Article 1er - Champ d'application
Article 2 - Entrée en fonction ou réintégration après un congé de convenance personnelle durant l'année civile
Article 3 - Cessation des fonctions ou mise en congé de convenance personnelle durant l'année civile
Article 4 - Modifications des droits au cours de l'année pour fonctionnaires affectés à l'intérieur de l'UE
Article 5 - Modifications des droits au cours de l'année pour fonctionnaires affectés à l'extérieur de l'UE
Article 6 - Changement du lieu d'origine
Article 7 - Changement de la situation familiale
Article 8 - Distance géographique
Article 9 - Lieu d'origine à l'extérieur de l'UE du fonctionnaire ayant plusieurs nationalités
Article 10 - Lieu d'affectation à l'extérieur de l'UE
Article 11 - Échéance du versement des frais de voyage annuel
Article 12 - Entrée en vigueur

LE SECRÉTAIRE GÉNÉRAL DU PARLEMENT EUROPEEN,

    vu le statut des fonctionnaires de l'Union européenne (ci-après dénommé "statut"), notamment l'article 8 de son annexe VII, et le régime applicable aux autres agents de l'Union européenne (ci-après dénommé "RAA"), notamment ses articles 22, 26 et 92,

    vu la décision du Bureau du 9 décembre 2013 déléguant au Secrétaire général les pouvoirs nécessaires à l'adoption de règles internes, modalités d'application et mesures d'exécution découlant du statut et du RAA et liées à la mise en œuvre de leur réforme,

    vu l'avis du Comité du statut du 30 septembre 2014,

    après consultation du Service Juridique, du Délégué à la protection des données, du Comité du personnel et du Comité pour l'égalité des chances entre hommes et femmes,

ARRÊTE LES PRÉSENTES DISPOSITIONS GÉNÉRALES D'EXÉCUTION :

Article 1er - Champ d'application


    Les présentes dispositions générales d'exécution s'appliquent aux fonctionnaires. En vertu des     articles 22 et 92 du RAA elles s'appliquent par analogie aux agents temporaires ainsi qu'aux agents contractuels dans les conditions figurant à l'article 26 dudit régime

Article 2 - Entrée en fonction ou réintégration après un congé de convenance personnelle - durant l'année civile


    1. Le fonctionnaire, ayant droit à l'indemnité de dépaysement ou d'expatriation, a droit au paiement intégral prévu à l'    article 8, paragraphe 1, de l'annexe VII du statut à condition qu'il ait accompli au moins neuf mois de service au cours de l'année civile où il entre en fonctions ou au cours de laquelle il est réintégré à l'expiration d'un congé de convenance personnelle.

    2. Lorsqu'il accomplit au cours de cette année moins de neuf mois de service, il n'a droit qu'à une partie du paiement visé au paragraphe 1 calculée par douzième au prorata du nombre de mois de service. La fraction d'un mois est arrondie au mois entier à l'avantage du fonctionnaire.

Article 3 - Cessation des fonctions ou mise en congé de convenance personnelle durant l'année civile


    1. Les dispositions prévues à l'article 2 sont applicables par analogie au fonctionnaire qui, au cours d'une année civile, cesse ses fonctions pour une cause autre que le décès ou qui est mis en congé de convenance personnelle.

    2. En cas de décès du fonctionnaire au cours d'une année civile, le paiement forfaitaire intégral des frais de voyage pour l'année en cours, réparti en parts égales, est versé au conjoint survivant et aux personnes à charge au sens de l'    article 2 de l'annexe VII du statut, pour autant que celles-ci ouvrent droit, pour elles-mêmes, à un tel paiement.

Article 4 - Modifications des droits au cours de l'année - pour fonctionnaires affectés à l'intérieur de l'UE


    1. Lorsque le fonctionnaire, qu'il ait été en poste dans un seul lieu d'affectation ou dans plusieurs lieux d'affectation situés sur le territoire des États membres, a droit à l'indemnité de dépaysement ou d'expatriation pendant au moins 9 mois durant l'année civile considérée, il a droit au paiement intégral prévu à l'    article 8, paragraphe 1, de l'annexe VII du statut.

    Les frais de voyage sont calculés sur la base du trajet entre son lieu d'origine, tel que défini à l'article 7, paragraphe 4, ou le lieu fixé en vertu de l'article 8, paragraphe 2, deuxième alinéa, de l'annexe VII du statut, et le ou les lieux d'affectation lui donnant droit aux frais de voyage.

    2. Lorsque le fonctionnaire, durant l'année civile considérée, n'a pas droit à l'indemnité de dépaysement ou d'expatriation pendant une période égale ou supérieure à neuf mois, il a droit à une partie du paiement des frais de voyage prévu à l'article 8, paragraphe 1, de l'annexe VII du statut, calculée au prorata du nombre de mois passés dans le ou les lieux d'affectation en prenant en compte uniquement les périodes au cours desquelles il a droit à l'indemnité de dépaysement ou d'expatriation. La fraction d'un mois de service est arrondie au mois entier à l'avantage du fonctionnaire, sans toutefois que le total des mois ne dépasse douze.

Article 5 - Modifications des droits au cours de l'année pour fonctionnaires affectés à l'extérieur de l'UE


    1. Le fonctionnaire affecté dans un lieu situé à l'extérieur du territoire des États membres pour une période de moins de 12 mois pendant une année civile (indépendamment de la durée totale de l'affectation) bénéficie du paiement unique des frais de voyage prévu à l'    article 8, paragraphe 4, de l'annexe VII du statut dans les conditions y énoncées, pour autant qu'il prouve qu'il s'est rendu effectivement à son lieu d'origine ou à un autre lieu.



    2. Lorsque le fonctionnaire, affecté dans un lieu situé sur le territoire d'un État membre est muté dans un lieu situé à l'extérieur des États membres ou vice versa, n'a pas droit au paiement des frais de voyage intégral selon l'article 8, paragraphe 4, de l'annexe VII du statut parce qu'il n'a pas fourni la preuve visée au paragraphe 1, il a droit à une partie du paiement forfaitaire prévu à l'article 8, paragraphe 1, de l'annexe VII du statut, calculée au prorata des périodes passées au lieu d'affectation situé sur le territoire d'un État membre s'il bénéficie dans ce lieu de l'indemnité de dépaysement ou d'expatriation. La fraction d'un mois est arrondie au mois entier à l'avantage du fonctionnaire.

    3. Lorsque le fonctionnaire affecté dans un lieu à l'extérieur du territoire des États membres est muté dans un autre lieu d'affectation à l'extérieur du territoire des États membres, et s'il prouve qu'il s'est rendu effectivement à son lieu d'origine ou à un autre lieu à partir d'un de ces deux différents lieux d'affectation, le paiement prévu à l'article 8, paragraphe 4, de l'annexe VII du statut est calculé à partir du lieu où le fonctionnaire était affecté au moment du voyage, indépendamment de la durée de son affectation à ce lieu pendant l'année considérée.

Article 6 - Changement du lieu d'origine


    1. Si le lieu d'origine d'un fonctionnaire affecté dans un lieu situé sur le territoire des États membres est révisé, le paiement forfaitaire prévu à l'    article 8 de l'annexe VII du statut pour l'année civile considérée est calculé au prorata du nombre de mois pendant lesquels le fonctionnaire a relevé de l'ancien lieu d'origine puis du nouveau lieu d'origine.

    2. Si le lieu d'origine d'un fonctionnaire affecté dans un lieu situé à l'extérieur du territoire des États membres est révisé, le paiement prévu à l'article 8, paragraphe 4, de l'annexe VII du statut est calculé sur base des frais de voyage jusqu'à son lieu d'origine au moment du voyage.

Article 7 - Changement de la situation familiale


    I. Dans le cas où, pour une raison autre que le mariage, les conditions pour le paiement au titre du conjoint ou des personnes assimilées à des enfants à charge ne sont pas remplies pendant toute l'année civile considérée, les frais de voyage remboursés sont calculés au prorata de la période durant laquelle les conditions sont réunies. La fraction d'un mois est arrondie au mois entier.

    2. Toutefois, lorsque ces conditions ne sont plus remplies à partir d'une date ultérieure à celle figurant à l'    article 11 des présentes règles, le bénéfice du paiement intégral au titre de cette personne reste acquis au fonctionnaire.

Article 8 - Distance géographique


    On entend par "distance géographique" entre le lieu d'affectation et le lieu d'origine, au sens de l'    article 8, paragraphe 2, de l'annexe VII du statut, la distance orthodromique qui sépare ces deux lieux sur la base de leur localisation longitudinale et latitudinale (coordonnées géographiques), telle qu'elle ressort d'une base de données pertinente choisie par l'autorité investie du pouvoir de nomination.

Article 9 - Lieu d'origine à l'extérieur de l'UE du fonctionnaire ayant plusieurs nationalités


    1. Le fonctionnaire ayant son lieu d'origine à l'extérieur des pays et territoires mentionnés à l'    article 8, paragraphe 2, de l'annexe VII du statut, et ayant plusieurs nationalités d'États membres de l'Union européenne, doit choisir lui-même quelle nationalité parmi celles qu'il possède doit être prise en compte pour déterminer la distance géographique mentionnée audit article 8, paragraphe 2.

    2. Le fonctionnaire visé au paragraphe 1 doit exercer son choix dans un délai d'un an à compter de son entrée en fonctions.

    3. Le fonctionnaire se trouvant dans la situation mentionnée au paragraphe 1, peut, dans un délai d'une année à partir de l'acquisition d'une nouvelle nationalité d'un Etat membre, choisir que cette nationalité soit prise en compte pour déterminer ladite distance géographique.

    4. Dans un délai d'un an après l'adhésion d'un nouvel État membre à l'Union européenne, le fonctionnaire possédant la nationalité de cet Etat membre peut choisir que cette nationalité soit prise en compte pour déterminer ladite distance géographique.

    5. Les fonctionnaires déjà en fonction avant la signature des présentes règles internes et qui se trouvent dans la situation mentionnée au paragraphe 1 du présent article doivent exercer leur choix dans un délai d'un an à partir de la signature des présentes règles.

    6. La date à partir de laquelle une certaine nationalité est prise en compte au titre de la détermination de la distance géographique, au sens de l'article 8, paragraphe 2, de l'annexe VII du statut, coïncide avec le début du délai à partir duquel le fonctionnaire peut choisir la nationalité de référence.

Article 10 - Lieu d'affectation à l'extérieur de l'UE


    1. Selon l'    article 8, paragraphe 4, de l'annexe VII du statut le paiement forfaitaire des frais de voyage jusqu'au lieu d'origine est effectué sur la base du coût du voyage en avion en classe «économique», conformément aux taux de l'IATA.

    2. Selon l'article 8, paragraphe 4, de l'annexe VII du statut, les frais de voyage jusqu'à un autre lieu sont remboursés dans la limite des frais de voyage jusqu'au lieu d'origine.

    Le remboursement des frais de voyage jusqu'à un autre lieu est effectué sur présentation des billets et cartes d'embarquement. Si le transport s'est fait en véhicule privé, le remboursement est effectué sur base du calcul prévu à l'article 7, paragraphe 2, de l'annexe VII du statut, à condition que le fonctionnaire fournisse une preuve établissant que le déplacement a eu lieu.

Article 11 - Échéance du versement des frais de voyage annuel


    1. Le paiement forfaitaire visé à l'    article 8, paragraphe 1, de l'annexe VII du statut est effectué d'office au mois de juillet de chaque année sur la base de la situation familiale du fonctionnaire, sous réserve du rappel ou de la répétition à effectuer, le cas échéant, en application des articles 2 à 7 et de l'article 9 des présentes règles.

    2. Le remboursement sous la forme d'un paiement forfaitaire visé à l'article 8, paragraphe 4, de l'annexe VII du statut est effectué d'office au mois de juillet de chaque année sur la base de la situation familiale du fonctionnaire, sous réserve du rappel ou de la répétition et de la pièce justificative précitée à l'article 10, paragraphe 2, des présentes règles.

Article 12 - Entrée en vigueur



    Les présentes dispositions générales d'exécution entrent en vigueur le 1er janvier 2014. Elles remplacent les dispositions générales d'exécution du 28 juin 2004.



7 novembre 2014

(Signé)

Klaus WELLE Secrétaire général