Règles internes relatives à l'attribution des points de mérite et à la promotion

- vu le statut des fonctionnaires de l'Union européenne (ci-après dénommé "statut"), notamment son article 45, et le régime applicable aux autres agents de l’Union européenne (ci-après dénommé "RAA"), notamment son article 87, paragraphe 3,
- vu la décision du 20 juin 2014 adoptant la politique de promotion et de progression des carrières (ci-après dénommée "Décision sur la politique de promotion )
- après consultation du Service juridique, du Délégué à la protection des données, du Comité du personnel et du Comité pour I 'égalité des chances et la diversité,
- considérant l'expérience acquise depuis l'adoption des règles internes par le Secrétaire général le 20 juin 2014 et le développement des applications informatiques permettant de dématérialiser les décisions individuelles d'attribution des points de mérite,

Article 1. Objet et champ d'application

1. Ces règles internes visent à décliner la mise en œuvre de la décision sur la politique de promotion et de progression des carrières.

2. Les présentes règles s'appliquent aux fonctionnaires et aux agents contractuels engagés conformément à l'article 3 bis du RAA, affectés au Secrétariat général du Parlement européen.

Article 2. Définitions

Aux fins des présentes règles, on entend par :
- "agent(s)" ; tous les régimes statutaires mentionnés à l'article l, paragraphe 2 ;
- "entité fonctionnelle" : direction générale ou unité administrative autonome qui n'est pas constituée en direction générale ;
.- "en service" : les agents en position d'activité (y compris les agents en congé maternité, parental ou familial, en congé de maladie, en congé annuel, en congé pour service militaire ou national et les fonctionnaires détachés dans l'intérêt du service) ;
- "promouvable" • l'agent qui remplit les conditions de l'article 45 du statut telles que définies à l'article 3 de la décision sur la politique de promotion ;
- "promotion" : la promotion au grade supérieur du fonctionnaire au sens de l'article 45 du statut et le reclassement de l'agent contractuel, au sens de l'article 87, paragraphe 3,
- "AIPN" : l'Autorité investie du pouvoir de nomination et l'Autorité habilitée à conclure les contrats d'engagement.

Article 3. Agents concernés par l’attribution des points de mérite

Font l'objet d'une attribution de points de mérite les agents visés à l'article 6, paragraphe 2, de la décision sur la politique de promotion, à l'exception des agents qui se trouvent dans l'une des situations suivantes :
- agents absents toute l'année précédant l'année de la campagne de promotion pour raison de congé de convenance personnelle/congé sans rémunération, invalidité ou congé dans l'intérêt du service ;
- fonctionnaires absents pendant toute l'année précédant l'année de la campagne de promotion pour raison de détachement sur demande ;
- fonctionnaires transférés vers une autre institution au cours de l'année précédant l'année de la campagne de promotion ;
- agents ayant cessé définitivement leurs fonctions au cours de l'année précédant l'année de la campagne de promotion ;
- agents ayant cessé définitivement leurs fonctions au cours de l'année de la campagne de promotion et n'étant pas promouvables.

Article 4. Entités responsables de l'attribution des points de mérite

1. L'entité fonctionnelle responsable de l'attribution des points de mérite relatifs à une année spécifique est celle qui a été chargée de produire le rapport de notation pour cette même année. L'entité attribue des points de mérite à tous ses agents concernés, tout en tenant compte des cas particuliers prévus à l'article 6.

2. Les points de mérite sont attribués lors d'une réunion du collège des notateurs de l'entité. Cette réunion a lieu dès que l'exercice de notation est terminé. Le collège peut entendre les autres supérieurs hiérarchiques qui ont contribué à l'élaboration de la notation annuelle des agents de l'entité.

Les entités fonctionnelles invitent à cette réunion leur représentant pour l'égalité de chances et la diversité, qui y participe en tant qu'observateur.

Article 5. Modalités de l'attribution des points de mérite

1. L'attribution des points s'effectue grade par grade au sein de chaque groupe de fonctions en respectant le régime statutaire et sur la base d'un examen comparatif des mérites, selon le processus suivant :
- identification des agents dont les prestations ont été jugées insatisfaisantes, qui reçoit 0 point ;
- identification des agents dont les prestations ont été jugées satisfaisantes, méritant 1 ou 2 points ;
- attribution d'un troisième point aux agents dont le mérite exceptionnel le justifie, selon disponibilité. Le collège des notateurs doit s'efforcer de ne pas privilégier un groupe de fonctions par rapport à un autre et doit respecter le principe d'égalité des chances entre hommes et femmes ;
- établissement de la liste d'éventuelles demandes de recours à la réserve du Secrétaire général.

2. Aux agents qui, pendant l'année de référence, ont moins de trois mois de service auprès d'une institution ou un organisme de l'Union européenne, dans le grade ou dans un emploi-type permettant l'attribution des points de mérite, conformément à l'article 6, paragraphe 2, premier tiret, de la décision sur la politique de promotion, est attribué au maximum 1 point au titre de cette période.

Article 6. Cas particuliers

Pour les agents se trouvant dans des situations particulières suivantes, l'attribution des points est faite par :

- l'entité fonctionnelle d'origine, dans les cas de :
a) fonctionnaires détachés dans l'intérêt du service auprès autre institution ou d'une administration nationale ou organisme international, après avis de l'instance de détachement ;
b) fonctionnaires transférés autre institution au cours de l'année précédant l'année de la campagne de promotion, quelle que soit la date du transfert l'attribution des points de mérite est faite sur la base du rapport de notation du PE ainsi que de celui rédigé par l'institution d'origine, ou, à défaut tel rapport, après consultation de celle-ci en vue d'obtenir des éléments d'appréciation écrits.

- un collège de notateurs spécifique dans le cas des fonctionnaires détachés dans l'intérêt du service auprès groupe politique du Parlement européen; ce collège est présidé par le directeur responsable pour le développement des ressources humaines au sein de la direction générale chargée du personnel et composé des secrétaires généraux des groupes politiques concernés ou de leurs représentants.

- le Secrétaire général, dans les cas suivants :
a) fonctionnaires mis à disposition auprès du Comité du personnel en tant que représentants du personnel ; en cas de mise à disposition à temps partiel, l'attribution des points de mérite aux fonctionnaires est faite après consultation de l'entité fonctionnelle d'affectation et en conformité avec l'article 7 ;
b) fonctionnaires transférés d'une autre institution : les points de mérite relatifs aux années comprises entre l'année de la dernière promotion ou, à défaut l'année de recrutement, et l'année précédant l'année de transfert sont attribués par le Secrétaire général sur proposition d'un groupe paritaire technique. Ce groupe est composé de deux représentants de l'administration et de deux représentants du personnel. Un représentant du Comité pour l'égalité des chances et la diversité y participe également en tant qu'observateur.

- la direction générale chargée du personnel dans les cas suivants :
a) agents concernés par l'attribution de points de mérite, mais absents pendant toute l'année précédant l'année de la campagne de promotion pour lesquels un rapport de notation a été établi en application de l'article 8, paragraphe 1, des DGE Notation et de l'article 2, paragraphe 6, des règles internes y afférentes; ces agents, n'étant pas pris en considération lors du calcul des points à attribuer à chaque entité fonctionnelle, se verront attribuer par défaut le même nombre de points que celui de l'année précédente dans la limite de deux, ou deux points, s'ils n'étaient pas éligibles à l'attribution des points de mérite l'année précédente. Cette disposition s'applique par analogie aux agents présents moins de trois mois pour des raisons indiquées à l'article 2, paragraphe 6, des règles internes concernant la notation, pour lesquels un rapport de notation a été établi en application de l'article 2, paragraphe 7, des règles internes précitées ;
b) agents absents plus de neuf mois et moins d'un an suite à un congé de convenance personnelle/congé sans rémunération, un détachement sur demande, une invalidité ou un congé dans l'intérêt de service ; dans ce cas, le nombre de points attribués ne peut dépasser un point.

Article 7. Distribution des points de mérite

1. Chaque entité fonctionnelle reçoit pour son effectif concerné par l'attribution de points, à l'exception des cas particuliers cités à l'article 6, quatrième tiret pour lesquels l'attribution de points de mérite est du ressort de la direction générale chargée du personnel, le nombre total de points de mérite prévu à l'article 7, paragraphe 1, de la décision sur la politique de promotion.

Ce nombre est calculé et attribué par régime statutaire.

En ce qui concerne les fonctionnaires détachés dans les groupes politiques, le quota des points est attribué au collège prévu à l'article 6, deuxième tiret.

2. Les responsables des entités fonctionnelles qui souhaitent faire appel à la réserve de points du Secrétaire général prévue à l'article 7, paragraphe 3, de la décision sur la politique de promotion doivent adresser une demande dûment justifiée au Secrétaire général, en précisant la partie du dispositif dudit article sur laquelle leur demande se base.

Article 8. Notification de la décision d'attribution des points de mérite

1. La décision d'attribution des points prise conformément à l'article 8 de la décision sur la politique de promotion est établie par le biais du formulaire figurant en annexe.

2. Chaque agent concerné reçoit par voie électronique un lien lui permettant d'accéder à la décision d'attribution des points. L'activation du lien déclenche l'archivage de la décision dans le dossier personnel électronique de l'agent et vaut accusé de réception de la décision. Le lien est actif pendant une période de 5 jours ouvrables à compter de son envoi.

Chaque agent, n'ayant pas pu consulter sa décision d'attribution des points de mérite par voie électronique dans le délai imparti, reçoit du secrétariat central de son entité fonctionnelle, une invitation à venir retirer la décision d'attribution des points en mains propres contre la signature d'un accusé de réception et ce, dans les cinq jours ouvrables à compter de la notification de l'invitation.

Passé ce délai, le secrétariat central concerné envoie la décision au dxxxomicile de l'agent sous pli recommandé avec accusé de réception. Une copie de cette décision est envoyée au service compétent de la direction générale chargée du personnel qui la verse au dossier personnel de I 'intéressé.

Article 9. Report et réinitialisation des points de mérite

1. En cas de promotion, les points de mérite peuvent être reportés ou réinitialisés.

2. Ils sont reportés dans les cas suivants :
- si, au moment de la promotion, les points de l'agent excèdent le seuil de référence et la moyenne de points attribués par année dans le grade précédent est supérieure à deux, l'agent peut reporter dans le nouveau grade un point pour chaque année où il s'est vu attribuer un troisième point dans l'ancien grade dans la limite des points excédentaires ;
- lorsque, par manque de possibilités budgétaires, la promotion n'a pas eu lieu à l'atteinte du seuil de référence, l'agent peut reporter tous les points excédentaires dans le nouveau grade ;
- exceptionnellement, les fonctionnaires de grade ASTI et AD5 peuvent reporter tous les points excédentaires au grade suivant à condition que la moyenne des points attribués par année dans le grade précédent soit égale ou supérieure à deux.

Pour le calcul de la moyenne, les points attribués pour périodes de service dans le grade ou dans l'emploi-type permettant l'attribution des points de mérite inférieures à 3 mois, les points reportés suite à une promotion et les points attribués par la direction générale chargée du personnel conformément à l'article 6, 4ème tiret, a) et b) ne sont pas pris en compte.

3. Les points de mérite sont réinitialisés en cas de changement de régime statutaire ou de groupe de fonctions.

Article 10. Rôle du Comité des rapports dans le cadre de l’exercice annuel d'attribution des points de mérite

1. Le Comité des Rapports est obligatoirement saisi, pour avis, par l'AIPN lorsque l'agent qui souhaite contester la décision d'attribution de points de mérite le concernant introduit une réclamation, conformément à l'article 90, paragraphe 2 du statut. conclusions du Comité des rapports sont communiquées au noté dans la décision de I'AIPN.

2. Il rend ses avis sur les réclamations dans un délai de quinze jours ouvrables à compter de la date de sa saisine,

3. A la conclusion de ses travaux, le Comité peut rendre un ou plusieurs avis au Secrétaire général ou aux Directeurs généraux sur des aspects d'ordre général et/ou sur l'ensemble de la procédure, en vue de l'harmonisation de celle-ci.

Article 11. Calendrier de l'évaluation du mérite et de la campagne de promotion

1. L'évaluation du mérite a lieu après la finalisation des rapports de notation, selon le calendrier suivant :

Avril : réunion du collège des notateurs au sein de chaque entité fonctionnelle et établissement classement par ordre de mérite.

En conformité avec le contenu des rapports de notation, et, le cas échéant, après consultation des premiers notateurs, chaque notateur final dresse un classement des notés, par groupe de fonctions et grade, au sein des quatre groupes de mérite prévues par l'échelle de points de mérite (3, 2, 1 et 0 points). Pour le groupe des agents extrêmement méritants (3 points), il les hiérarchise par priorité. Ce récapitulatif est adressé au directeur général, en vue de préparer et d'instruire la réunion du collège des notateurs.

Lors de cette réunion, le responsable de l'entité fonctionnelle établit, par groupe de fonctions et par grade, les groupes de mérite (3, 2, 1 et O points) au sein de l'entité conformément aux propositions arrêtées par le collège.

Le procès-verbal de la réunion rédigé en conformité avec l'article 5 est transmis au Secrétaire général, à la direction générale chargée du personnel et au Comité des rapports dans les 5 jours ouvrables qui suivent la réunion. La liste des points attribués par noté, la répartition des points par groupe de fonction, grade et genre et les éventuelles demandes de recours à la réserve du Secrétaire général doivent être annexées au procès verbal.


Fin avril -juillet : transmission aux intéressés des décisions de points de mérite.

Les décisions sur les points de mérite sont arrêtées par le responsable de l'entité fonctionnelle et transmises aux intéressés conformément à l'article 8.

Dans tous les cas; les agents concernés doivent être en possession de cette décision pour le 31 juillet au plus tard.


2. La campagne de promotion se déroule selon le calendrier suivant :

Au plus tard la deuxième semaine de septembre : mise à jour des bases de données des points de mérite et édition de la liste des promouvables.

Sur la base des décisions d'attribution de points de mérite la direction générale chargée du personnel met à jour les points de mérite des notés et prépare les listes des fonctionnaires et agents promouvables au 1er janvier de l'année de la campagne de promotion ainsi que la liste des agents promouvables cumulant suffisamment de points de mérite pour atteindre le seuil de référence fixé par grade pour être promus ou classés au grade immédiatement supérieur.

Ces listes sont présentées par régime statutaire (fonctionnaires/agents contractuels), par groupe de fonctions et par grade, selon l'ordre alphabétique. Elles sont publiées électroniquement et portées à la connaissance du personnel de l'institution.

Au plus tard la troisième semaine de septembre : tenue des réunions des comités consultatifs de promotion.

Les comités consultatifs de promotion examinent les listes susmentionnées au regard des disponibilités budgétaires. Ils émettent leurs recommandations. Les procès-verbaux sont préparés et transmis à l'AIPN dans les meilleurs délais.

Début octobre : tenue d'une réunion SG/DG spécifique "promotion" en présence des présidents des comités de promotion.

Au plus tard mi-octobre : tenue éventuelle de la (des) réunion(s) du (des) comité(s) de promotion concerné(s)

Le(s) comité(s) examine(nt) les éventuelles propositions de l'AIPN concernant des promotions supplémentaires, pour des fonctionnaires qui n'ont pas fait l'objet d'une recommandation et qui n'ont pas atteint le seuil de référence des points de mérite. Il (ils) émet(tent) ses (leurs) avis.

Troisième et quatrième semaines d'octobre : décisions individuelles de promotion adoptées par I'AIPN.

A compter du 1er novembre : mise à niveau des fichiers du personnel pour la paie de décembre.

Début décembre : communication officielle de la liste des fonctionnaires promus et des agents contractuels classés au grade supérieur.

Article 12. Dispositions finales

1. Les présentes règles internes entrent en vigueur le jour de leur signature. Elles sont applicables à la procédure d'attribution de points de mérite à partir de l'exercice 2017.

2. Elles remplacent les règles internes adoptées le 20 juin 2014.