Article 1er - Bénéficiaires
       Article 2 - Procédure et documentation
       Article 3 - Délais de déménagement
       Article 4 - Paramètres utilisés pour le plafonnement de coûts
       Article 5 - Cubage maximal
       Article 6 - Prix par cubage
       Article 7 - L'indemnité kilométrique maximale
       Article 8 - Prix d'assurance maximale
       Article 9 - Calcul du montant du plafond
       Article 10 - Location de véhicule
       Article 11 - Adaptation des montants
       Article 12 - Mesures transitoires
       Article 13 - Entrée en vigueur

LE SECRÉTAIRE GÉNÉRAL DU PARLEMENT EUROPEEN,

    vu le statut des fonctionnaires de l'Union européenne (ci-après dénommé "statut"), notamment l'article 9 de son annexe VII, et le régime applicable aux autres agents de l'Union européenne (ci-après dénommé "RAA"), notamment ses articles 22, 23 et 92,

    vu la décision du Bureau du 9 décembre 2013 déléguant au Secrétaire général les pouvoirs nécessaires à l'adoption de règles internes, modalités d'application et mesures d'exécution découlant du statut et du RAA et liées à la mise en œuvre de leur réforme,

    vu l'avis du Comité du statut du 30 septembre 2014,

    après consultation du Service Juridique, du Délégué à la protection des données, du Comité du personnel et du Comité pour l'égalité des chances entre hommes et femmes,
ARRÊTE LES PRÉSENTES DISPOSITIONS GÉNÉRALES D'EXÉCUTION:

Article 1er - Bénéficiaires


    1. Les présentes dispositions générales d'exécution s'appliquent aux fonctionnaires. En vertu des articles     22 et 92 du RAA, elles s'appliquent également aux agents temporaires et aux agents contractuels dans les conditions figurant à l'article 23 dudit régime.

    2. Ces catégories de personnel sont reprises dans les présentes dispositions sous le terme "agent".

Article 2 - Procédure et documentation


    1. Le remboursement des frais de déménagement s'effectue sur présentation d'une facture acquittée du déménagement de l'agent ou de l'ayant droit en cas de décès.

    2. La facture n'est remboursée que si le déménagement est effectué par une firme de déménagement enregistrée comme telle dans le pays où se trouve son siège social.

    3. Avec la facture, l'agent doit soumettre un inventaire détaillé des biens déménagés dans lequel le déménageur indique le volume réel transporté ainsi que la lettre de voiture qui a accompagné le déménagement.

    4. En cas de doute sur la concordance entre le volume mentionné dans la facture et l'inventaire, l'administration du Parlement européen se réserve le droit de procéder à une vérification du volume effectif. S'il est constaté une discordance significative, le volume déterminé par l'administration sert comme base de calcul du plafond à appliquer.

Article 3 - Délais de déménagement


    En complément des délais de déménagement énumérés à l'article     9, paragraphe 3, de l'annexe VII du statut, les délais pour effectuer le déménagement sont les suivants:


      a) En cas de mutation ou transfert d'une autre institution avec changement de lieu d'affectation, sans nouvelle période de stage, dans l'année qui suit la date de mutation ou de transfert. En cas d'une nouvelle période de stage, dans l'année qui suit l'expiration de la période de ce stage.

      b) Suite au décès de l'agent, dans le délai de trois ans qui suit la fin du mois du décès.

      c) Une prolongation des délais de déménagement en vertu de l'article 9, paragraphe 3, de l'annexe VII du statut peut être exceptionnellement accordée sur demande de l'agent et ce pour une période maximale supplémentaire d'un an. La demande de prolongation peut être accordée uniquement si l'agent justifie des circonstances exceptionnelles qu'il ne pouvait pas prévoir et qui peuvent justifier la prolongation du délai.

Article 4 - Paramètres utilisés pour le plafonnement de coûts


    Le plafond de coûts auquel il est fait référence dans l'article     9 de l'annexe VII comme limite de remboursement est déterminé par les paramètres suivants:


      a) Volume transporté (en mètres cubes) avec application d'un volume maximal admis en fonction de la composition familiale. Un forfait pour le chargement/déchargement, emballage/déballage et autres opérations de manutention sera calculé en fonction du volume autorisé.

      b) Prix au kilomètre en fonction des fourchettes de prix définies à l'article 7.

      c) Prix de l'assurance, calculée sur base du volume réel transporté soumis aux limites de l'article 5.

Article 5 - Cubage maximal


    1. Les cubages maxima admis sont les suivants:


      a) Pour un agent seul: 40 m3.

      b) Pour un agent marié, en partenariat enregistré au sens de l'article 1er, paragraphe 2, litera c) de l'annexe VII du statut ou en partenariat au sens de l'article 72 du statut et s'installant avec le conjoint/partenaire: 50 m3.

      c) Pour chaque enfant, du premier au quatrième enfant, un supplément pour enfant à charge au sens de l'article 2 de l'annexe VII de 10 m3. À partir du Sème enfant un cubage global pour tous les enfants de 50 m3 est appliqué.

    2. Le cubage total maximal est calculé en fonction de la situation familiale de l'agent au moment du déménagement et en prenant en compte uniquement les membres de la famille de l'agent déménageant effectivement avec lui.

    3. Pour tout déménagement dont le volume transporté réellement serait inférieur de 10 m3 selon l'inventaire, les plafonds pour cubage et assurance sont calculés sur base d'un cubage minimal de 10 m3.

    4. L'AIPN peut octroyer jusqu'à 20 m3 supplémentaires, sur demande justifiée du fonctionnaire, si la famille comporte un membre handicapé. Ce volume supplémentaire est destiné à tenir compte de tout équipement spécifique au handicap de la personne concernée.

Article 6 - Prix par cubage


    Le calcul du montant à rembourser correspondant au volume sera obtenu par la multiplication du volume transporté réellement, dans la limite des plafonds fixés à l'article 5, par le prix forfaitaire de 100 EUR par m3.

Article 7 - L'indemnité kilométrique maximale


    Le calcul du montant à rembourser correspondant à la distance s'effectuera par tranches de kilomètres. La distance entre les lieux déterminés à l'article     9 de l'annexe VII est établie selon la distance géographique qui sépare ces deux lieux. On entend par "distance géographique" entre ces deux lieux la distance orthodromique qui les sépare sur la base de leur localisation longitudinale et latitudinale (coordonnées géographiques), telle qu'elle ressort d'une base de données pertinente choisie par l'autorité investie du pouvoir de nomination. Le montant maximal total s'obtient par l'addition des montants calculés individuellement pour chaque tranche.

    2. Les tranches utilisées sont les suivantes:

    Tranche kilométrique
    Montant à rembourser
    0 - 100 km 300 EUR remboursement forfaitaire
    101-300 km 3 EUR/km
    301-1500 km 2 EUR/km
    1501-5000 km 1 EUR/km
    5001-10.000 km 0,5 EUR/km
    10.001 km ou plus 0 EUR/km


Article 8 - Prix d'assurance maximale


    Le montant correspondant à l'assurance sera obtenu par la multiplication du volume transporté réellement, dans la limite des plafonds fixés à l'article 5, par le prix forfaitaire de 15 EUR par m3.

Article 9 - Calcul du montant du plafond


    Les frais de déménagement à rembourser sont plafonnés au montant calculé en additionnant les montants déterminés en fonction du volume, du kilométrage et de l'assurance des biens tels que définis aux articles 6, 7 et 8. Au montant ainsi calculé sera ajouté la TVA applicable.

Article 10 - Location de véhicule


    A titre exceptionnel, dans le cas où l'agent effectue le déménagement par ses propres moyens, il peut être autorisé le remboursement de la location d'un véhicule de transport accessible avec un permis voiture. Le remboursement se fera sur présentation de la facture de location du véhicule. Dans ce cas, la facture de location, plus les frais de manutention et de carburant seront remboursés dans la limite de 1 000 EUR. Au montant ainsi calculé sera ajouté la TVA applicable.

Article 11 - Adaptation des montants


    1. Les montants de référence déterminés par rapport au volume, kilométrage et assurance, prévus aux article 6, 7 et 8, ainsi que le montant forfaitaire pour location de véhicule, prévu à l'article 10 sont adaptés chaque année dans la même proportion que la rémunération. L'adaptation des montants prend effet le 1er janvier de l'année qui suit l'adaptation des salaires.

    2. Afin de vérifier la validité des montants de référence par rapport à la réalité du marché, le Parlement vérifiera périodiquement, au moins tous les trois ans, que les prix de référence correspondent aux moyennes des factures réelles payées par les bénéficiaires afin de corriger de manière exceptionnelle les montants de référence en plus ou en moins des montants obtenus par l'application de la clause d'adaptation du paragraphe précédent.

    3. Le Secrétaire général fixe, sur proposition de la DG PERS, les montants de référence indiqués dans les paragraphes 1 et 2 chaque fois qu'une adaptation s'avère nécessaire en vertu des règles énoncées ci-avant.

    4. Les montants de référence correspondent à des montants hors TVA.

Article 12 - Mesures transitoires


    Le remboursement des frais de déménagement peut s'effectuer selon les règles en vigueur jusqu'au 31 décembre 2013, à condition qu'une demande complète de remboursement des frais de déménagement, y inclus les deux devis, ait été reçue par l'Unité droits individuels et rémunérations avant le 1er septembre 2014 et pour autant que le déménagement soit effectué avant le 1er janvier 2015.

Article 13 - Entrée en vigueur


    Les présentes dispositions générales d'exécution entrent en vigueur le 1er janvier 2014.

07 NOV 2014

Klaus WELLE Secrétaire général