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Article 1 - Objet
Article 2 - Champ d'application
Article 3 - Catégories d 'aides socio-financières
Article 4 - Conditions préalables à tout octroi d'aides socio-financières
Article 5 - Confidentialité
Article 6 - Procédures
Article 8 - Modalités d'octroi
Article 9 - Rapport annuel
Article 10 - Entrée en vigueur


Le secrétaire général du parlement européen

vu le statut des fonctionnaires de l'Union européenne (ci-après dénommé "statut"), notamment son article 76, et le régime applicable aux autres agents de l'Union européenne (ci-après dénommé "RAA"), notamment ses articles 30, 98 et 135,
vu la décision du Bureau du 13 janvier 2014 relative à la délégation' des pouvoirs de l'autorité investie du pouvoir de nomination dénommée "AIPN") et de l'autorité habilitée à conclure les contrats d'engagement (ci-après dénommée "AHCC'I),
vu la décision du Secrétaire général du 20 janvier 1993 créant le Comité consultatif de l'Action sociale (ci-après dénommé "CCAS"),
vu l'avis no 1/2009 du CCAS du 17 novembre 2009 fixant les conditions dans lesquelles l'Unité Actions sociales peut régler à titre de prêt directement aux créanciers des fonctionnaires -et agents confrontés. à des difficultés financières les frais médicaux et la garantie locative,
après consultation du Service juridique, du Délégué à la protection des données, du Comité du personnel et du Comité pour l'égalité des chances et la diversité,
considérant ce qui suit :

(1) Le CCAS, composé de deux membres désignés par l'Administration et de deux membres désignés par le Comité du personnel, a pour mission d'émettre un avis à l'intention de I'AIPN/AHCC concernant les aides extraordinaires octroyés en application de l'article 76 du statut et des articles 30, 98 et 135 du RAA.

(2) L'AIPN/AHCC doit pouvoir prendre ses décisions en matière d'octroi des aides extraordinaires rapidement et à la lumière d'une analyse précise de toute situation pouvant justifier l'utilisation des crédits inscrits au poste 1632 du budget de l'Institution.

(3) Les procédures et modalités d'octroi des aides socio-financières doivent être respectivement définies et précisées.

(4) Les fonctionnaires et autres agents doivent avoir accès aux soins médicaux sans restriction et conformément au principe de liberté de choix du médecin, tant pour eux-mêmes que pour les personnes qui sont à leur charge.

(5) Les personnes confrontées à des difficultés financières sont conduites à différer leurs soins en fonction des coûts médicaux prévisibles et des remboursements prévus par le régime commun de l'assurance maladie.

(6) Les fonctionnaires et autres agents doivent avoir un accès aisé au logement lors de leur prise de fonctions.

(7) Les assistants sociaux sont les premières instances appelées à intervenir en cas de difficultés en ces domaines socio-financiers.

(8) Dans certaines circonstances la situation socio-financière des fonctionnaires et autres agents est telle que seulement des aides financières à fonds perdus peuvent constituer une aide efficace aux intéressés.

ARRETE LES PRESENTES REGLES INTERNES

Article 1 - Objet

Les présentes règles ont pour objet d'encadrer les décisions prises dans le cadre de l'application de l'article 76 du statut, applicable aux autres agents en vertu des articles 30, 98 et 135 du RAA, portant sur l'octroi de dons, prêts ou avances accordés au personnel se trouvant dans une situation financière particulièrement difficile.

Article 2 - Champ d'application

Les présentes règles s'appliquent aux catégories suivantes de personnel du Parlement (désignées ci-après par le terme "agent"):
l. fonctionnaires au sens du statut,
2. agents temporaires au sens de l'article 2a), 2b) et 20) du RAA,
3. agents contractuels au sens de l'article 3bis et 3ter du RAA,
4. assistants parlementaires accrédités au sens de l'article 5bis du RAA,
5. fonctionnaires ou autres agents à la retraite,
6. ayants-droit de fonctionnaires ou autres agents décédés,
7. anciens autres agents incapables de travailler à la suite d'une maladie grave prolongée, d'un handicap ou d'un accident survenu pendant la durée de leur engagement et ne relevant pas d'un autre régime de sécurité sociale.

Article 3 - Catégories d 'aides socio-financières

Le secteur Accompagnement financier de l'Unité Actions sociales analyse les demandes d'agents qui se trouvent dans une situation financière particulièrement difficile et peut proposer, sous réserve des conditions et modalités d'octroi énoncées aux articles 4, 6 et 7 des présentes règles internes:
1. des aides sociales octroyées à fonds perdus,
2. des aides sociales sous forme de prêt,
3. des avances sur salaire,
4. des avances sur frais médicaux,
5. des aides couvrant tout ou partie des garanties locatives.

Article 4 - Conditions préalables à tout octroi d'aides socio-financières

l. Les aides socio-financières octroyées-dans le cadre des présentes règles internes n'ont pas vocation à se substituer à des prêts proposés par des organismes financiers ou à d'autres aides de même nature dont l'agent pourrait bénéficier par ailleurs. Elles ne peuvent être accordées qu'en dernier ressort, après que toute autre possibilité d'aide a été examinée. L'agent peut se voir demander des pièces justificatives à cet effet.

2. Les aides ne peuvent être accordées que dans la limite des crédits budgétaires disponibles, Une réserve de crédits courants de 15.000 EUR doit être mise à disposition pour couvrir les besoins les plus urgents.

Article 5 - Confidentialité

Les gestionnaires de dossier ainsi que les membres du CCAS sont liés par le caractère strictement confidentiel des faits ou renseignements dont ils peuvent avoir connaissance dans l'exercice de leurs fonctions. Les dossiers qui sont présentés au CCAS sont préparés sous une forme anonyme.

Article 6 - Procédures

1. L'AIPN/AHCC peut sans qu'il soit nécessaire de saisir pour avis le CCAS octroyer sur base d'un dossier détaillé et en cas d'urgence:
- des aides sociales dont la durée n'excède pas 12 mois et dont le montant est inférieur ou égal à 15.000 EUR;
- des avances sur frais médicaux dont le montant n'excède pas 20.000 EUR;
- des aides relatives aux garanties locatives dont le montant n'excède pas le seuil fixé dans tes modalités générales d'octroi.

2. La décision d'octroi est soumise à l'avis du CCAS pour les aides sociales et avances sur frais médicaux qui ne répondent pas aux critères précités.

3. La décision d'octroi des avances sur salaire, exécutée par l'Unité Droits individuels et rémunérations, relève de la compétence de l'AIPN/AHCC sans qu'il soit nécessaire de saisir le CCAS pour avis.

Article 7 - Modalités de remboursement des aides octroyées

Hormis les clauses spécifiques de remboursement applicables aux aides octroyées pour couvrir des garanties locatives :
i. le remboursement des aides doit toujours être réalisé sur la période la plus courte possible en fonction de la capacité de remboursement de l'agent,
ii. les aides octroyées en application des règles internes font l'objet d'un plan de remboursement en accord avec l'agent et tenant compte pour ce qui concerne les autres agents de la durée de leur contrat d'engagement ;
iii. le prélèvement mensuel sur le salaire de l'agent est effectué à partir du mois suivant celui durant lequel l'AIPN/AHCC prend la décision avec la possibilité de le reporter en fonction de la situation spécifique de l'intéressé;
iv. en cas de démission du fonctionnaire ou en cas de sa non titularisation ou en cas de rupture inopinée et prématurée du contrat de l'agent temporaire, l'agent contractuel ou de l'assistant parlementaire accrédité, ceux-ci ont pour obligation d'avertir immédiatement le secteur Accompagnement-financier afin qu'une solution soit trouvée pour le remboursement. La somme restant due est, si possible, complètement imputée sur les derniers émoluments sinon une note de débit est émise au nom de l'agent concerné à l'adresse qu'il fournit avant son départ ;
v. suite à une modification de la situation de l'agent, le plan de remboursement peut, à sa demande ou à celle du secteur Accompagnement-financier, être adapté ;
vi. en cas de non-respect des modalités de remboursement par l'agent ou de risque accru de non remboursement de la dette, l'AIPN/AHCC se réserve le droit de recouvrer immédiatement sur le salaire tout ou partie de la dette sans tenir compte du plan d'échelonnement convenu.

Article 8 - Modalités d'octroi

Le Secrétaire général habilite le Directeur général du Personnel à arrêter, après avis du CCAS, les modalités pratiques d'octroi des aides socio-financières en application des présentes règles.

Article 9 - Rapport annuel

Un rapport annuel sera réalisé et présenté au CCAS sur toutes les interventions financières octroyées au titre de l'article 6 de la présente décision.

Article 10 - Entrée en vigueur

Les présentes règles internes prennent effet à la date d'entrée en vigueur des modalités d'octroi arrêtées par le Directeur général du Personnel conformément à l'article 8 de la présente décision.

Fait à Luxembourg, le 18.11.2016

Klaus WELLE

Secrétaire général