Règles relatives à l'application e-CV

- considérant le traité sur le fonctionnement de l'Union européenne et notamment son article 16,

- considérant le règlement du Parlement européen et notamment son article 23, paragraphe 5,

- considérant l'avis du Contrôleur européen de la protection des données du 4 octobre 2011,

considérant ce qui suit:

(1) Le règlement (CE) n° 45/2001 du Parlement européen et du Conseil du 18 décembre 2000 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel par les institutions et organes communautaires et à la libre circulation de ces données octroie aux personnes physiques des droits juridiquement protégés en la matière et précise les obligations relatives au traitement des données qui incombent aux contrôleurs des institutions et organes communautaires.

(2) La décision du Bureau du 22 juin 2005 fixe les règles générales qui régissent la mise en œuvre du règlement (CE) n° 45/2001 du Parlement européen et du Conseil relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel par les institutions et organes communautaires et à la libre circulation de ces données, dans le cas du Parlement européen.

(3) La décision du Bureau du 12 janvier 2009 énonce les règles internes relatives à la base de données SKILLS, qui sera remplacée par l'application e-CV.

(4) Pour des raisons techniques, la décision du Bureau précitée restera en vigueur pendant une période transitoire.

Article 1 - Définition

L'application e-CV est un outil de gestion du personnel. Elle rassemble des données à caractère personnel (nom, date de naissance, nationalité, lieu d'affectation, service, métier exercé, matricule, grade, dates d'entrée aux Communautés et au Parlement européen et code du service), la description des tâches attribuées, le résumé de l'expérience professionnelle au sein et en dehors de l'institution, les études, les cours de formation suivis, les langues ainsi que la possibilité d'ajouter d'autres types d'informations utiles relatives aux membres du personnel du Parlement européen (personnes concernées).

L'application e-CV est intégrée à Streamline et remplace la base de données SKILLS.

Article 2 - Source et contenu des informations traitées

Les données à caractère personnel énumérées à l'article 1er ainsi que les données administratives concernant l'expérience professionnelle au sein des institutions proviennent de la base Streamline, de même que la description des tâches attribuées. La liste des cours de formation suivis provient de l'application Streamline Learning Management.

La description détaillée des tâches effectuées tout au long du parcours professionnel de la personne concernée, y compris au Parlement européen, les informations relatives aux études, aux langues, à l'autoévaluation des compétences ainsi qu'à toute autre forme d'expérience utile sont fournies par la personne concernée.

Les différentes sources d'informations peuvent être adaptées aux innovations technologiques par décision(s) du Secrétaire général.

Article 3 - Responsabilité

Le responsable du traitement des données chargé de l'application e-CV est le chef de l'unité "Organisation interne et programmation des ressources humaines" de la DG Personnel.

Article 4 - Objet et destinataires des données

Les données de l'application e-CV peuvent être communiquées aux services du Parlement européen concernés dans le cadre des procédures de pourvoi de postes, d'attestation et de certification ou pour faciliter la préparation d'un conseil en carrière - par exemple dans le cadre de la mobilité - ainsi que dans le cadre de la constitution de groupes de travail, de jurys de concours et comités divers, et peuvent être consultées par lesdits services.

Les données de l'application e-CV ne peuvent être communiquées à des personnes non autorisées ni traitées à d'autres fins que celles pour lesquelles elles sont recueillies.

Article 5 - Délai de conservation

Les données sont conservées dans l'application e-CV jusqu'à trois mois après la cessation définitive des fonctions de la personne concernée au sein du Parlement européen.

Article 6 - Droits de la personne concernée

Les personnes concernées ont un droit d'accès ainsi que de rectification des données inexactes ou incomplètes. Elles ont également le droit d'obtenir le verrouillage des données les concernant lorsque leur exactitude est contestée ainsi que leur effacement si leur traitement est illicite.

Toute personne concernée a le droit de s'opposer à tout moment, pour des raisons impérieuses et légitimes tenant à sa situation particulière, à ce que des données la concernant fassent l'objet d'un traitement.

Pour ce faire, dans la mesure où il s'agit de données fournies automatiquement par Streamline, la personne concernée ou son représentant dûment mandaté doit adresser une demande écrite au responsable du traitement des données chargé de l'application e-CV, en précisant les données concernées. Les personnes concernées peuvent modifier ou supprimer directement dans l'application e-CV les données à caractère personnel qu'elles y ont introduites ellesmêmes.

Les règles prévues aux articles 8 à 13 des dispositions d'exécution relatives à la protection des données par le Parlement européen (Recueil des réglementations 4.2. ) s'appliquent.

(1) Publiées au Journal officiel de l'Union européenne C 308 du 6 décembre 2005.

Article 7 - Informations à fournir à la personne concernée

Conformément aux articles 11 et 12 du règlement (CE) n° 45/2001, les personnes concernées reçoivent, par des moyens appropriés, les informations utiles qui doivent être communiquées dans le cadre de la collecte des données à caractère personnel.

Article 8 - Entrée en vigueur

La présente décision entre en vigueur le jour suivant son adoption.

La décision du Bureau du 12 janvier 2009 énonçant les règles internes relatives à la base de données SKILLS est abrogée avec effet au 1er janvier 2013.