Nouvelles règles pour la Notation en "eRAPNOT" 2015 QUESTIONS ... REPONSES + Commentaires SFP-Europa
QUESTIONS/RÉPONSES (En rouge pour le noté)
1. Signature électronique du Notateur final - Délai de réclamation
2. Pas de réponse à l'invitation à l'entretien
3. Délai pour l'entretien (5 jours calendrier)
4. Le refus d'entretien avec le premier notateur ... n'interdit pas les commentaires et l'entretien avec le notateur final
5. Objectifs pour l'année suivante
6. Le premier notateur == chef d'unité
7. Le premier notateur == délégation à chef de service
8. Le chef de service == Action
9. Consultation autres supérieurs hiérarchiques / Présidents de comité / Chefs de projet
10. Respect des délais
11. Le notateur == Agent temporaire
12. Helpdesk eRAPNOT
13. Modes d'emploi
14. Non-validation dans le délai imparti (Notateur final indisponible)
15. Le noté a 5 jours calendrier pour valider son rapport de notation après l'entretien. Si "Absence sans PC" == attendre
16. Rôle des correspondants
17. Directeurs généraux == superviseurs de la notation
18. Rôle des "ressources humaines" de la DG
19. Modification des rapports par notateur final ou correspondant
20. Notification des modification au noté
21. Accés à eRAPNOT à distance
22. Login (= Streamline)
23. Sauvegarde
24. Pas de déconnection
25. Validation finale des rapports de notation == fin mars
26. Rôle de "Ressources Humaines" (AIPN - Objectifs - ...)
27. Copie pdf des rapports
28. Les notifications transmises par mail
29. Disponibilité des Rapnot 2013
30. Disponibilité des Rapnot antérieurs
31. Informations du rapport de notation antérieur
32. Spellcheck
33. Personnes nouvellement recrutées, transférées, réintégrées ou nommées au PE
34. Rapport de notation rempli par un chef de secteur/service = visibilité
35. La délégation de la rédaction du rapport à un chef de secteur/chef de service == workflow
36. Accompagnement du noté == Annonce préalable
37. Accompagnement du notateur == Annonce préalable
38. Historiques
39. Remarques sur projet du rapport Avant et Après entretien
40. Statut des rapports
41. Niveau de satisfaction et évolution souhaitée par le noté
42. "first / second task for first assessor"
43. Format papier lors de l'entretien
44. Bouton "refresh"
45. Désignation des "correspondants"
46. Modification du commentaire du noté quant à son évaluation après l'entretien avec le PN
47. Accès en lecture à l'Unité RH
48. Demandes d'accès à Rapnot provenant des chefs d'unité ou coordinateurs
49. Personnes absentes toute l'année
50. Désignation des délégués
51. Désignation des délégués - Sous quelle forme
52. Désignation des délégués - Validité
53. Désignation des délégués - Prise en compte dans eRapNot
1. Qu'en est-il de la signature dans la nouvelle application eRAPNOT ?
Il n'y a plus de signature. Les règles stipulent que c'est la validation électronique qui tient lieu de signature.
Dès que le notateur final valide le rapport de notation, le noté est notifié de la validation et aura accès à son rapport de notation, qui sera automatiquement archivé dans le dossier personnel.
Le noté ne sera donc plus convoqué pour venir signer son rapport de notation.
Les délais de recours commenceront à courir à compter de la date de la notification.
??? S'il s'agit du "Notateur final" (NF), c'est donc que, après l'entretien avec le 1er notateur (N1), le noté doit pouvoir demander l'entretien avec le NF
Dès que le notateur final valide le rapport de notation, le noté est notifié de la validation et aura accès à son rapport de notation, qui sera automatiquement archivé dans le dossier personnel.
Le noté ne sera donc plus convoqué pour venir signer son rapport de notation.
Les délais de recours commenceront à courir à compter de la date de la notification.
??? S'il s'agit du "Notateur final" (NF), c'est donc que, après l'entretien avec le 1er notateur (N1), le noté doit pouvoir demander l'entretien avec le NF
2. Que se passera-t-il par exemple si le noté ne répond pas à l'invitation pour participer à l'entretien?
Le système prévoit d'envoyer des messages à chaque étape afin de rappeler le délai de réponse à la personne qui doit intervenir dans le rapport de notation. Il est important de préciser que la réponse à l'invitation à l'entretien et l'insertion des commentaires au point 6 se font par deux voies différentes.
Le noté reçoit un email lui informant qu'il dispose de 5 jours calendriers:
* pour répondre à l'invitation par email.
La réponse à cette invitation n'est pas inclue dans le workflow.
Par conséquent, si par exemple un noté ne répond pas à l'invitation à l'entretien dans le délai imparti, le notateur décidera de la suite à donner:
* pour émettre éventuellement des commentaires concernant sa compétence, son rendement et sa conduite au point 6 du rapport de notation, dans eRAPNOT. S'il ne réagit pas dans le délai imparti, le workflow retourne automatiquement chez le premier notateur.
La réponse à cette invitation n'est pas inclue dans le workflow.
Par conséquent, si par exemple un noté ne répond pas à l'invitation à l'entretien dans le délai imparti, le notateur décidera de la suite à donner:
soit il considère que le noté ne souhaite pas être interviewé et valide le projet de rapport de notation en l'état, ??? Il faut un minimum de motivation pour cette option
soit il vérifie si le noté est absent sans accès à un ordinateur et l'envoie le projet de rapport par courrier recommandé.
soit il vérifie si le noté est absent sans accès à un ordinateur et l'envoie le projet de rapport par courrier recommandé.
* pour émettre éventuellement des commentaires concernant sa compétence, son rendement et sa conduite au point 6 du rapport de notation, dans eRAPNOT. S'il ne réagit pas dans le délai imparti, le workflow retourne automatiquement chez le premier notateur.
3. L'entretien peut-il avoir lieu au-delà des 5 jours calendrier?
Le délai pour l'entretien est de 5 jours minimum. Il peut avoir lieu plus tard mais non plus tôt. En effet, l'application ne permet pas de donner moins de 5 jours calendrier au noté. De toute façon, le premier notateur est tenu d'entrer la date de l'entretien dans l'application.
4. Le noté peut--il refuser de s'entretenir avec le premier notateur?
Oui. Le noté peut demander au premier notateur de ne pas s'entretenir avec lui sans que cela lui empêche de faire des commentaires à l'attention du notateur final, voire de demander un entretien avec ce dernier.
5. À quel stade seront remplis les objectifs pour l'année suivante?
Les objectifs opérationnels et de formation doivent être complétés lors de l'entretien de notation.
6. Le premier notateur doit exercer au moins la fonction de chef d'unité ?
Oui, tel que prévu dans les règles.
7. Le premier notateur peut déléguer la rédaction du rapport aux chefs de service. Dans ces cas, qui fait l'entretien ?
Même s'il délègue la rédaction du rapport, le premier notateur demeure responsable pour tenir les entretiens de notation.
8. Le chef de service aura-t-il accès au rapport de notation pour remplir le rapport de notation ?
Le premier notateur sélectionne et attribue dans l'application les rapports de notation qu'il souhaite déléguer au chef de service. Ce dernier disposera de 14 jours calendrier pour compléter et renvoyer le(s) rapport(s) de notation. À défaut, le(s) rapport(s) reviendra(ont) chez le premier notateur.
9. Comment procéder pour consulter les autres supérieurs hiérarchiques que le noté a eus durant l'année de référence? Quid des présidents des comités et des chefs de projet ?
* En cas de mutation du noté au sein du PE (changement de service/unité/direction): le premier notateur doit consulter le ou les supérieurs que le noté a eus pendant l'année de référence.
Dans ce cas, le premier notateur lance la consultation des autres supérieurs hiérarchiques dans le workflow de l'application. Les supérieurs hiérarchiques consultés ont un accès à eRAPNOT en tant que "Supérieur hiérarchiques à consulter" et doivent insérer leur évaluation dans le champ dédié à cet effet, directement dans l'application. Ils ont 14 jours calendriers pour faire leur évaluation et la soumettre au premier notateur.
En cas de non réponse dans le délai imparti, la mention "no comment/Pas de commentaire" sera insérée.
Il est utile de préciser que le premier notateur ne pourra pas inviter le noté tant que le supérieur hiérarchique à consulter n'aura pas transmis son évaluation ou tant que le délai ne sera pas écoulé.
??? Contradiction entre les deux derniers paragraphes.
* Le premier notateur doit également consulter les présidents des comités et les chefs de projet dans le cadre du "Parliarnentary Project Portfolio" (à noter que ces projets seront disponibles uniquement à partir de la campagne de notation 2015). En cas de non réponse dans le délai imparti, la mention "no comment/Pas de commentaire" sera insérée.
Il est utile de préciser que le premier notateur ne pourra pas inviter le noté tant que le supérieur hiérarchique à consulter n'aura pas transmis son évaluation ou tant que le délai ne sera pas écoulé.
Dans ces cas, un email est envoyé au Président ou au chef de projet, automatiquement depuis l'application, dès qu'on sélectionne et valide la participation à un comité ou un projet.
Le premier notateur en recevra une copie.
Cet email informe le président ou le chef de projet qu'il doit transmettre (par email) son appréciation ainsi que le temps que le noté a consacré aux travaux du comité ou du projet.
Le premier notateur intégrera les réponses lui-même dans l'application car les présidents de comité et les chefs de projets n'ont pas accès à l'application.
Le premier notateur en recevra une copie.
Cet email informe le président ou le chef de projet qu'il doit transmettre (par email) son appréciation ainsi que le temps que le noté a consacré aux travaux du comité ou du projet.
Le premier notateur intégrera les réponses lui-même dans l'application car les présidents de comité et les chefs de projets n'ont pas accès à l'application.
10. Est-ce que l'application va obliger les supérieurs hiérarchiques consultés au respect des délais ?
Oui. Une fois que le premier notateur lance la procédure, tous les délais se déclenchent. Si le premier notateur n'a pas de réponse aux consultations qu'il a lancées et pour lesquelles il y a un délai, il indiquera lui-même à la fin du délai prescrit qu'il n'y a pas eu de réponse.
??? le Noté peut être pénalisé .
??? le Noté peut être pénalisé .
11. Le notateur doit être fonctionnaire ou agent temporaire 2a) ou 2c). Est-ce que la personne à qui il délègue ou qui doit être à consulter doit aussi être un fonctionnaire ou un agent temporaire 2a) ou 2c) ?
Oui, ce qui est conforme aux règles.
12. En cas de problèmes concernant le fonctionnement de l'application, est-ce que nous pourrons appeler les informaticiens ?
Non, vous ne pourrez pas appeler mais vous aurez la possibilité de contacter le Helpdesk eRAPNOT par mail. En effet, l'équipe de support eRAPNOT se chargera de diriger la requête vers le secteur compétent: informaticiens DG PERS, gestionnaires Notation ou DG ITEC.
13. Est-ce qu'il y aura des modes d'emploi pour l'application ?
Oui. Il y aura bientôt des "video tutorials" des manuels en version PDF qui seront accessibles à l'ensemble des utilisateurs.
14. Que ce passe-il si le notateur final ne valide pas dans le délai imparti ?
Le notateur final doit s'assurer que les premiers notateurs lui transmettent les rapports de notation en temps utile de façon à ce qu'il puisse les valider dans les délais.
* Si le notateur final est présent et qu'il ne valide pas dans les délais impartis, la validation du rapport est automatique.
* En cas d'absence prolongée du notateur final (en raison, par exemple d'un congé maladie, congé de convenance personnelle ou autres), le premier notateur du notateur final ou son remplaçant désigné, assume le rôle de notateur final du noté concerné. Dans ce cas, après que l'entité nous ait informé, le workflow sera remis vers ce "nouveau" notateur final.
Toutefois, ce sera possible de remettre le rapport de notation au niveau du notateur final, pour des raisons dûment justifiées.
15. Le noté a 5 jours calendrier pour valider son rapport de notation après l'entretien. Si le noté est en congé dans un endroit où il n'a pas la possibilité d'accéder à un ordinateur, est-ce que la procédure est suspendue jusqu'à son retour ? Est-ce qu'on peut demander un retour en arrière lorsqu'il est disponible ?
Si le premier notateur sait que le noté n'a pas accès à un ordinateur pendant son congé, il ne valide pas le rapport de notation et lui envoie une copie par courrier recommandé.
Il attendra ensuite la réponse du noté avant de poursuivre.
À noter que les règles prévoient qu'il appartient au noté de signaler au premier notateur qu'il n'a pas accès à un ordinateur.
Il attendra ensuite la réponse du noté avant de poursuivre.
À noter que les règles prévoient qu'il appartient au noté de signaler au premier notateur qu'il n'a pas accès à un ordinateur.
16. Qu'en est-il des correspondants ? Est-ce qu'ils auront encore un rôle ?
Oui. Les correspondants des notateurs gardent leur rôle comme auparavant.
Ils pourront se connecter avec leurs propres identifiants (login et mot de passe usuels) et leur connexion sera visible dans les logs de l'application.
Comme par le passé, ils auront les mêmes accès à l'application que ceux de leur notateur.
Ils pourront se connecter avec leurs propres identifiants (login et mot de passe usuels) et leur connexion sera visible dans les logs de l'application.
Comme par le passé, ils auront les mêmes accès à l'application que ceux de leur notateur.
17. Est-ce que les directeurs généraux auront un accès spécial en tant • que superviseurs de la notation de leurs DGs?
Oui. Les directeurs généraux ont le rôle de superviseur et pourront se connecter (ou leurs correspondants) en tant que tels dans l'application. Le rôle de superviseur leur donne une vision globale de la notation dans leurs DGs.
18. Qu'est-ce que les ressources humaines auront comme accès ? Avant on pouvait aussi avoir ce rôle de superviseur. Est-ce que ce sera uniquement pour le directeur général ?
Non. Il est prévu que les Directions ressources et/ou les correspondants notation des DGs, qui gèrent les rapports de notation pour le directeur général, puissent être les correspondants pour le Directeur général qui est le superviseur. Il appartiendra à chaque DG de décider qui joue ce rôle.
19. Est-ce que les correspondantes pourront aussi modifier les rapports ou est-ce qu'il faudra remettre le rapport au niveau du premier notateur si le rapport est au niveau du notateur final ?
Le notateur final (ou son correspondant) peut tout modifier dans le rapport (après en avoir informé le premier notateur) sauf l'appréciation globale du premier notateur.
Si le notateur final fait des changements dans le rapport, le premier notateur en sera notifié.
Si la situation l'exige, le rapport de notation pourra être remis à un autre niveau par l'équipe Notation.
??? Mais le noté devrait être aussi informé
Si le notateur final fait des changements dans le rapport, le premier notateur en sera notifié.
Si la situation l'exige, le rapport de notation pourra être remis à un autre niveau par l'équipe Notation.
??? Mais le noté devrait être aussi informé
20. Ceci veut dire que tout changement sera notifié au noté ?
Dans son "Dashboard", le noté peut voir à tout moment où est son rapport et s'il y a eu des changements à son contenu.
À chaque validation, le noté est informé de l'état de son rapport et peut aller le consulter via le lien indiqué.
À chaque validation, le noté est informé de l'état de son rapport et peut aller le consulter via le lien indiqué.
21. À partir de quand pourra-t-on accéder à eRAPNOT à distance ?
La date n'est pas encore connue. Le personnel sera informé dès que cette possibilité sera disponible.
22. Aura-t-on un login différent de celui de Streamline ?
Non, c'est le même login et le même mot de passe.
23. Est-ce que les notateurs auront la possibilité de sauvegarder leur travail avant de le valider ?
Oui, il existe une fonctionnalité dans l'application permettant au premier notateur de sauvegarder son travail.
24. Le notateur aura-t-il assez de temps pour travailler sur un rapport ou y aura-t-il une notification lui disant qu'il va être déconnecté ?
Non, l'application demeurera active tant que le notateur ne se déconnecte pas.
25. La validation finale des rapports de notation est-elle toujours au 15 mars comme dans le passé ?
La validation finale des rapports de notation est prévue jusqu'à la fin du mois de mars.
26. Nous comprenons que le rôle des Ressources Humaines sera fortement réduit suite aux nouvelles dispositions et la mise en place de la nouvelle application. Pouvez-vous nous dire quel sera le rôle des Ressources Humaines dans l'exercice de notation ?
En tant que correspondants du directeur général, qui a le rôle de Superviseur (SU) en eRAPNOT, les RH auront les mêmes accès que lui (à moins que lui il en décide autrement, bien sûre) et pourront donc avoir une vision globale sur le déroulement de la procédure de notation dans leur DG, ainsi que la possibilité de faire le "monitoring" de la notation de leur DG et de savoir à tout moment le point de la situation.
Par ailleurs, selon les nouvelles règles, les recours introduits par les notés seront décidés, après avis du Comité des rapports, par le directeur général dans la grande majorité des cas (sauf s'il est lui-même notateur du réclamant) .
Les RH des DG devront donc se charger des réponses à donner aux recours introduits par les collègues contre leurs RN. À cela s'ajoute le rôle qui incombe à chaque directeur général de veiller à l'harmonisation de la notation dans sa DG : choisir les critères d'évaluation, contrôler la qualité du contenu des RN, organisation des collèges de notateurs, décider les objectifs pour la DG pour les années à venir, etc.
Les RH des DG devront donc se charger des réponses à donner aux recours introduits par les collègues contre leurs RN. À cela s'ajoute le rôle qui incombe à chaque directeur général de veiller à l'harmonisation de la notation dans sa DG : choisir les critères d'évaluation, contrôler la qualité du contenu des RN, organisation des collèges de notateurs, décider les objectifs pour la DG pour les années à venir, etc.
27. Sera-t-il possible de sauver une copie pdf des rapports de notation ?
Ce serait à la fois illégale (violation des règles relatives à la protection des données et création de dossiers personnelles parallèles) et inutile (pas besoin d'archiver étant donné que vous pouvez toujours consulter les RN dans eRAPNOT et dans Streamline).
28. Les notifications seront-elles transmises par mail ?
Oui, dès envoi d'un workflow à un acteur, un mail est envoyé en même temps.
29. L'ancienne version de Rapnot restera-t-elle disponible cette année?
Oui, pour consulter les rapports de notation 2013 ainsi que pour terminer les rapports qui n'ont pas encore été finalisés.
30. La nouvelle version eRAPNOT permettra-t-elle de consulter les rapports précédents?
Non, pas les rapports faits en Rapnot, mais les rapports de notation 2014 seront visibles à partir de la campagne de notation 2015 et ainsi de suite.
31. Mises à part les tâches, quelles autres informations du rapport de notation (critères + commentaires + objectifs) seront transférées sur eRAPNOT?
Les seules informations transférées vers eRAPNOT seront les tâches et les objectifs de l'année précédente.
32. Y aura-t-il un spellcheck dans eRAPNOT?
C'est dans la liste "Nice to have". À noter néanmoins que celui qui utilise "Firefox" pourra se servir du dictionnaire de Firefox.
33. Pour les personnes nouvellement recrutées, transférées, réintégrées ou nommées au PE au cours de l'année de référence, pourra-t-on introduire N/A dans la rubrique 4.2.3 (change in performance/Evolution des prestations professionnelles depuis l'exercice précédent),
Dans ces cas, il faut sélectionner l'option "Stable or N/A"/"Stable ou N/A" et ajouter dans la partie "Comment/Commentaire", une explication du type: "N/A. Staff member newly recruited, transferred, reinstated or appointed during the review period" ou "N/A. Noté nouvellement recruté, transféré, réintégré ou nommé au cours de la période de référence."
34. Le fait que le rapport de notation a été rempli par un chef de secteur/service sera-t-il visible par le noté dans eRAPNOT ?
Le noté ne pourra pas savoir ce que le délégué a écrit, étant donné que c'est le PN le responsable pour le contenu du rapport. Il est utile de souligner que, tant que le PN ne valide pas le RN, le noté n'aura pas accès au contenu du rapport. De même, si le RN est chez le noté, le PN ou le NF ne verront pas ce qu'il est en train d'écrire ; ils le verront uniquement au moment où le noté valide le rapport dans le système. Toutefois, le noté saura à qui le PN a délégué la préparation du rapport.
35. La délégation de la rédaction du rapport à un chef de secteur/chef de service se fait elle par workflow eRAPNOT ?
Oui, avec l'envoi en parallèle d'un mail informant le chef de service qu'un rapport lui a été attribué pour rédaction.
36. Lors de l'entretien, le noté peut se faire accompagner.
Est-ce qu'il doit annoncer cela au préalable au PN via eRAPNOT ?
Oui, il doit prévenir le PN qu'il sera accompagné.
Le noté est d'ailleurs informé dans le mail d'invitation à l'entretien du fait qu'il doit informer le PN s'il décide de se faire accompagner lors de l'entretien de notation.
La communication entre le PN et le noté au sujet de l'entretien ne pourra pas se faire en eRAPNOT; elle doit être faite par email.
Le noté est d'ailleurs informé dans le mail d'invitation à l'entretien du fait qu'il doit informer le PN s'il décide de se faire accompagner lors de l'entretien de notation.
La communication entre le PN et le noté au sujet de l'entretien ne pourra pas se faire en eRAPNOT; elle doit être faite par email.
37. Si le PN, de sa part, veut également se faire accompagner, doit-il annoncer cela au noté?
Par quel moyen?
C'est prévu dans e-RAPNOT ?
Les règles prévoient que le PN peut se faire accompagner par un responsable de la Direction ressources ou équivalent de son entité fonctionnelle si:
(a) le noté se fait également accompagner ou
(b) dans des cas exceptionnels dûment justifiés.
Selon la même logique, le PN doit informer également le noté qu'il sera accompagné lors de l'entretien. Dans des cas exceptionnels, et même si le noté n'est pas accompagné, le PN peut se faire accompagner. Il est tenu de contacter la Direction Ressources de son entité fonctionnelle pour faire part du cas et en discuter. Il incombera ensuite à la Direction Ressources de décider si le cas justifie ou non que le PN soit accompagné lors de l'entretien.
(a) le noté se fait également accompagner ou
(b) dans des cas exceptionnels dûment justifiés.
Selon la même logique, le PN doit informer également le noté qu'il sera accompagné lors de l'entretien. Dans des cas exceptionnels, et même si le noté n'est pas accompagné, le PN peut se faire accompagner. Il est tenu de contacter la Direction Ressources de son entité fonctionnelle pour faire part du cas et en discuter. Il incombera ensuite à la Direction Ressources de décider si le cas justifie ou non que le PN soit accompagné lors de l'entretien.
38. Les données historiques (évaluations, comité, etc. de l'année dernière) seront-elles reprises dans le nouveau système ?
Non, on ne peut pas ajouter les anciennes évaluations, étant donné que le système de critères a changé (2 critères seront définis par le SG, 2 par la DG 2 éventuellement par le notateur), la participation dans les comités a aussi changé dans les règles, donc on ne peut pas reprendre ce qui a été fait l'année dernière ; les tâches par contre seront reprises.
39. Avant l'entretien, le noté peut envoyer une remarque suite au projet du rapport concernant compétence/rendement/conduite. Peut-il également envoyer une remarque au sujet de l'appréciation générale du PN ?
Le point 6 est prévu pour une remarque du noté concernant ses "compétence/rendement/ conduite". Il peut ajouter ses commentaires généraux après entretien sous point 7 à l'attention du notateur final.
40. Peut-on sortir le "statut des rapports" comme dans l'autre système ? On peut voir le "statut des rapports" en utilisant le Dashboard.
41. Il n'y a plus le niveau de satisfaction et évolution souhaitée à remplir par le noté. Cela n'existe plus? Si cela existe toujours, est-ce qu'un suivi est envisagé?
Non, cela a été enlevé du rapport. Le noté peut faire son auto-évaluation en ajoutant des commentaires concernant sa compétence, sa conduite et son rendement sous le point 6. Il a également la possibilité s'il le souhaite d'exprimer son niveau de satisfaction et ses souhaits d'évolution au point 6 et d'émettre d'éventuels commentaires au notateur final aux points 7 et 9.
42. Que signifie "first task for first assessor, second task for first assessor"? Est-ce qu'on pourrait éventuellement envisager une autre formulation ?
En fait, il s'agit d'une terminologie de base de données qui ne peut pas être changée. First task se réfère à la 1ère étape du travail du PN (décision sur la délégation ou non), "2nd task" à l'étape suivante (rédaction du rapport après le délégué et invitation à l'entretien) et "third task" aux modifications et validation du projet de rapport après l'entretien.
NB: Si le premier notateur ne délègue pas, il peut rédiger le projet et inviter le noté à l'entretien dans l'étape "1st Task" et il passera directement à l'étape " third task".
43. Vu que l'application est "paperless", faut-il encore un papier lors de l'entretien?
Nous recommandons aux notés d'imprimer leur projet de rapport pour en discuter lors de l'entretien.
44. Quand doit-on utiliser le bouton "refresh" ?
Pendant les tests nous avons recommandé d'utiliser le bouton "refresh" quand le flow n'a pas continué comme il fallait. Quand l'application sera en production, on peut l'utiliser par exemple dans la Task List pour la mettre à jour. D'après les informaticiens, dans l'application, le "refresh" (mise à jour) sera fait automatiquement de façon régulière.
45. Le PN ou le NF peut désigner un "correspondant". Avec la nouvelle application, le correspondant se connectera-t-il avec le login et le mot de passe du PN ou NF ?
Non, les correspondants auront leurs propres identifiants, comme dans l'ancien rapnot.
46. Serait-il possible de changer l'application eRAPNOT de façon à ce qu'une modification du commentaire du noté quant à son évaluation soit encore possible après l'entretien avec le PN?
Non.
L'application doit respecter les règles.
Avant l'entretien le noté est censé faire ses commentaires quant à sa compétence, son rendement et sa conduite pendant l'année de référence (il s'agit d'une auto-évaluation qui fait partie de l'ensemble à discuter avec le PN).
Par la suite, il a l'opportunité de discuter de son rapport avec son PN et, si par après, il souhaite encore s'exprimer il pourra faire des commentaires à l'attention du NF.
??? Cele signifie de le NF ne peut plus changer !!!
L'application doit respecter les règles.
Avant l'entretien le noté est censé faire ses commentaires quant à sa compétence, son rendement et sa conduite pendant l'année de référence (il s'agit d'une auto-évaluation qui fait partie de l'ensemble à discuter avec le PN).
Par la suite, il a l'opportunité de discuter de son rapport avec son PN et, si par après, il souhaite encore s'exprimer il pourra faire des commentaires à l'attention du NF.
??? Cele signifie de le NF ne peut plus changer !!!
47. Pouvez-vous donner accès en lecture à l'Unité RH (chef d'unité RH et assistantes RH) pour toute la DG sans devoir passer par le mot de passe du Directeur général ?
Les correspondants RH auront accès à l'application avec les mêmes identifiants qu'ils utilisent pour se connecter au réseau du PE ; ils verront la même chose que le notateur et/ou superviseur pour lequel ils sont correspondants.
48. Lorsque nous avons des demandes d'accès à Rapnot provenant des chefs d'unité ou coordinateurs, devons-nous encore vous transférer les demandes ou eRAPNOT sera-t-il accessible directement avec le login Windows ?
En ce qui concerne le lien pour accéder à l'application : il sera dans User Application pour tout le monde puisque tout le monde (ou presque) aura un RN.
En ce qui concerne les droits sur les données (par exemple pour être notateur ou correspondant d'un notateur), rien ne change : il faudra passer par nous pour donner les droits d'accès.
49. Pour les personnes qui ont été absentes toute l'année, le point 4.2.2. concernant les objectifs et le point 4.2.3. concernant l'évolution des prestations professionnelles devraient indiquer N/A. Est-ce que l'information sera prise automatiquement de Streamline et insérée dans eRAPNOT ou est-il possible d'ajouter une option N/A ?
Pour les personnes absentes toutes l'année, il suffira de sélectionner le scénario "Absent", dans le Dashboard/détails du noté concerné. Automatiquement, le rapport de notation ne comportera ni tâches ni évaluation sur les prestations du noté (conformément à l'article 2 paragraphe 6 des règles internes.).Seul le point 5 concernant les objectifs est renseigné.
50. Qui désigne les délégués ? Le PN et/ou le Superviseur (DirGén) ?
Le délégué doit être le supérieur hiérarchique direct du noté et du groupe de fonction AD. C'est le PN qui le désigne comme délégué dans l'application.
51. Sous quelle forme / selon quel formalisme doit-elle être faite ?
Tous les AD de l'unité figureront par défaut dans la liste des éventuels délégués, dans eRAPNOT.
52. Qui vérifie la validité de cette délégation (= conformité à cette RI) ?
Le Premier notateur doit choisir le délégué en conformité avec les règles.
53. Cette délégation sera-t-elle prise en compte dans eRapNot ? Autrement dit, le délégué aura-t-il accès à eRapNot pour saisir le projet de RN ?
Tout à fait, il aura accès à l'application en tant que délégué (avec ses propres identifiants). Il sera informé par email qu'il doit rédiger un rapport avec un lien direct à l'application.