I. Aides sociales
II. Avances sur frais médicaux
III. Aides relatives aux garanties locatives
IV. Protection des données à caractère personnel
- - ANNEXE 1
- - ANNEXE 2
Décision du Directeur général du personnel portant modalités générales d'octroi des aides socio-financières pour les fonctionnaires et agents du Parlement européen
LE DIRECTEUR GENERAL DU PERSONNEL DU PARLEMENT EUROPEEN,
vu le statut des fonctionnaires de l'Union européenne (ci-après dénommé "statut"), notamment son afficle 76, et le régime applicable aux autres agents de l'Union européenne (ci-après dénommé "RAA"), notamment ses articles 30, 98 et 135,
vu la décision du Bureau du 13 janvier 2014 relative à la délégation des pouvoirs de l'autorité investie du pouvoir de nomination (ci-après dénommée "APN") et de l'autorité habilitée à conclure les contrats d'engagement (ci-après dénommée "AHCC"),
vu la décision du Secrétaire général du 20 janvier 1993 créant le Comité consultatif de l'Action sociale (ci-après dénommé "CCAS"),
vu la décision du Secrétaire général du 18 novembre 2016 portant règles internes relatives à l'application de l'article 76 du statut portant sur les aides financières octroyées aux fonctionnaires et agents se trouvant dans une situation particulièrement difficile (ci-après dénommées "règles internes"),
après consultation du Service juridique, du Délégué à la protection des données, du Comité du personnel et du Comité pour l'égalité des chances et la diversité,
ARRETE LES PRESENTES MODALITES GENERALES D'OCTROI
I. Aides sociales
a) Introduction de la demande
Les aides sociales octroyées en application de l'Article 76 du statut et des règles internes sont décidées sur base:
l . dune demande écrite du fonctionnaire ou autre agent (ci-après désignés par le terme "agent") adressée à l'assistant social ou au secteur Accompagnement financier de l'Unité Actions sociales;
2. d'un rapport social, établi par l'assistant social justifiant la nécessité d'une intervention pour résoudre des difficultés énoncées à l'article 76 du statut. L'assistant social doit veiller à ce que le demandeur ait, au préalable, eu recours à tout autre service existant, interne ou extérieur à l'Institution auquel le secteur Accompagnement financier ne peut se substituer;
3. d'une analyse financière préparée par le secteur Accompagnement financier (disponibilité des crédits, possibilités de recouvrement, évaluation des risques, pertinence de l'aide, possibilité d'amélioration de la situation de l'agent).
b) Modalités d'exécution
Les aides sociales sont octroyées sur base:
1. de conditions formellement acceptées par l'agent en fonction de l'analyse financière réalisée au point a) 3. ci-dessus;
2. d'un avis du CCAS si celui-ci est nécessaire en vertu de l l afticle 6, paragraphe 2, des règles internes; Dans ce cas, le CCAS est convoqué et un dossier sous forme anonyme est préparé à l'intention de tous ses membres par le secteur Accompagnement financier;
3. d'un suivi mensuel de la situation de l'agent par l'assistant social et/ou le secteur Accompagnementfinancier;
4. d'un paiement direct aux créanciers avec possibilité, à titre exceptionnel, d'un paiement à l'agent en tout ou en partie lorsque les éléments du dossier le justifient.
II. Avances sur frais médicaux
Les avances sur frais médicaux n'ont pas vocation à se substituer aux services du régime commun d'assurance maladie (ci-après dénommé IRCAM") qui reste chef de file en matière de prise en charge.
a) Introduction de la demande
L'avance sur frais médicaux est décidée, sur base:
l . dune demande écrite de l'agent adressée à l'assistant social ou au secteur Accompagnement financier incluant un devis des frais exposés et expliquant les difficultés rencontrées;
2. d'une analyse sociale et financière de la situation de l'agent par le ou les service(s) alerté(s).
d) Modalités d'exécution
l . L'AIPN/AHCC communique sa décision à l'agent en y incluant un plan d'échelonnement du remboursement, éventuellement après avoir demandé un avis au CCAS si celui-ci est nécessaire en vertu de l'article 6, paragraphe 2, des règles internes;
2. Les factures au nom de l'agent sont adressées par ce dernier au secteur Accompagnement financier qui les paiera directement aux prestataires de soins. Si des données à caractère médical figurent sur la facture, l'agent l'envoie au service médical à l'attention de l'assistant social du PE qui transmettra les données financières pertinentes au secteur Accompagnement financier.
3. Tout montant remboursé par le RCAM à l'agent dans le cadre de l'aide octroyée, est versé dès réception par l'agent sur le compte bancaire de l'institution indiqué par le secteur Accompagnement financier.
III. Aides relatives aux garanties locatives
Une aide relative à une garantie locative peut être octroyée à l'agent recruté pour la première fois et qui doit se conformer aux dispositions de l'article 20 du statut. Le versement n'est effectué qu'après que l'agent ait été recruté. Une demande peut déjà être introduite pendant la période de stage.
L'aide est octroyée une seule fois par ménage et sous réserve de la disponibilité des crédits.
Par ménage est entendu l'agent ainsi que son époux/épouse ou son partenaire stable non matrimonial tel que défini aux premières trois conditions de l'article 1 er paragraphe 2, point c) de l'annexe VII du statut, figurant dans la composition du ménage tel qu'enregistré dans la base de données des institutions ou faisant l'objet d'une attestation par les autorités compétentes ou, à défaut, d'une déclaration sur l'honneur de l'intéressé(e).
Le revenu global du ménage ne peut dépasser les revenus correspondant à ceux d'un agent de grade AST 3, échelon 1, sauf cas exceptionnel dûment justifié et accepté par I'AIPN/AHCC.
a) Introduction de la demande
Un dossier est initié sur base:
l. d'une demande écrite de l'agent adressée à l'assistant social ou au secteur Accompagnement financier incluant une copie du projet de contrat de bail;
2. d'une analyse sociale et financière basée sur les revenus du ménage et des capacités de remboursement. Le cas échéant, l'agent fournit une fiche de salaire du conjoint/partenaire.
b) Modalités d'exécution
1. Le montant de l'aide est payé directement sur le compte bancaire de l'agent sur base du montant de la garantie locative prévu dans le projet de contrat de bail avec un seuil maximal de 4.500 EUR.
2. Le remboursement s'effectue selon un plan d'échelonnement en accord avec l'agent. Ce plan doit permettre le recouvrement de l'aide endéans une période maximale de 24 mois.
IV. Protection des données à caractère personnel
Les fonctionnaires, assistants et conseillers sociaux chargés de la gestion des aides sociales octroyées sur base de la présente réglementation sont appelés à traiter des données à caractère personnel souvent très sensibles puisque relatives à certains aspects de la vie privée et de la santé.
Afin de mener à bien sa mission conformément à l'article 5 des Règles internes relatives à l'application de l'article 76 du Statut, le personnel en charge des dossiers d'octroi d'aides socio-financières est tenu de respecter scrupuleusement les instructions relatives à la protection des données se trouvant à l'Annexe 1 de la présente décision.
La note d'information reprise à l'Annexe 2 s'adresse aux personnes qui ont recours aux services d'aides sociales et rappelle leurs droits en matière d'accès, de traitement et de rectification des données les concernant.
V. Entrée en vigueur
Les présentes modalités d'octroi sont d'application à partir du jour de leur adoption.
Fait à Luxembourg, le 1.12.2016.
Herwig KAISER
Directeur général du Personnel
Annexe 1
A LA DECISION DU DIRECTEUR GENERAL DU PERSONNEL PORTANT MODALITES GENERALES D'OCTROI DES AIDES SOCIO-FIANCIERES POUR LES FONCTIONNAIRES ET AGENTS DU PARLEMENT EUROPEEN
Instructions à l'attention des assistants sociaux, conseillers et fonctionnaires chargés de la gestion des aides sociales attribuées en application des articles 76 du Statut des fonctionnaires et des articles correspondants du RAA
Dans le cadre de vos fonctions, vous êtes appelés à traiter des données à caractère personnel concernant les fonctionnaires et agents actifs ou post-actifs ainsi que leurs familles. Ces données, souvent très sensibles puisque relatives à certains aspects de la vie privée et de la santé, doivent être traitées conformément au Règlement (CE) 45/2001 ("le Règlement") relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel par les institutions et organes communautaires et à la libre circulation des données.
Aussi, vous devez:
1. informer vos clients, lors de vos entretiens, sur leurs droits en matière de protection de données en leur précisant de prendre connaissance de la note d l information reprise à I IAnnexe 2 des modalités d'octroi des aides socio-financières postée sur I l intranet de la DG PERS, secteur Accompagnement financier et, sur demande de I l intéressé, la lui transmettre;
2. veiller à respecter les articles 4.1.c et d du Règlement selon lesquels les données doivent être non seulement adéquates, pertinentes et non excessives au regard des finalités pour lesquelles elles sont collectées et pour lesquelles elles sont traitées ultérieurement mais aussi exactes et, si nécessaire, mises à jour. Ces dispositions sont applicables aux notes personnelles que vous établissez lors des entretiens ainsi qu'aux dossiers constitués pour l'attribution d'un droit ou d'une aide, que ce soit sous support papier ou électronique;
3. apporter une attention toute particulière à.ta gestion des données à caractère médical et relatives à la santé au sens de l'article 10, paragraphe 3 du Règlement car elles peuvent être traitées seulement par des médecins, assistants sociaux ou personnel soumis à une obligation de secret équivalente. En dehors du personnel habilité au sein des services médicaux, l'accès à ces données est interdit. Il est rappelé aux personnes ayant un accès à ce type de données qu'il est impératif que le secret professionnel soit respecté, que toute information et tout document lié aux données médicales doit être traité de manière strictement confidentielle, de ne pas les utiliser ni les divulguer à des tiers;
4. donner aux personnes qui vous sollicitent la possibilité de faire valoir leur point de vue sur vos appréciations concernant leur problème dès que ces appréciations sont susceptibles d'avoir des conséquences dans l'exercice de leurs droits. A cet égard, les dossiers établis à l'intention de l'autorité compétente pour l l octroi d'un droit ou d'une aide et du comité consultatif de l'aide sociale ou de tout organe consultatif ou de contrôle devront être revêtus de la signature du client concerné qui pourra y faire figurer toutes les observations qu'il souhaite formuler;
5. apporter une vigilance particulière à la communication des données personnelles à des services externes. Cette communication ne peut se faire qu'avec l'accord de l'intéressé, dans la mesure du strict nécessaire et à condition que ce transfert ne puisse à aucun moment, porter atteinte à ses intérêts légitimes;
6. garder les dossiers écrits verrouillés sous clef et sous votre responsabilité, pendant toute la période nécessaire au traitement, exclusivement au sein des locaux du PE prévus à cet effet. Une fois le dossier clos, le support papier est détruit, sans préjudice, lorsqu'il y a octroi d'une aide financière, des dispositions du Règlement financier et de ses Règles d'application qui règlent la durée de conservation des pièces financières;
7. veiller à ce que l'archivage électronique des dossiers soit exclusivement réalisé sur l'espace du réseau sécurisé du PE limité aux personnes habilitées par I I AIPN. Il doit se limiter à 3 années après la disparition du problème traité. Les consignes de sécurité relatives à l'utilisation des outils informatiques et des mots de passe au sein du PE doivent être scrupuleusement respectées.
ANNEXE 2
A LA DECISION DU DIRECTEUR GENERAL DU PERSONNEL PORTANT MODALITES GENERALES D'OCTROI DES AIDES SOCIO-FIANCIERES POUR LES FONCTIONNAIRES ET AGENTS DU PARLEMENT EUROPEEN
Note d'information aux personnes qui ont recours aux services d'aides socio-financières en application des Articles 76 du statut et des articles correspondants du RAA
Les fonctionnaires actifs, les anciens fonctionnaires et retraités ainsi que les autres agents qui font appel aux services sociaux sont conduits à faire état d'informations ou à produire des données concernant divers aspects de leur vie privée ou professionnelle pour recevoir l'appui, le conseil ou l'aide demandés.
Il est porté à leur connaissance que:
1. ces données sont recueillies et traitées conformément au Règlement (CE) 45/2001 (le "Règlement") relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel par les institutions et organes communautaires et à la libre circulation de ces données. Elles ne peuvent être rassemblées et traitées qu l aux fins de l'application des articles du Statut et du RAA mentionnés ci-dessus et doivent être adéquates, pertinentes et non excessives au regard des finalités pour lesquelles elles sont collectées et traitées. Les personnes concernées disposent notamment de tous les droits prévus par le Règlement (CE) 45/2001;
2. le responsable du traitement est le chef de l l Unité des Actions sociales. A tout moment, des questions relatives à la protection ou à la conservation des données relatives aux aides sociofinancières peuvent lui être adressées. Si nécessaire, tes services du Délégué à la protection des données du PE et/ou du Contrôleur européen de la protection des données peuvent être également saisis;
3. dans la plupart des cas, lorsqu l une réponse est apportée oralement, aucun dossier papier ou électronique n test constitué. Lorsque l'aide sollicitée est financière ou vise à obtenir un droit, un dossier est constitué pour l'autorité compétente et, si nécessaire, pour les organes appelés à émettre un avis ainsi que pour les autorités chargées de contrôles en application du droit communautaire. Le demandeur est informé de la procédure à suivre et de la qualité des intervenants. Si des données doivent être communiquées à des services extérieurs à I l institution, l'accord de la personne concernée est sollicité,'
4. dans tous les cas, l'attention des personnes est appelée sur le fait qu'elles disposent d'un droit d'accès aux données contenues dans ces dossiers - y compris les données archivées - et d l un droit de rectification de ces données comme prévu par les articles 13 et 14 du Règlement (CE) 45/2001. Elles ont le droit d'exprimer leur point de vue qui doit être intégralement transmis aux organes consultatifs et à l l autorité compétente. À cette fin, elles sont invitées par les assistants et conseillers sociaux à prendre connaissance des dossiers établis avant qu'ils ne soient transmis aux autorités compétentes, et à y ajouter leurs observations si elles le jugent nécessaire;
5. les dossiers sont conservés sous forme papier pendant la période de gestion de l'aide puis archivés sous forme électronique pour être conservés 3 ans après la fin du problème traité. Au terme de cette période, ils sont détruits. Les dossiers à caractère financier sont conservés conformément aux dispositions prévues dans le Règlement financier et les Règles d'application régissant la durée de conservation des pièces financières.