TITRE I - LA NOTATION
Article 1 - Définition et champ d'application
Article 2 - Période de référence
Article 3 - Objet de la notation
Article 4 - Principes de la notation
TITRE II - LES NOTATEURS
Article 5 - Définition
Article 6 - Cas particuliers concernant les notateurs
Article 7 - Liste des notateurs
TITRE III - LE NOTE
Article 8 - Cas particuliers concernant le noté
TITRE IV - VOIES DE RECOURS
Article 9 - Voies de recours possibles
TITRE V - DISPOSITIONS FINALES
Article 10 - Règles internes relatives à l'application des présentes DGE
Article 11 - Entrée en vigueur
LE SECRÉTAIRE GÉNÉRAL DU PARLEMENT EUROPÉEN,
vu le statut des fonctionnaires de l'Union européenne (ci-après dénommé "statut"), notamment son article 43, et le régime applicable aux autres agents de l'Union européenne (ci-après dénommé "RAA"), notamment ses articles 15, paragraphe 2 et 87, paragraphe 1,
vu la décision du Bureau du 9 décembre 2013 déléguant au Secrétaire général les pouvoirs nécessaires à l'adoption de règles internes, modalités d'application et mesures d'exécution découlant du statut et du RAA et liées à la mise en œuvre de leur réforme,
vu le règlement (CE) n° 45/2001 du Parlement européen et du Conseil du 18 décembre 2000 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel par les institutions et organes communautaires et à la libre circulation de ces données,
vu l'avis du Comité du statut du 5 septembre 2014,
après consultation du Service juridique, du Délégué à la protection des données, du Comité du personnel et du Comité pour l'égalité des chances et la diversité,
considérant ce qui suit :
Les dispositions générales d'exécution du 6 juillet 2005 relatives à la mise en œuvre de l'article 43 du statut et des articles 15, paragraphe 2 et 87, paragraphe 1 du RAA (rapports de notation) doivent être modifiées pour tenir compte, d'une part, des modifications apportées au statut des fonctionnaires et, d'autre part, des modifications apportées à la décision du Bureau relative à la politique de promotion et de programmation des carrières,
ARRÊTE LES PRÉSENTES DISPOSITIONS GÉNÉRALES D'EXÉCUTION:
TITRE I - LA NOTATION
Article 1 - Définition et champ d'application
1. Le rapport de notation prévu par l'article 43 du statut et les articles 15, paragraphe 2, et 87, paragraphe 1, du RAA est établi chaque année pour la période de référence visée à l'article 2 suivant un calendrier prévu dans les règles internes relatives à l'application des présentes dispositions générales d'exécution (ci-après dénommées "DGE").
2. . Font l'objet d'un rapport de notation :
- les fonctionnaires,
- les agents temporaires et
- les agents contractuels visés à l'article 3bis du RAA, engagés pour une période égale ou supérieure à un an,
qui sont en activité pendant la période de référence.
Font également l'objet d'un rapport de notation :
- les fonctionnaires placés en position de détachement dans l'intérêt du service, mis à disponibilité, congé parental, congé familial ou congé pour service militaire ou service national,
- les agents placés en position de congé parental, congé familial ou congé pour service militaire ou service national.
3. Toutefois, un rapport de notation n'est pas établi pour les fonctionnaires ou les agents qui ont cessé leurs fonctions au cours ou à la fin de la période de référence définie à l'article 2, en application de l'article 34, des articles 47 à 52 du statut et des articles 47 à 50 et 119 du RAA.
Article 2 - Période de référence
1. La période de référence correspond à l'année calendrier à laquelle se réfère la notation.
2. En cas de recrutement ou de transfert d'une autre institution en cours d'année calendrier, la date de début de la période de référence est la date du recrutement ou du transfert.
Article 3 - Objet de la notation
1. Le rapport de notation comporte trois rubriques relatives à la compétence, au rendement et à la conduite du noté dans le service pendant la période de référence.
2. Chaque rubrique comprend au maximum six critères d'appréciation dont deux sont déterminés par le Secrétaire général pour l'ensemble du personnel.
Chaque entité fonctionnelle (
Toute référence à l'entité fonctionnelle s'entend comme faite à la direction générale ou à l'unité administrative autonome non constituée en direction générale.
) adopte pour son personnel du même groupe de fonctions et du même métier au moins deux critères de notation communs par rubrique.
3. Lorsqu'un notateur visé à l'article 5 fait l'objet d'un rapport de notation dans le cadre des présentes DGE, ce dernier comprend une évaluation de sa capacité à noter et à respecter les délais de notation prescrits.
Article 4 - Principes de la notation
1. Le rapport de notation est en principe établi par deux notateurs.
2. Il est cependant dérogé à cette disposition dans le cas où le premier notateur est le Président du Parlement européen, le Secrétaire général du Parlement européen, le Secrétaire général adjoint du Parlement européen, le Chef de cabinet du Président du Parlement européen, le Président du Comité du personnel, un directeur général ou un Secrétaire général d'un groupe politique, ceux-ci étant également notateurs finaux.
3. Le premier notateur, qui établit le projet de rapport de notation, invite obligatoirement le noté à un entretien sur ledit projet qu'il lui a transmis au préalable.
4. Le notateur final établit le rapport de notation sur la base du projet qui lui est transmis par le premier notateur. Il n'est obligé d'inviter le noté à un entretien que si celui-ci le lui demande ou s'il souhaite modifier le projet de rapport transmis par le premier notateur dans un sens moins positif.
5. Le Collège des notateurs regroupe l'ensemble des notateurs de la direction générale et est présidé par le directeur général de la direction générale concernée.
6. Chaque directeur général assure la supervision et l'harmonisation de la notation pour l'ensemble du personnel de sa direction générale.
TITRE II - LES NOTATEURS
Article 5 - Définition
1. Le premier notateur est le supérieur hiérarchique du noté de rang NOTE+1 relevant du groupe de fonctions AD et exerçant au moins les fonctions de chef d'unité. Il peut toutefois déléguer la rédaction du projet de rapport de notation dans les conditions prévues dans les règles internes relatives à l'application des présentes DGE.
2. Sans préjudice des dispositions de l'article 6, paragraphe I, le notateur final est par principe le supérieur hiérarchique du premier notateur de rang NOTE+2.
3. Toutefois, si des raisons impérieuses de service l'exigent, le directeur général ( Toute référence dans les présentes DGE au directeur général s'entend également comme faite au plus haut responsable de l'entité administrative autonome qui n'est pas constituée en direction générale.) concerné peut déroger aux règles ci-dessus après accord écrit du Secrétaire général.
Article 6 - Cas particuliers concernant les notateurs
1. En cas de changement de supérieur hiérarchique au cours de la période de référence, le supérieur hiérarchique ayant exercé le plus longtemps ces fonctions au cours de ladite période est le premier notateur et l'autre supérieur hiérarchique est consulté au préalable par le premier notateur. En cas de parité, le rapport de notation est établi par le supérieur hiérarchique dont le noté dépend à la fin de la période de référence.
2. En cas d'absence prolongée du premier notateur pendant la campagne de notation (soit une absence égale ou supérieure à trois mois en raison, par exemple, de congé maladie, congé de convenance personnelle ou autres), le notateur final devient d'office premier notateur et son propre premier notateur devient notateur final.
3. En cas de cessation définitive de fonctions du premier notateur ou de son transfert vers une autre institution avec date d'effet au cours du dernier trimestre de la période de référence, ledit notateur rédige le projet de rapport de notation, qui est transmis à son successeur qui assume la responsabilité de la suite de la procédure.
4. En cas d'absence prolongée du notateur final (en raison, par exemple, de congé maladie, congé de convenance personnelle ou autres), le premier notateur du notateur final assume le rôle du notateur final du noté concerné, à moins qu'un remplaçant du notateur final n'ait été désigné.
5. Les dispositions du paragraphe 1 ci-dessus s'appliquent par analogie au notateur final.
Article 7 - Liste des notateurs
1. Le service compétent de la direction générale chargée du personnel prépare la liste des notateurs par entité fonctionnelle, conformément aux articles 4, 5 et 6.
2. Cette liste est par la suite envoyée au Secrétaire général pour accord, puis communiquée aux directions générales pour diffusion au personnel concerné.
TITRE III - LE NOTE
Article 8 - Cas particuliers concernant le noté
1. Si le noté a été absent pendant toute la période de référence ou s'il a été présent pour une durée inférieure à 3 mois cumulés au cours de ladite période, son rapport de notation est établi conformément à Art_043_RI_RapNot.php#2.
2. Si le noté fait l'objet d'un détachement dans l'intérêt du service, conformément à l'article 37, point a), du statut, quelle que soit sa durée, ou d'une mise à disposition auprès d'une autre direction générale ou d'un organisme extérieur à l'institution, les notateurs de l'entité fonctionnelle d'origine établissent le rapport de notation après consultation de l'instance de détachement/mise à disposition, laquelle fournit un rapport circonstancié comportant les tâches et éventuellement les travaux sortant des tâches habituelles, une évaluation sur la compétence, le rendement et la conduite, ainsi qu'une appréciation globale.
3. Par dérogation aux dispositions précédentes :
En cas de détachement auprès d'un groupe politique, le Secrétaire général du groupe ou son délégué est le premier notateur ; le notateur final est le directeur responsable pour le développement des ressources humaines du Secrétariat général du Parlement européen.
En cas de détachement auprès du Cabinet du Président, le chef du Cabinet ou son délégué exerce les fonctions de premier notateur ; le chef de Cabinet est le notateur final de l'ensemble du personnel du Cabinet.
4. Les membres élus mis à disposition du Comité du personnel à temps plein font l'objet d'un rapport de notation spécifique établi sous l'autorité du Secrétaire général.
Les membres élus mis à disposition du Comité du personnel à temps partiel font l'objet d'un rapport de notation spécifique établi par l'entité fonctionnelle d'appartenance. Ce rapport est complété en ce qui concerne l'activité au titre du Comité du personnel par le Secrétaire général, après consultation du président du Comité du personnel.
5. L'activité effective des membres élus non mis à la disposition du Comité du personnel de même que celle des agents mandatés par l'administration et par le Comité du personnel dans les organes statutaires est dûment prise en compte dans le rapport de notation établi par l'entité fonctionnelle d'appartenance.
6. En cas de transfert d'une autre institution pendant la période de référence, la contribution envoyée par l'institution d'origine est incorporée ou annexée au rapport de notation.
7. La procédure de notation est suspendue si, à la suite d'une expertise médicale, il s'avère que l'état de santé d'un fonctionnaire ou agent ne lui permet pas de participer avec le discernement requis à la procédure de notation.
Ladite procédure est reprise dès que, à la suite d'une nouvelle expertise médicale, il est clairement indiqué que le noté est en mesure de participer pleinement à la procédure de notation.
8. Étant donné les exigences particulières des fonctions de l'encadrement supérieur, les règles afférentes à la notation des fonctionnaires exerçant les fonctions de directeur, de directeur général ou des fonctions équivalentes font l'objet de DGE spécifiques.
TITRE IV - VOIES DE RECOURS
Article 9 - Voies de recours possibles
1. Le noté qui conteste les appréciations que contient son rapport de notation et/ou la procédure selon laquelle il a été élaboré peut introduire un recours auprès du Comité des rapports préalablement à l'introduction d'une réclamation.
2. Le noté qui conteste la régularité de son rapport de notation sur la base de moyens fondés en droit peut introduire une réclamation auprès de l'autorité investie du pouvoir de nomination conformément à l'article 90, paragraphe 2, du statut.
TITRE V - DISPOSITIONS FINALES
Article 10 - Règles internes relatives à l'application des présentes DGE
Le Secrétaire général arrête les règles internes relatives à l'application des présentes DGE.
Article 11 - Entrée en vigueur
1. Les présentes DGE entrent en vigueur le premier jour du mois suivant celui de leur adoption; elles sont d'application pour les rapports de notation relatifs à l'année 2014.
2. Les présentes dispositions remplacent les dispositions générales d'exécution du 6 juillet 2005, modifiées en dernier lieu le 9 juillet 2007, qui restent d'application pour les rapports de notation relatifs à l'année 2013.
Fait à Luxembourg, le 16.10.2014
Signé
Klaus Welle