LE SECRETAIRE GENERAL DU PARLEMENT EUROPEEN,

vu l'article 2 de la décision du Bureau du 13 janvier 2014 sur la délégation des pouvoirs de l'autorité investie du pouvoir de nomination et de l'autorité habilité à conclure les contrats d'engagement,

après consultation du Service juridique, du Délégué à la protection des données, du Comité du personnel et du Comité pour l'égalité des chances et la diversité,

considérant ce qui suit :

Il est opportun de revoir les pratiques administratives en vigueur concernant le congé de convenance personnelle et le congé sans rémunération et de les formaliser de façon à tenir compte notamment des modifications apportées au statut des fonctionnaires et au régime applicable aux autres agents.

ARRÊTE LES PRéSENTES RèGLES INTERNES :

Article 1er - Champ d'application

1. Les présentes règles s'appliquent à tout fonctionnaire titulaire, agent temporaire et contractuel en vertu de l'article 40 du statut et des articles 17 et 91 du RAA respectivement.

2. Tout fonctionnaire titulaire peut bénéficier, à titre exceptionnel et sur sa demande, d'un congé de convenance personnelle.

3. Tout agent temporaire ou contractuel peut bénéficier, à titre exceptionnel et sur sa demande, d'un congé sans rémunération pour des motifs impérieux d'ordre personnel.

Article 2 - Définitions

Aux fins des présentes règles, on entend par :
. "agent" : tous les régimes statutaires mentionnés à l'article 1 ;
. "CCP" : congé de convenance personnelle
. "C SR" : congé sans rémunération ;
. "congé" : CCP et CSR ;
. "AIPN" : l'Autorité investie du pouvoir de nomination et l'Autorité habilitée à conclure des contrats d'engagement.

Article 3 - Conditions d'octroi et de renouvellement

1. L'agent doit adresser sa demande à l'AIPN au moins deux mois avant la date souhaitée de début du congé, sauf situations urgentes, par écrit et par la voie hiérarchique, en y indiquant les motifs, les dates de début et fin du congé, son adresse privée durant le congé et l'éventuelle activité professionnelle envisagée.

2. L'AIPN décide de l'octroi de ce congé après avis des supérieurs hiérarchiques de l'agent, qui doivent tenir compte des raisons invoquées, de l'activité professionnelle envisagée, de la durée demandée et des besoins du service.

3. Le renouvellement du congé doit être sollicité par l'agent au moins deux mois avant son échéance et peut être accordé par l'AIPN pour autant que les conditions énoncées dans les présentes règles soient réunies.

4. Toute demande de congé introduite par un agent afin de s'engager dans une activité professionnelle, rémunérée ou non, susceptible de le placer dans une situation de conflit réel ou potentiel avec les intérêts légitimes de l'Institution, sera refusée par l'AIPN en vertu des dispositions de l'article 11 du statut.

5 . Lorsqu'un fonctionnaire demande un CCP pour s'occuper d'un membre de sa famille atteint d'une maladie grave ou d'un lourd handicap, tel que prévu à l'article 40, paragraphe 2, points i) et iii) du statut, il est tenu d'envoyer, sous pli fermé, au Service médical responsable pour son lieu d'affectation dans un délai d'une semaine à partir de l'introduction de la demande, un certificat médical faisant état de la maladie grave ou du handicap.

6. Lorsqu'un fonctionnaire demande un CCP afin de suivre son conjoint, également fonctionnaire ou agent de l'Union européenne, tel que prévu à l'article 40, paragraphe 2, point i) du statut, il est tenu d'annexer à sa demande une copie de la décision de réaffectation de son conjoint.

Article 4 - Durée du congé

1. La durée du CCP est déterminée par l'article 40, paragraphe 2, du statut et celle du CSR par l'article 17, troisième alinéa, du RAA. Elle est d'au moins un mois et au maximum d'une année, renouvelable le cas échéant.

2. Sauf cas exceptionnels, notamment de maladie grave d'un membre de la famille, d'élection à une fonction publique, à la suite d'un congé parental ou familial, le congé débute le ler ou le 16 du mois et se termine le 15 ou le dernier jour du mois.

3. Si un fonctionnaire demande un CCP pour une durée supérieure à 6 mois, son poste peut être pourvu par une autre personne. L'emploi de l'agent temporaire et contractuel est conservé indépendamment de la durée du CSR.

4. Sauf circonstance exceptionnelle, un congé ne peut être annulé ou écourté une fois que la décision d'octroi est prise.

Article 5 - Activité professionnelle pendant un congé

L'exercice éventuel d'une activité professionnelle pendant un congé est soumis aux conditions énoncées à l'article 12ter du statut.

Article 6 - Couverture contre les risques de maladie ou d'accident et contribution pour le régime de pension de l'UE

1. La couverture contre les risques de maladie et d'accident est suspendue pendant la durée du congé. Toutefois, elle peut être maintenue dans les conditions énoncées à l'article 40 du statut et 17 du RAA, respectivement.

2. Une éventuelle demande de continuer à bénéficier de la couverture statutaire contre les risques de maladie et d'accident doit être envoyée au service compétent pour les pensions et assurances sociales de la direction générale chargée du personnel, au plus tard dans le mois qui suit le début du congé.

3. L'agent peut demander de continuer à acquérir de nouveaux droits à pension dans les conditions prévues aux articles 40 du statut et 17 du RAA, respectivement. Une éventuelle demande de continuer à cotiser pour le régime de pensions communautaire doit être envoyée au service compétent pour les pensions et assurances sociales de la direction générale chargée du personnel, au plus tard dans le mois qui suit le début du congé.

Article 7 - Détachement

1. Le fonctionnaire en CCP peut introduire une demande de détachement selon les articles 37, sous b) et 39 du statut ou se voir proposer un détachement dans l'intérêt du service selon les articles 37, sous a) et 38 du statut.

2. Le fonctionnaire en CCP qui se voit proposer un détachement dans l'intérêt du service est obligatoirement réintégré dans son entité d'origine avant d'être détaché. Ses droits à l'avancement d'échelon et sa vocation à la promotion lui sont réattribués à partir de la date d'effet de son détachement.

3. Le fonctionnaire en CCP ayant été détaché à sa demande bénéficie des droits à l'avancement d'échelon à partir de la date d'effet du détachement. Si le CCP a été pris pour une durée inférieure ou égale à six mois, son poste ne peut pas être pourvu pendant cette période et durant une nouvelle période minimale de six mois sans dépasser douze mois à compter de la date de début de la période de CCP.

4. à la fin de la période de détachement, le fonctionnaire doit, soit :

- demander sa réintégration (cf. article 8 ci-dessous),
- demander une nouvelle période de CCP, pour autant que les conditions pour son octroi soient réunies,
- présenter sa démission..

Article 8 - Réintégration

1. à l'expiration d'un CCP demandé pour une durée totale inférieure ou égale à six mois, le fonctionnaire réintègre l'emploi qu'il occupait avant son départ en CCP.

2. Si une réorganisation intervient pendant le CCP du fonctionnaire entraînant un transfert de son poste vers une autre entité, le fonctionnaire relève alors de cette nouvelle entité.

3. Le fonctionnaire en CCP pour une durée supérieure à six mois et qui souhaite mettre un terme à ce congé, doit communiquer par écrit, au moins trois mois avant la date d'échéance du CCP, son souhait d'être réintégré en joignant un curriculum vitae actualisé dans lequel sont notamment précisées les activités professionnelles exercées durant le CCP et les éventuelles nouvelles connaissances acquises pendant le congé.

4. La direction générale chargée du personnel prend les mesures nécessaires afin qu'au terme de son CCP le fonctionnaire soit réintégré en priorité au sein de son entité d'origine dans un emploi correspondant à son groupe de fonctions, son grade ainsi qu'à ses qualifications.

5. Le fonctionnaire peut également, de sa propre initiative, se porter candidat pour des emplois vacants correspondant à son profil. Dans ces cas, sa candidature sera examinée dans les mêmes conditions que les autres candidatures. Le service compétent de la direction générale chargée du personnel lui fournira l'assistance technique nécessaire pour introduire sa candidature.

6. Lorsqu'il s'avère particulièrement difficile de trouver un poste pour réintégrer le fonctionnaire, l'AIPN identifie le premier poste vacant qui pourrait correspondre au profil du fonctionnaire. Le service auquel appartient le poste en question en est averti et doit alors organiser un entretien avec le fonctionnaire. Un membre de la direction générale chargée du personnel représentant l'AIPN assiste à cet entretien. A l'issue de cet entretien, la décision de réintégration revient à l'AIPN. La réintégration n'est refusée que si l'AIPN considère, suite à l'entretien, que le profil du fonctionnaire est manifestement inadéquat pour le poste.

7. à l'échéance de son CSR, l'agent temporaire et contractuel réintègre l'emploi qu'il occupait avant son départ.

8. Les paragraphes susmentionnés s'appliquent également en cas de réintégration de fonctionnaires et agents ayant été placés en congé conformément à l'article 15 du statut.

Article 9 - Obligations durant le congé

1. L'agent qui bénéficie d'un congé est tenu de communiquer à la direction générale chargée du personnel tout changement d'adresse privée intervenant pendant son congé.

2. Durant son congé, l'agent demeure soumis aux obligations prévues aux articles 12 et 17 du statut.

Article 10 - Dispositions finales

1. Les présentes règles entrent en vigueur le premier jour du mois suivant celui au cours duquel elles ont été signées.

2. La communication au personnel sur le CCP datée du 21 septembre 2004 n'est plus applicable à compter de cette date.

Fait à Luxembourg, le 21 OCT. 2014