LE SECRÉTAIRE GÉNÉRAL DU PARLEMENT EUROPÉEN,

vu le statut des fonctionnaires de l'Union européenne (ci-après dénommé "statut"), notamment ses articles 7, paragraphe 1, 44, deuxième alinéa, et 46, son annexe XIII, article 7, paragraphe 4, et le régime applicable aux autres agents (ci-après dénommé "RAA"), notamment son article 20, paragraphe 4,

vu la décision du Bureau du 9 décembre 2013 déléguant au Secrétaire général les pouvoirs nécessaires à l'adoption de règles internes, modalités d'application et mesures d'exécution découlant du statut et du RAA et liées à la mise en oeuvre de leur réforme,

après consultation du Service juridique, du Délégué à la protection des données, du Comité du personnel et du Comité pour l'égalité des chances et la diversité,

considérant ce qui suit :

La décision du Bureau du 7 juillet 2008 portant sur les règles internes relatives à la nomination et à la confirmation dans des fonctions de chef d'unité, directeur et directeur général doit être adaptée pour tenir compte notamment des modifications apportées au statut des fonctionnaires et au régime applicable aux autres agents.

ARRÊTE LES PRESENTES REGLES INTERNES :

Article 1er - Champ d'application

1. Les présentes règles s'appliquent à tout fonctionnaire titulaire ou agent temporaire nouvellement nommé à un emploi de chef d'unité, directeur ou directeur général, à moins qu'il n'ait déjà été confirmé dans ces fonctions au sein d'une institution au sens de l'article 1 bis du Statut.

2. Les présentes règles ne s'appliquent pas aux fonctionnaires stagiaires ou agents temporaires nouvellement recrutés pour exercer les fonctions de chefs d'unité, directeurs ou directeurs généraux, pour lesquels le rapport de stage prévu à l'article 34 du statut ou à l'article 14 du RAA comporte l'évaluation des capacités de l'agent à exercer des fonctions d'encadrement.

Article 2 - Durée de la période de confirmation

La durée de la période de confirmation est de neuf mois. Toutefois, lorsqu'au cours de la période de confirmation, le fonctionnaire ou agent temporaire est empêché d'exercer ses fonctions par suite d'une maladie ou d'un accident, de congé de maternité, de congé parental ou familial pendant une durée continue d'au moins un mois, l'AIPN peut prolonger ou interrompre la période de confirmation pour une durée correspondante à l'empêchement, sans toutefois que la durée totale de la période de confirmation ne dépasse quinze mois.

Article 3 - Les responsables de l'évaluation

Les évaluateurs du fonctionnaire ou de l'agent temporaire en période de confirmation sont ses supérieurs hiérarchiques de rang Agent+l et Agent+2. Pour les directeurs généraux, le seul évaluateur est le Secrétaire général.
Les évaluateurs sont déterminés:

- pour les chefs d'unité: selon les Dispositions générales d'exécution relatives à la mise en oeuvre de l'article 43 du statut des fonctionnaires et des articles 1512 et 8711 du régime applicable aux autres agents (rapports de notation).
- pour les directeurs et directeurs généraux selon les Dispositions générales d'exécution relatives à la procédure de notation, applicables à l'encadrement supérieur, conformément à l'article 43 du statut et l'article 1512 du régime applicable aux autres agents.

Article 4 - L'objet de l'évaluation

L'évaluation porte, sur base de l'avis de vacance et de la description des fonctions, sur les compétences en matière de leadership, de management, de communication et d'initiative de l'intéressé, et notamment sur ses capacités à:

- faire la démonstration d'un niveau d'autorité approprié;
- fixer des objectifs et planifier le travail, donner la direction à suivre en accord avec les objectifs de la direction et/ou de la direction générale et de l'institution; distribuer le travail, déléguer et superviser;
- gérer des personnes, les motiver et mobiliser leurs compétences;
- communiquer, transmettre l'information, s'exprimer correctement et clairement à l'oral et à l'écrit ;
- établir un bon climat de travail et des bonnes relations à l'intérieur et/ou à l'extérieur de l'institution;
- prendre des décisions, assumer des responsabilités et formuler des propositions pour améliorer l'efficacité de son unité, direction, direction générale.

Cette évaluation portera également sur son efficacité dans les domaines administratifs et/ou financiers en général et dans les domaines spécifiques de son entité fonctionnelle.

Article 5 - Modalités d'évaluation

1. L'évaluation est réalisée tout au long de la période de confirmation par le premier évaluateur. Celui-ci consigne les éléments d'information et d'évaluation dans un rapport d'évaluation dont le modèle figure en annexe.

2. Le Président, pour ce qui concerne le personnel de son cabinet, peut charger le Secrétaire général du Parlement de la préparation du projet de rapport. Par analogie, le Président d'un groupe politique qui est évaluateur peut charger le Secrétaire général du groupe de la préparation du projet de rapport.

3 Lorsque le premier évaluateur estime que le fonctionnaire ou l'agent en période de confirmation rencontre des difficultés sensibles, il le lui communique dans les meilleurs délais et, dans tous les cas, au moins quatre mois avant l'expiration de la période de confirmation, et en informe le deuxième évaluateur. Ce dernier invite l'intéressé, par écrit et en précisant l'objet, à un entretien en présence du premier évaluateur. Un relevé des conclusions de cet entretien, assorti d'éventuelles recommandations, est établi par les évaluateurs, et transmis à l'intéressé par voie électronique ou contre accusé de réception.

4. Lors de l'entretien, l'intéressé peut, s'il le souhaite, se faire accompagner d'un fonctionnaire ou agent de l'institution de son choix. Le rôle de l'accompagnant est d'assister le noté en tant que témoin et de le conseiller pendant l'entretien. Il peut s'exprimer, cependant, il ne peut pas parler au nom de l'intéressé.

5. Le rapport d'évaluation est remis à l'intéressé au plus tard un mois avant l'expiration de la période de confirmation. Ce rapport, qui comprend l'avis du premier évaluateur sur les prestations de l'intéressé pendant la période de confirmation, est contresigné par le deuxième évaluateur qui y ajoute sa proposition à l'AIPN/AHCC quant à la confirmation ou non de l'intéressé dans ses fonctions.

6. L'intéressé dispose de huit jours ouvrables pour remettre le rapport signé à l'évaluateur final, le cas échéant, avec ses observations. à l'expiration de ce délai la procédure se poursuit en tout état de cause. L'évaluateur final transmet le rapport au service compétent de la direction générale chargée du personnel qui met en œuvre les procédures nécessaires auprès de l'AIPN/AHCC.

Article 6 - Décision finale de confirmation ou de non-confirmation

1. La décision finale est prise par l'AIPN/AHCC et, dans le cas de non-confirmation de l'intéressé, elle est dûment motivée en tenant compte de ses éventuelles observations.

2. Toute décision de confirmation entraîne une majoration du traitement de base de l'intéressé d'un montant correspondant au pourcentage de progression entre le 1er et 2me échelon de son grade avec effet rétroactif à la date de nomination en tant que chef d'unité, directeur ou directeur général, conformément à la Conclusion n° 240/05 approuvée par les Chefs d'administration le 16 juin 2005 (Applicable au Parlement en vertu deja Directive interne relative à l'avancement d'échelon prévu depuis le 1er mai 2004 pour les chefs d'unité, les directeurs et les directeurs généraux, adoptée par le. Secrétaire général le 10 août 2005.)

3. Toute décision de non-confirmation entraîne, conformément à l'article 7, paragraphe 1 du statut, la réaffectation de l'intéressé à un emploi correspondant à son grade hors de l'encadrement intermédiaire/supérieur.

Article 7 - Formulaire de rapport de confirmation

Le Secrétaire général peut modifier le formulaire de rapport de confirmation pour tenir compte de nécessités techniques.

Article 8 - Entrée en vigueur

1. Cette décision entre en vigueur à la date de sa signature.

2. Elle est d'application immédiate, y compris aux situations en cours à la date de son entrée en vigueur.

Fait à Luxembourg, le 18 juillet 2014



Klaus WELLE



Annexe : Formulaire de rapport de confirmation en tant que chef d'unité, directeur uo directeur général.