de sa demande de congé spécial. En cas d'urgence, une copie ou un fax du certificat médical établi peuvent être transmis au Cabinet médical, l'original devant être transmis ultérieurement.

4. Pour les cas de maladie grave chronique et les situations spécifiques, un ou deux renouvellements peuvent être octroyés par l'AIPN, avec un maximum de 9 jours par année civile pour le conjoint et de 6 jours pour les ascendants. Dans ce cas, le demandeur doit fournir au Cabinet médical compétent un certificat médical original accompagné d'un diagnostic ou d'un rapport médical. Le Cabinet médical donnera un avis sur la gravité de la maladie ou sur son caractère chronique. Pour des cas particulièrement graves, l'AIPN peut déroger, après avis du Cabinet médical, à ces limites de 9 et 6 jours par décision spéciale motivée.

5. L'AIPN peut éventuellement octroyer un délai de route en plus du congé spécial, aux conditions prévues à l'article 21 des présentes règles.

Article 25 - Maladie grave ou très grave d'un enfant

1. Pour la maladie grave d'un enfant, l'agent dispose d'un congé spécial de 2 jours maximum par maladie, qui peut être fractionné. Chaque période de congé spécial prise pour un enfant doit être espacée d'au moins 7 jours calendriers, sauf s'il s'agit de maladies différentes.

Ce type de congé ne sera pas octroyé pour les enfants qui ne sont pas à charge de l'agent, au sens de l'article 2 de l'annexe VII du Statut. Dans des situations tout à fait exceptionnelles et après avis du Cabinet médical, l'AIPN pourra décider de faire exception à cette règle par décision spéciale motivée.

2. Pour la maladie très grave d'un enfant ou pour l'hospitalisation d'un enfant âgé de 12 ans au plus, l'agent dispose d'un congé spécial de 5 jours maximum, qui peut être fractionné en journées entières.

3. Chaque période de congé spécial prise pour la maladie grave ou très grave d'un enfant doit être espacée d'au moins 7 jours calendriers, sauf s'il s'agit de maladies différentes.

4. Pour justifier ce congé spécial maladie grave ou très grave d'un enfant, le demandeur doit fournir au Cabinet médical compétent un certificat médical original, accompagné d'un diagnostic ou d'un rapport médical pour la maladie très grave d'un enfant, ainsi qu'une copie de sa demande de congé spécial. Le Cabinet médical donnera un avis sur la gravité de la maladie et, le cas échéant, sur son caractère chronique. En cas d'urgence, une copie ou un fax du certificat médical et, le cas échéant, du rapport médical, peuvent être transmis au Cabinet médical, l'original devant être transmis ultérieurement.

5. L'AIPN peut éventuellement octroyer un délai de route en plus du congé spécial, aux conditions prévues à l'article 21 des présentes règles.

Article 26 - Décès du conjoint, d'un enfant ou d'un ascendant

Pour le décès de son conjoint, l'agent dispose d'un congé spécial de 4 jours maximum, qui peut être fractionné. Le congé spécial est également accordé aux demandeurs en situation de partenariat enregistré au sens de l'avant-dernier paragraphe de l'article 6 de l'annexe V du statut.

2. Pour le décès d'un enfant, l'agent dispose d'un congé spécial de 4 jours maximum, qui peut être fractionné. Ce congé spécial est également accordé au demandeur pour le décès des enfants du conjoint ou du partenaire enregistré au sens de l'avant-dernier paragraphe de l'article 6 de l'annexe V du statut, sous condition que ces enfants habitent sous le toit de l'agent.

3. Pour le décès d'un ascendant (parents et grands-parents, qu'ils soient biologiques ou adoptifs), l'agent dispose d'un congé spécial de 2 jours maximum, qui peut être fractionné.

4. Le congé peut être pris lors de l'enterrement, ou des cérémonies religieuses ou civiles coutumières selon les origines de la personne décédée. En cas de décès entraînant des formalités complémentaires (enquête du parquet, autopsie, rapatriement de corps, etc.) ordonnés par l'Autorité nationale compétente, le congé spécial peut être pris dans une période venant à échéance dans les jours qui suivent la clôture officielle de ces devoirs.

5. Pour justifier ce congé spécial, le demandeur doit fournir au Bureau des Congés un certificat de décès. En cas de cérémonie religieuse ou civile ou de devoir complémentaire, le demandeur doit fournir également tout document attestant de ces circonstances.

6. L'AWN peut éventuellement octroyer un délai de route en plus du congé spécial, aux conditions prévues à l'article 21 des présentes règles.

Article 27 - Décès du conjoint pendant le congé de maternité

1. En cas de décès de l'épouse de l'agent pendant le congé de maternité, si cette dernière était elle-même agent des institutions, l'agent dispose d'un congé correspondant au congé de maternité restant.

Si l'épouse décédée n'est pas elle-même agent d'une institution, la durée du congé de maternité restant est déterminée en appliquant, par analogie, les dispositions de l'article 58 du Statut.

Le congé spécial est également accordé à l'agent en situation de partenariat enregistré au sens de l'avant-dernier paragraphe de l'article 6 de l'annexe V du statut.

2. Ce type de congé ne peut être fractionné et il n'est pas cumulable avec le congé spécial décès du conjoint. Aucun délai de route ne peut par ailleurs être ajouté à ce congé.

3. Pour justifier ce congé spécial, le demandeur doit fournir un certificat de décès de l'épouse et un acte de naissance de l'enfant.

Article 28 - Mariage d'un enfant de l'agent

1. Pour le mariage d'un enfant, l'agent dispose d'un congé spécial de 2 jours ouvrables maximum. L'enregistrement d'un partenariat est considéré équivalent au mariage dans le cas prévu à l'avant-dernier paragraphe de l'article 6 de l'annexe V du Statut.

2. Ce congé spécial est également accordé à l'agent pour les enfants du conjoint ou du partenaire enregistré au sens de l'avant-dernier paragraphe de l'article 6 de l'annexe V du statut, sous condition que ces enfants habitent sous le toit de l'agent.

3. Le congé spécial est pris à la convenance personnelle de l'agent:
. soit lors du mariage civil ou de l'enregistrement du partenariat,
. soit lors du mariage religieux.

4. Le congé peut être fractionné en jours entiers en deux parties, au cours des 3 jours qui précèdent ou suivent le mariage, mais ne donne droit qu'à un seul délai de route éventuel pour la totalité du congé spécial.

5. Pour justifier ce congé spécial, le demandeur doit fournir un extrait de l'acte de mariage ou une copie certifiée conforme de celui-ci. Pour le mariage religieux, les documents ci-dessus peuvent être remplacés, soit par une attestation officielle délivrée par l'Autorité religieuse compétente, soit par tout autre document probant. Pour le partenariat, le demandeur doit produire le document administratif attestant l'inscription de l'acte auprès de l'autorité administrative compétente.

6. L'AIPN peut éventuellement octroyer un délai de route en plus du congé spécial, aux conditions prévues à l'article 21 des présentes règles.

Article 29 - Naissance d'un enfant de l'agent

1. Pour la naissance d'un enfant, l'agent dispose d'un congé spécial de 10 jours ouvrables maximum. En cas de naissance multiple, le congé est porté à 20 jours maximum. Si l'enfant est atteint d'un handicap ou d'une maladie grave, le congé est porté à 20 jours. En cas de naissance multiple d'enfants dont un au moins est handicapé ou atteint d'une maladie grave, le congé est porté à 24 jours.

2. Ce congé doit être pris dans les 14 semaines qui suivent la naissance de l'enfant ou des enfants. Il peut être fractionné en jours entiers, les vendredis courts comptant comme une journée entière au regard du nombre total de jours à prendre. Il n'est pas cumulable avec le congé de maternité.

3. Pour justifier ce congé spécial, le demandeur doit fournir un extrait de l'acte de naissance du ou des enfants et, le cas échéant, le certificat médical attestant du handicap ou de la maladie grave. Le certificat médical est à envoyer au Cabinet médical.

4. L'AIPN peut éventuellement octroyer un délai de route en plus du congé spécial, aux conditions prévues à l'article 21 des présentes règles. En cas de fractionnement du congé, le délai de route sera octroyé une seule fois.

Article 30 - Adoption d'un enfant

1. Pour l'adoption d'un enfant, l'agent dispose d'un congé spécial de 20 semaines. Si l'enfant est atteint d'un handicap le congé est porté à 24 semaines. Le congé n'est accordé que si le conjoint exerce une activité professionnelle rémunérée au moins à mi-temps. Si le conjoint travaille en dehors des institutions européennes et bénéficie d'un congé comparable, un nombre de jours correspondant sera déduit de la durée du congé d'adoption.

2. Le congé spécial adoption n'est pas accordé à l'agent qui adopte un ou plusieurs enfants de son conjoint ou partenaire enregistré au sens de Pavant-dernier paragraphe de l'article 6 de l'annexe V du statut

3. Le congé spécial adoption n'est accordé qu'une fois par enfant adopté et il ne peut être fractionné. En revanche, il peut être partagé entre les deux parents si tous deux sont agents.

4. Pour justifier ce congé spécial, le demandeur doit fournir un extrait de l'acte de naissance de l'enfant, le certificat d'adoption, un certificat attestant que le conjoint travaille au moins à mi-temps, le cas échéant un certificat attestant les congés comparables auxquels aurait droit le conjoint et toutes autres pièces justificatives nécessaires émanant des autorités nationales compétentes.

5. Un congé supplémentaire peut être accordé par l'AIPN si le pays où a lieu l'adoption exige le séjour des parents adoptifs pour formaliser celle-ci. Pour justifier ce congé supplémentaire, l'agent doit dans ce cas fournir tous les documents attestant de ces circonstances. Ce congé supplémentaire ne sera pas accordé si l'adoption a lieu dans le pays d'affectation de l'agent.

6. Un congé spécial de 10 jours est octroyé si l'agent n'a pas droit au congé spécial adoption de 20 ou 24 semaines au titre du présent article. En cas d'adoption de plusieurs enfants, le congé est porté à 20 jours maximum. Si l'enfant adopté est atteint d'un handicap ou d'une maladie grave, le congé est porté à 20 jours. En cas d'adoption de plusieurs enfants dont un au moins est handicapé ou atteint d'une maladie grave, le congé est porté à 24 jours.

Article 31 - Congé spécial pour travail exceptionnel

1. Un congé spécial peut être accordé à titre d'exception à l'agent qui s'acquitte d'un travail exceptionnel, allant au-delà des obligations normales d'un agent.

2. Ce congé spécial est accordé au plus tard trois mois après que l'AIPN se soit prononcée sur le caractère exceptionnel du travail dont l'agent s'est acquitté.

3. Aucun délai de route ne peut être ajouté à ce congé spécial.

Chapitre 3 - Congés spéciaux accordés par analogie à ceux prévus à l'article 6 de l'annexe V du Statut

Article 32 - Maladie grave des beaux-parents

1. Pour la maladie grave des beaux-parents (père, mère biologiques ou adoptifs du conjoint), l'agent dispose d'un congé spécial de 2 jours maximum, qui peut être fractionné. Ce congé spécial est également accordé à l'agent en situation de partenariat enregistré au sens de l'avant-dernier paragraphe de l'article 6 de l'annexe V du statut.

2. Pour les cas de maladie grave chronique et des situations familiales spécifiques, un ou deux renouvellements peuvent être octroyés par l'AIPN, avec un maximum de 6 jours par année civile.

3. Pour justifier ce congé spécial, le demandeur doit fournir au Cabinet médical compétent un certificat médical original attestant de la gravité de la maladie et de la nécessité de présence de l'agent, accompagné d'une copie de sa demande de congé spécial. Le Cabinet médical donne un avis sur la gravité de la maladie et, le cas échéant, son caractère chronique. En cas d'urgence, une copie ou un fax des documents susvisés peuvent être transmis au Cabinet médical, l'original devant être transmis ultérieurement.

4. L'AIPN peut éventuellement octroyer un délai de route en plus du congé spécial, aux conditions prévues à l'article 21 des présentes règles.

Article 33 - Décès des frères, soeurs et beaux-parents

1. Pour le décès des frères et soeurs (adoptifs ou biologiques) ainsi que des beaux-parents (père, mère biologiques ou adoptifs du conjoint), l'agent dispose d'un congé spécial de 2 jours maximum, qui peut être fractionné. Ce congé spécial est également accordé à l'agent en situation de partenariat enregistré au sens de l'avant-dernier paragraphe de l'article 6 de l'annexe V du statut.

2. Le congé peut être pris lors de l'enterrement, ou des cérémonies religieuses ou civiles coutumières selon les origines de la personne décédée.

3. Pour justifier ce congé spécial, le demandeur doit fournir un certificat de décès. En cas de cérémonie religieuse ou civile, le demandeur doit fournir également tout document probant de ces circonstances.

4. L'AIPN peut éventuellement octroyer un délai de route en plus du congé spécial, aux conditions prévues à l'article 21 des présentes règles.

TITRE III - CONGÉS SPÉCIAUX NON PRÉVUS DANS LE STATUT

Article 34 - Dispositions générales

Ce type de congés obéit aux mêmes règles générales que les congés spéciaux repris au titre II des présentes règles.

Article 35 - Congé spécial pour convocation judiciaire

1. Un congé spécial pour convocation judiciaire peut être octroyé à l'agent appelé à témoigner dans une affaire où il n'est pas lui-même impliqué, autrement dit, où il n'est pas lui-même mis en examen, partie civile ou partie adverse.

2. Pour l'agent appelé à siéger comme juré, un congé spécial sera octroyé pour l'ensemble de la durée pendant laquelle sa présence est requise.

3. Pour justifier ce congé spécial, le demandeur doit fournir au Bureau des Congés une copie de sa convocation et un justificatif de présence.

4. L'AIPN peut éventuellement octroyer un délai de route en plus du congé spécial, aux conditions prévues à l'article 21 des présentes règles.

Article 36 - Congé spécial pour obligations militaires

1. L'agent soumis à des obligations militaires autres que celles prévues à l'article 42 du statut (conseil de révision, centre de sélection, etc.), peut se voir accorder un congé spécial dont la durée est fixée suivant les obligations légales.

2. Pour justifier ce congé spécial, le demandeur doit fournir au Bureau des Congés une copie de sa convocation et un justificatif de présence.

3. L'AIPN peut éventuellement octroyer un délai de route en plus du congé spécial, aux conditions prévues à l'article 21 des présentes règles.

Article 37 - Congé spécial pour élections hors du lieu d'affectation

I. Un congé spécial et/ou un délai de route peuvent être octroyés à l'agent pour participer, hors du lieu d'affectation, à :
- une élection présidentielle;
- une élection législative;
- une élection au Parlement européen;
- un référendum;
- une élection régionale (Land allemand, Communauté autonome espagnole, région en Italie, etc.);
- une élection municipale, communale, provinciale, cantonale.

2. Le congé spécial et/ou le délai de route éventuel(s) ne sont accordé(s) qu'à la condition que l'agent remette au service compétent un document officiel attestant de sa participation effective au vote hors de son lieu d'affectation. Dans l'hypothèse où un tel document n'est pas délivré, l'agent peut soumettre au service compétent tout autre moyen de preuve susceptible d'établir la participation au vote.

3. Ce congé sera accordé selon les modalités ci-dessous :

		Jour de l'élection
		Jour non ouvrable (week-end ou jour férié)	Jour de semaine ouvrable de l'Institution
Congé spécial (1)		NON	OUI = 1/2 jour
NON Délai de route de durée forfaitaire (2) par trajet selon la distance en km entre le lieu d'affectation et le lieu de vote	0 - 200	0
	201 - 600	0	2 jours
	601 - 1200	1/2 jour
	> 1201	1 jour

-----------------------------------------------------

(1) Congé spécial - Un demi-jour de congé spécial est octroyé si le vote a obligatoirement lieu un jour ouvrable de l'institution.

(2) Délai de route - Un délai de route de durée forfaitaire est accordé par trajet aller et par trajet retour selon les modalités prévues au tableau ci-dessus:
. Si le vote a obligatoirement lieu un jour ouvrable, le trajet est réputé effectué immédiatement avant et après le demi jour de congé spécial; ainsi, l'un des deux trajets est effectué partiellement ou en totalité le jour du vote.
. Si le vote a lieu un jour non ouvrable, le trajet est réputé effectué le jour précédent et le jour suivant celui du vote.

4. Toutefois, si l'élection a lieu un jour précédant ou suivant un jour non ouvrable, le délai de route n'est pas accordé pour le trajet aller ou retour correspondant au jour non ouvrable.

Si l'élection a lieu un jour férié qui est précédé et suivi par un jour ouvrable, par dérogation à ce qui est prévu au tableau, pour le cas où la distance se situe entre 201 et 600 km, un demi jour de délai de route est accordé par trajet aller et par trajet retour.

5. Dans le cas où une élection comporte deux tours de scrutin, ceux-ci sont considérés comme deux élections distinctes aux fins de l'application des présentes dispositions, pour autant que l'agent apporte la preuve de son retour sur le lieu d'affectation entre les deux tours.

6. Aucun congé spécial ne peut être accordé pour le cas où le vote a lieu par correspondance.

Aucun congé spécial n'est accordé pour les élections auxquelles l'agent participerait au lieu d'affectation ou à une distance de celui-ci compatible avec les obligations de l'article 20 du statut (lieu d'exercice des droits civiques, ou vote en ambassade ou consulat).

Dans ces derniers cas, une autorisation d'absence prenant la forme d'une dispense de service pourra lui être accordée, pour le temps strictement nécessaire à l'exercice du droit de vote, en accord avec le supérieur hiérarchique.

7. Pour le cas où un agent est nommé assesseur ou président d'un bureau de vote, sur présentation des justificatifs adéquats, un congé spécial est accordé pour la durée correspondant aux obligations de l'agent en la matière.

8. Il est possible de combiner un congé spécial pour élections hors du lieu d'affectation et/ou un délai de route de durée forfaitaire avec un congé annuel ou spécial. Dans ce cas, le délai de route étant réputé pris avant et après soit le congé spécial, soit le jour de l'élection, aucun délai de route ne sera accordé si le voyage n'a pas lieu immédiatement avant ou après le congé spécial ou le jour de l'élection.

En cas de combinaison d'un congé spécial pour élections hors du lieu d'affectation et/ou un délai de route de durée forfaitaire avec un congé annuel, des preuves de voyage entre le lieu d'affectation et le lieu du vote doivent être fournies au Bureau des Congés par l'agent.

Article 38 - Cures thermales

1. En cas de cure thermale autre que postopératoire ou de convalescence, jugée nécessaire pour des raisons strictement médicales, et dûment autorisée par le médecin-conseil du régime commun d'assurance maladie, l'AIPN peut accorder à l'agent un congé spécial d'une durée égale à la moitié du temps de séjour nécessaire à cette cure, dans la limite de 7,5 jours ouvrables, à condition que la cure s'effectue dans des établissements agréés par les instances nationales compétentes.

2. À son retour de cure, l'agent adresse au Bureau des Congés une attestation de l'institution thermale reprenant les dates exactes de la cure ainsi qu'une copie de l'autorisation préalable accordée par le Bureau liquidateur de la Caisse de Maladie. L'agent doit indiquer avec précision le lieu où il a effectué sa cure (adresse complète).

3. Au retour de la cure et sur proposition du médecin-conseil de l'institution formulée sur base du rapport de fin de cure, l'AIPN peut octroyer jusqu'à 7,5 jours de congé supplémentaire. Ce congé supplémentaire s'applique uniquement pour des cures faisant partie du traitement d'une maladie grave prise en charge à 100% par la Caisse de Maladie.

4. Le congé spécial au titre de cure thermale ne peut être accordé qu'une seule fois par période de douze mois et ne donne pas droit à un délai de route.

5. Si le médecin-conseil estime que la cure accordée n'a pas été effectuée complètement et décide en conséquence de réduire le remboursement de celle-ci, le congé spécial est également réduit selon la même proportion.

Article 39 - Activités extérieures

1. L'agent qui est autorisé à exercer une activité extérieure en application de l'article 12 ter du Statut peut se voir accorder un congé spécial jusqu'à un maximum de 12 jours par an.

2. L'AIPN peut éventuellement octroyer un délai de route en plus du congé spécial, aux conditions prévues à l'article 21 des présentes règles.

Article 40 - Participation à un concours ou examen organisé par l'EPSO, une Institution ou une agence communautaire

1. L'agent qui participe à un concours ou examen organisé par l'EPSO, une Institution ou une agence communautaire, peut obtenir un congé spécial correspondant à la durée des épreuves à présenter. Pour les épreuves de présélection, le congé spécial est limité à une demi-journée.

2. Le congé ne peut être accordé pour participer à un entretien préliminaire à un pourvoi d'emploi ou pour se préparer à un examen.

3. L'agent doit remettre au Bureau des Congés une copie de sa convocation avec preuve de sa participation effective aux épreuves ou tout autre document attestant sa présence aux épreuves et la durée de celles-ci.

4. L'AIPN peut éventuellement octroyer un délai de route en plus du congé spécial, aux conditions prévues à l'article 21 des présentes règles.

Article 41 - Aménagement du temps de travail pour cause d'allaitement

1. L'agent de retour d'un congé de maternité peut, sur demande adressée à son supérieur hiérarchique d'un rang minimum de chef d'unité, bénéficier d'une dispense de travail de 2 heures par jour au cas où elle souhaiterait allaiter son enfant au sein.

2. Cette dispense peut être accordée jusqu'à la fin du sixième mois après la date de l'accouchement sur présentation d'un certificat médical confirmant l'allaitement au sein, qui doit être adressé au Cabinet médical, qui en informe au supérieur hiérarchique.

3. Après cette période, la dispense est accordée à titre exceptionnel si l'agent prouve, par un certificat médical, que l'allaitement au sein s'impose pour des raisons médicales dans le cas individuel de l'enfant. La dispense ne peut être accordée au-delà du 12ème mois après la date de l'accouchement.

4. Les modalités de la dispense qui, en règle générale, doit être accordée aux environs de la pause de midi, sont déterminés d'un commun accord entre l'agent et son supérieur hiérarchique, sans intervention du Bureau des Congés.

5. Cette dispense n'est pas compatible avec l'exercice d'une activité à temps partiel.

Article 42 - Recherche d'un emploi en fin de contrat

1. Un congé spécial d'un jour par semaine, avec possibilité de fractionnement en 2 fois un demi-jour par semaine peut être accordé à l'agent temporaire/contractuel pour recherche d'un nouvel emploi, pour un total maximum de 4 jours, pendant les 6 semaines qui précèdent l'échéance définitive de son contrat, aux conditions suivantes :
• une prolongation du contrat ne doit pas être en cours;
• la fin du contrat ne résulte pas d'une décision volontaire de l'agent ou d'une résiliation sans préavis;
• le congé spécial ne peut être ajouté aux droits annuels ni faire l'objet d'un report ou d'un remboursement lors de la cessation des fonctions;
• l'agent doit remettre au plus tard dans les 24 heures qui suivent ce congé, un document prouvant sa démarche auprès d'un organisme, d'une entreprise ou d'un particulier en vue de la recherche d'un nouvel emploi (attestation de présence à un entretien p. ex.).

2. L'AIPN peut éventuellement octroyer un délai de route en plus du congé spécial, aux conditions prévues à l'article 21 des présentes règles.

Article 43 . Consultation médicale en dehors du lieu d'affectation

1. L'agent devant consulter un médecin exerçant à une distance inférieure à 65 km de son lieu d'affectation, doit préalablement informer son supérieur hiérarchique direct de son intention de s'absenter du travail. L'absence doit durer le temps strictement nécessaire à la consultation et, le cas échéant, au déplacement à faire, avec un maximum d'une demi-journée. Aucune autre formalité n'est requise.

Le nombre de ces consultations sur une année civile doit rester raisonnable. En cas d'abus, le supérieur hiérarchique peut demander au Cabinet médical d'établir un bilan médical de l'agent pour vérifier si les consultations ont une cause sérieuse et si des alternatives peuvent être trouvées pour éviter des perturbations trop importantes du fonctionnement du service. Si l'avis du Cabinet médical est négatif, les absences suivantes pendant les horaires de travail au titre des mêmes pathologies devront être couvertes par des congés annuels.

2. L'agent devant consulter un médecin exerçant à une distance de plus de 65 km de son lieu d'affectation, doit préalablement demander une autorisation écrite au médecin-conseil de l'institution. Il introduit ensuite une demande de congé spécial et envoie au plus tard un mois après la consultation l'autorisation préalable et un certificat du médecin consulté attestant le jour et l'heure de la consultation au Cabinet médical compétent. Si le certificat médical est envoyé tardivement, le congé spécial ne sera pas accordé.

Le Cabinet médical se charge d'encoder les données relatives au certificat médical dans l'application de gestion du Parlement. Il donne ensuite un avis au Bureau des Congés pour régulariser la demande de congé spécial. L'avis du médecin-conseil ne lie pas l'AIPN, qui peut décider de passer outre en motivant sa décision.

Les consultations sont limitées à 12 par année civile, avec un maximum de 2 consultations par période de 7 jours calendriers.

À défaut d'un certificat médical attestant la consultation, les jours,d'absence resteront imputés sur le congé annuel.

Un délai de route peut éventuellement être accordé à l'agent, sur avis du médecin conseil, si le médecin à consulter se trouve à au moins 200 km du lieu d'affectation et si la consultation a lieu en milieu universitaire et/ou s'il s'agit d'une maladie grave reconnue par le Régime commun d'assurance maladie des Communautés européennes (RCAM).

Le délai de route n'est accordé que sur présentation d'une pièce prouvant le déplacement de l'agent, compte tenu des nécessités et pour autant que le voyage précède ou suive immédiatement la consultation. Les justificatifs du voyage doivent être adressés au Bureau des Congés. De même, le délai de route n'est accordé que dans l'hypothèse où le voyage se déroule pendant les jours ouvrables et lors des heures d'ouverture de l'institution.

3. Aucun congé spécial ne peut être accordé pour des consultations médicales ayant lieu pendant un congé annuel ou compensatoire, ou pendant un congé de maternité ou parental. Lorsqu'il s'agit de consultations, examens, traitements de courte durée nécessitant une absence de plusieurs jours (par exemple tous les matins d'une semaine), l'absence sera considérée :
- comme congé spécial pour la première consultation (ou examen/traitement)
- comme se déroulant durant le congé annuel pour les suivantes.

4. Dans les cas de traitements de longue durée, l'agent devra s'adresser au médecin contrôleur qui décidera, au cas par cas, si la situation relève plutôt d'une incapacité de travail qui pourrait être couverte par un arrêt maladie.

TITRE IV - AUTRES TYPES DE CONGÉS PRÉVUS DANS LE STATUT

Article 44 - Congé de maternité

1. Les agents, futures mères, ont droit à un congé de maternité d'une durée de 20 semaines. Durant le congé de maternité l'intégralité du salaire est conservée.

2. Le congé de maternité commence, au plus tôt, 6 semaines avant la date probable de l'accouchement. Cette date doit être attestée par un certificat médical à envoyer au Bureau des Congés à Luxembourg. Le congé se termine, au plus tôt, 14 semaines après l'accouchement.

3. La durée du congé de maternité ne peut être réduite pour quelque raison que ce soit.

De même, aucun congé spécial ou aucune formation professionnelle ne peuvent être demandés pendant la durée du congé de maternité.

4. Les futures mères, si elles le souhaitent, peuvent poursuivre leur activité jusqu'à l'accouchement et prendre la totalité de leur congé de maternité après celui-ci.

5. Les jours fériés et de fermeture des bureaux ne sont pas récupérables.

6. En cas de naissance multiple ou prématurée ou en cas de naissance d'un enfant handicapé, la durée du congé de maternité est portée à 24 semaines. Une naissance est considérée comme prématurée quand elle a lieu avant la fin de la 34ème semaine de grossesse.

7. Pour pouvoir bénéficier de quatre semaines supplémentaires de congé de maternité, une demande doit être introduite auprès du Bureau des Congés et -les documents médicaux pertinents doivent être envoyés au Cabinet médical compétent, qui donnera un avis à l'AIPN.

8. À partir du 8ème mois de grossesse, les futures mères sont invitées à envoyer au Bureau des Congés un certificat médical attestant la date prévue pour l'accouchement. Avant le départ en congé de maternité, elles doivent encoder dans le système de gestion du Parlement leur congé de maternité et le faire valider par leur supérieur hiérarchique.

9. Le congé de maternité commence au plus tard à la date de l'accouchement. Si l'accouchement a lieu avant la date à laquelle la future mère avait fait commencer son congé de maternité, le Bureau des Congés ajuste la période de déroulement du congé de maternité en le faisant débuter à la date de l'accouchement et informe la future mère de ces modifications.

10. En cas de décès de l'enfant au moment de l'accouchement, juste après celui-ci ou en cas de perte du foetus entre la 30ème semaine de grossesse et la date d'accouchement prévue, l'intégralité de la période de congé de maternité peut être maintenue ou non, au choix de l'agent.

Article 45 - Autres congés statutaires

Les congés suivants découlent d'une position administrative, conformément à l'article 35 du Statut et font l'objet d'une réglementation distincte de la présente :
. Congé parental (art. 42bis du Statut et art. 16 et 91 du RAA)
. Congé familial (art. 42 ter du Statut et art. 16 et 91 du RAA)
. Congé de convenance personnelle (art. 40 du Statut et art. 17 et 91 du RAA)
. Congé pour service militaire (art. 42 du Statut et art. 18, 75 et 91 du RAA)
. Congé de perfectionnement professionnel (art. 24 bis, premier alinéa du Statut).

2. Les modalités de mise en oeuvre de l'article 60, alinéa 2, du Statut font l'objet d'une réglementation distincte de la présente.

TITRE V - DISPOSITIONS FINALES

Article 46 - Report de congés 2013-2014

1. Le report de congés de l'année 2013 vers l'année 2014 sera effectué en multipliant le nombre d'heures figurant dans le solde reportable des congés 2013 par le coefficient 1,0666667. Le solde reportable sera obtenu en application des principes énumérés à l'article 16 des présentes règles internes.

2. À compter du 1 er janvier 2014, les jours de congé pris, y compris ceux pris au mois de janvier 2014 et qui seraient encore déduits du solde de congés de 2013, seront imputés selon les modalités horaires (général, approprié, à temps partiel) applicables à partir de la même date.

Article 47 - Entrée en vigueur

Les présentes règles internes s'appliquent à partir du 1 er janvier 2014. Elles remplacent e Guide concernant les congés et absences du 10 novembre 2008.

Fait à Luxembourg, le 05 SEP. 2014

Klaus WELLE
Secrétaire général