CHAPITRE I - PRINCIPES GÉNÉRAUX ET DÉFINITIONS
Article 1 : Hiérarchie des normes
Article 2 : Définitions
CHAPITRE II - RÔLE ET COMPOSITION DES DÉLÉGATIONS
Article 3 : Rôle des délégations
Article 4 : Composition des délégations
Article 5 : Observateurs dans les délégations
CHAPITRE III - CONSTITUTION D’UNE DÉLÉGATION
Article 6 : Décision de constitution d’une délégation
Article 7 : Constitution d’une délégation
CHAPITRE IV - MANDAT ET MODALITÉS D’ÉLECTION D’UNE DÉLÉGATION
Article 8 : Durée du mandat
Article 9 : Modalités d'élection d’une délégation
Article 10 : Droit de vote et éligibilité
Article 11 : Validité du vote et validité de l’élection
Article 12 : Résultats et réclamations
CHAPITRE V - DÉROGATIONS AU PROCESSUS D’ÉLECTION DES DÉLÉGATIONS
Article 13 : Dérogation au processus d’élection des délégations à vocation linguistique
CHAPITRE VI - FONCTIONNEMENT DES DÉLÉGATIONS
Article 15 : Assemblée générale d’une délégation
Article 16 : Réunions des délégations
Article 17 : Règlement des délégations
Article 18 : Démission d’un ou plusieurs membres d’une délégation
CHAPITRE VII - CESSATION DES FONCTIONS D’UNE DÉLÉGATION
Article 19 : Démission d’une délégation
Article 20 : Dissolution d’une délégation
CHAPITRE VIII - RELATIONS DES DÉLÉGATIONS AVEC LES PARTIES PRENANTES
Article 21 : Représentation du Comité du personnel dans les délégations
Article 22 : Relations avec les membres de l’administration
Article 23: Relations avec le Collège des scrutateurs
CHAPITRE IX - COLLÈGE DES PRÉSIDENTS DE DÉLÉGATIONS
Article 24 : Collège des présidents des délégations professionnelles
CHAPITRE X - RÉVISION ET ENTRÉE EN VIGUEUR
Article 25 : Révision du règlement commun des délégations
Article 26 : Entrée en vigueur
RÈGLEMENT COMMUN DES DÉLÉGATIONS DÉCISION DU COMITÉ DU PERSONNEL DU 26 AVRIL 2022
LE COMITÉ DU PERSONNEL DU PARLEMENT EUROPÉEN,
- vu l’article 9, point 3 du statut des fonctionnaires,
- vu l’Annexe II du statut et notamment l’article premier, dernier paragraphe,
- vu l'article 9 de son règlement intérieur,
Considérant ce qui suit :
(1) le Comité du personnel est l’organe statutaire de représentation des intérêts du personnel auprès de l’institution et est partant l’interlocuteur entre celle-ci et le personnel,
(2) il est nécessaire de renforcer le dialogue social et la représentation des groupes professionnels,
(3) il est nécessaire d’établir un cadre légal donnant un statut juridique clair aux délégations professionnelles,
ADOPTE LE PRÉSENT RÈGLEMENT :
CHAPITRE I - PRINCIPES GÉNÉRAUX ET DÉFINITIONS
Article 1 : Hiérarchie des normes
Le règlement commun s’applique à toutes les délégations dûment constituées et prévaut sur les règlements intérieurs des différentes délégations.
Article 2 : Définitions
Dans le contexte du règlement commun des délégations, on entend par :
a) « groupe professionnel » : l’ensemble des membres du personnel statutaire et/ou agents visés aux titres II et IV du Régime Applicable aux autres Agents (RAA), ayant un métier ou représentant une catégorie de personnel statutaire spécifique et ayant des intérêts communs ;
b) « délégation professionnelle » : la représentation dûment élue d’un groupe professionnel spécifique ;
c) « assemblée générale » : la réunion de l’ensemble des membres du personnel d’un groupe professionnel ;
d) « règlement intérieur » : le règlement spécifique à chaque délégation ;
e) « cooptation » : désignation d'un membre nouveau d'un corps constitué, par les membres qui en font déjà partie ;
e) « Collège des président(e)s des délégations professionnelles » : la réunion de tous/toutes les président(e)s de chaque délégation professionnelle actives et du/de la président(e) du Comité du personnel.
CHAPITRE II - RÔLE ET COMPOSITION DES DÉLÉGATIONS
Article 3 : Rôle des délégations
Les délégations représentent des groupes professionnels au sein du personnel. Les délégations ont pour rôle de défendre les intérêts de ces groupes et d'exprimer leurs idées sur les affaires qui les concernent. À ce titre, elles jouent un rôle d'information et de conseil auprès du Comité du personnel.
Sans préjudice des règlements en vigueur et en coopération avec les organes du Comité du personnel, les délégations ont pour tâches principales :
- de défendre les intérêts spécifiques du personnel qu’elles représentent ;
- de proposer des mesures relatives à l’organisation du travail de ces groupes professionnels ou de nouvelles méthodes de travail ;
- de favoriser l’intégration des collègues ;
- de contribuer à résoudre les problèmes relatifs à l’activité professionnelle spécifique du personnel ;
- de veiller à l’amélioration des conditions de travail et au respect des normes en vigueur ; - de veiller au respect des droits du personnel ;
- de conseiller le Comité du personnel dans toutes les questions relevant des compétences de la délégation.
Conformément au principe énoncé à l'"article premier § 6 de l'Annexe II du Statut, les activités accomplies au titre d'une délégation font partie des services assurés pour l'Institution et ne peuvent entraîner aucun préjudice pour les personnes qui y siègent.
Article 4 : Composition des délégations
Les délégations représentant les groupes professionnels sont composées au minimum de trois membres et au maximum de dix membres.
Les délégations peuvent prévoir une représentation par lieu de travail. L'absence de candidat pour un lieu de travail ou pour un métier donné ne peut empêcher de pourvoir la totalité des sièges ni la constitution d’une délégation.
Les délégations couvrant plusieurs corps de métiers peuvent aller au-delà de dix membres afin que tous les corps de métiers soient représentés autant que possible de manière proportionnelle. Les délégations couvrant des services à vocation linguistique peuvent avoir un membre titulaire et un membre suppléant par unité linguistique.
Article 5 : Observateurs dans les délégations
Les délégations couvrant des services à vocation linguistique et les délégations représentant plusieurs métiers peuvent inviter le personnel d’une unité sous-représentée, de toute nouvelle unité ou, le personnel des métiers sous-représentés ou non représentés, à désigner parmi eux un observateur auprès de la délégation concernée, sans droit de vote et pour la durée restante du mandat de celle-ci.
En application des articles 13 et 14, lors d’une réunion de délégation, l’observateur peut demander à devenir membre de plein droit. La délégation décide la cooptation à la majorité des deux-tiers.
CHAPITRE III - CONSTITUTION D’UNE DÉLÉGATION
Article 6 : Décision de constitution d’une délégation
La création d'une délégation se fait :
a) soit à l’initiative du Comité du personnel ;
b) soit à la demande écrite, adressée au/à la président(e) du Comité du personnel, d'au moins un cinquième des membres du groupe professionnel concerné.
Le Comité du personnel décide, dans les deux mois suivant la date de la demande, de l’opportunité de la constitution de la délégation et établit le quorum de la première assemblée générale du groupe professionnel concerné.
Article 7 : Constitution d’une délégation
Le Comité du personnel communique la décision de création de la délégation par écrit aux initiateurs de la demande et/ou aux membres du groupe professionnel concerné.
Si la décision du Comité du personnel est négative, le Comité du personnel motive sa décision.
Les initiateurs de la demande font une proposition de composition de la délégation. Celle-ci est soumise pour adoption à l'assemblée générale du groupe professionnel concerné et pour ratification au Comité du personnel.
La composition adoptée et ratifiée, la délégation est réputée constituée.
CHAPITRE IV - MANDAT ET MODALITÉS D’ÉLECTION D’UNE DÉLÉGATION
Article 8 : Durée du mandat
Le mandat des délégations a une durée de trois ans.
Article 9 : Modalités d'élection d’une délégation
Les élections sont organisées par le Collège des scrutateurs conformément à la règlementation qui régit la représentation du personnel et conformément au règlement du Collège des scrutateurs.
Le Collège des scrutateurs décide des modalités pratiques du scrutin.
Le déroulement et le dépouillement des votes des élections aux délégations a lieu au cours d'une même période d'un mois, située à mi-mandat du Comité du personnel. À l'intérieur de cette période, le Collège des scrutateurs fixe la date de chaque élection du groupe professionnel concerné en consultation avec le Comité du personnel et le groupe professionnel concerné. Est exclue de la période des élections des délégations, la période estivale.
Dix jours avant d'arrêter la liste électorale pour chacune des délégations ainsi que les quorums respectifs, le Collège des scrutateurs publie les listes établies sur base des données fournies par l’Administration.
Dans ce même délai de dix jours, tout fonctionnaire ou agent qui réunit les conditions spécifiques définies par l’article 10 du présent règlement et le cas échéant par le règlement intérieur d'une délégation peut, sur requête motivée adressée au Collège des scrutateurs, figurer sur la liste électorale correspondante. Tout fonctionnaire ou agent ne peut toutefois figurer que sur une seule liste.
Pour leur campagne électorale tous les membres candidats disposent, selon les modalités fixées par le Collège des scrutateurs, des mêmes moyens matériels de publicité officielle. D’autres moyens de diffusion individuelle ou collective pourront être envisagés, en accord avec les modalités arrêtées par ledit Collège.
Si une délégation est créée en dehors de la période électorale précitée, les initiateurs de la demande sollicitent l’organisation d’élections endéans les trois mois qui suivent la décision positive du Comité du personnel.
Article 10 : Droit de vote et éligibilité
Sont électeurs-électrices et sont éligibles auprès de chaque délégation, pourvu qu'ils exercent le(s) métier(s) stipulé(s) dans les règlements intérieurs de chaque délégation, tous les fonctionnaires et tous les agents titulaires d'un contrat d'une durée supérieure ou égale à un an ou d’une durée indéterminée, à l'exception du personnel de l'encadrement supérieur tel que défini à l'article 29, paragraphe 2 du Statut.
Sont définis comme personnel d’encadrement supérieur au titre de l’article 29 paragraphe 2, les directeurs généraux ou leurs équivalents aux grades AD 16 ou 15 et les directeurs ou leurs équivalents aux grades AD 15 ou 14
En outre, sont électeurs-électrices les agents titulaires d'un contrat d'une durée inférieure à un an si, à la date du début des élections de la délégation, les agents sont en fonction dans l'Institution, de façon ininterrompue, depuis au moins six mois.
Aucun membre du Collège des scrutateurs (titulaire ou suppléant) n'est éligible.
Article 11 : Validité du vote et validité de l’élection
Le vote est personnel et secret. Chaque électeur ou électrice dispose d'autant de voix que de représentants à élire. Il/elle ne peut voter que pour une seule délégation et ne peut exprimer qu'un suffrage par candidat.
Les candidatures pour les élections sont adressées par courriel au Collège des scrutateurs.
L'élection n'est valide que si le nombre total de candidats est supérieur ou égal au nombre de sièges à pourvoir et si la participation est supérieure à la moitié des électeurs du groupe professionnel concerné.
Dans le cas où le nombre total de candidats est égal au nombre de sièges à pourvoir, le Collège des scrutateurs valide la liste des candidats en tant que membres élus.
Si le quorum de participants prévu à l’article 11, 3ème alinéa n’est pas atteint au terme de la période de vote initialement fixée, le Collège des scrutateurs prolonge cette période d'une semaine.
Si au terme de cette nouvelle période de vote le pourcentage n’est pas atteint, le vote est clos sans résultat.
Le Collège des scrutateurs reporte l’élection à une échéance ultérieure endéans les deux mois, sauf si la date coïncide avec la période estivale auquel cas la période de deux mois peut être étendue.
Article 12 : Résultats et réclamations
Le dépouillement du scrutin est public.
Sont élu(e)s les candidat(e)s qui obtiennent le plus de voix. En cas d'ex aequo, est élu(e) le ou la candidat(e) ayant la plus grande ancienneté dans le métier concerné.
Toute contestation concernant le déroulement des opérations électorales doit parvenir par écrit au/à la président(e) du Collège des scrutateurs dans un délai maximum de dix jours ouvrables après le scrutin. Cette possibilité est annoncée en début de période électorale à tous les électeurs et électrices.
Le Collège des scrutateurs est compétent pour traiter toute contestation concernant les élections aux délégations.
CHAPITRE V - DÉROGATIONS AU PROCESSUS D’ÉLECTION DES DÉLÉGATIONS
Article 13 : Dérogation au processus d’élection des délégations à vocation linguistique
Par dérogation à l’article 9, les délégations représentant des métiers linguistiques ont la faculté de faire procéder :
a) à des « élections partielles » ou de coopter des représentants proposés par les nouvelles unités linguistiques ;
b) à des « élections partielles » ou de coopter des représentants proposés par les unités linguistiques, non représentées ou sous-représentées ;
c) à une nouvelle élection générale si le nombre des membres titulaires de la délégation tombe en dessous de la moitié du nombre des unités linguistiques.
L’élection n’est valide que si le nombre total des candidats est supérieur ou égal à la moitié plus un des sièges à pourvoir. En outre, les candidats doivent être issus de la moitié plus une de toutes les unités linguistiques.
L’élection n’est valide que si au moins la moitié plus une des unités linguistiques ont élu un délégué titulaire.
Le quorum est calculé séparément pour chacune des unités participant aux élections.
Ces modalités spécifiques peuvent être inscrites dans le règlement intérieur des délégations représentant des métiers linguistiques et conformément au présent règlement.
Article 14 : Dérogation au processus d’élection des délégations représentant plusieurs métiers
Par dérogation à l’article 9, les délégations représentant plusieurs métiers ont la faculté de faire procéder à des « élections partielles » ou de coopter des représentants proposés par les métiers non représentés ou sous-représentés.
Le quorum est calculé séparément pour chacun des métiers participant aux élections.
Ces modalités spécifiques peuvent être inscrites dans le règlement intérieur des délégations représentant plusieurs métiers et conformément au présent règlement.
CHAPITRE VI - FONCTIONNEMENT DES DÉLÉGATIONS
Article 15 : Assemblée générale d’une délégation
La première assemblée générale de tout groupe professionnel vise à adopter la composition de la délégation nouvellement créée tel que stipulé à l’article 7.
Le Comité du personnel fixe le quorum à atteindre pour la tenue de la première assemblée générale de tout groupe professionnel.
L'assemblée générale est composée de tous les électeurs et électrices d'une délégation. Elle est convoquée par le/la président(e) du Comité du personnel au moins une fois par an. Dans les années où des élections des délégations sont prévues, l’assemblée générale se tient dans les deux mois qui précèdent les élections.
L’assemblée générale peut être convoquée avec une fréquence supérieure suite à une demande conforme aux conditions prévues aux règlements intérieurs des groupes professionnels respectifs. Elle est présidée par le/la président(e) du Comité du personnel ou par son représentant, assisté du/de la président(e) de la délégation.
Le quorum de l’assemblée générale de chaque groupe professionnel est établi dans le règlement intérieur de chaque délégation concernée.
Le/la présidente de l’assemblée ouvre, suspend et lève les séances. Il/elle dirige les travaux de l’assemblée, maintient l’ordre, donne la parole, déclare les discussions closes, met les questions aux voix et proclame les résultats des votes. Les membres de la délégation y sont entendus à leur demande.
Par dérogation à l’article 15 § 3, l’assemblée générale des interprètes permanents est convoquée et présidée par son/sa président(e).
Article 16 : Réunions des délégations
Les délégations se réunissent au moins quatre fois par année civile.
Les réunions sont ouvertes à tous les électeurs de la délégation, à l’exception des points annoncés à huis clos.
Article 17 : Règlement des délégations
Toute délégation arrête son règlement intérieur. Celui-ci est soumis pour adoption à l’assemblée générale du groupe professionnel concerné et pour ratification au Comité du personnel.
Le règlement intérieur inclut une disposition relative à la composition de la délégation telle qu’adoptée par l’assemblée générale du groupe professionnel concerné et ratifié par le Comité du personnel conformément à l’article 7.
Le règlement intérieur spécifie le quorum à atteindre pour l’assemblée générale d’une délégation professionnelle tel qu’énoncé à l’article 17.
Sans préjudice des règlements intérieurs de chaque délégation, chaque délégation élit un(e) président(e). Il/elle a pour tâche de convoquer les réunions, de coordonner les travaux et de faciliter les débats. Notamment après chaque réunion, il/elle transmet les informations qu’il/elle juge essentielles au Comité du personnel.
En cas de vide réglementaire, le Règlement d’Ordre Intérieur (ROI) du Comité du personnel s’applique par analogie.
Article 18 : Démission d’un ou plusieurs membres d’une délégation
Les membres d'une délégation qui cessent de remplir les conditions d'éligibilité énoncées à l’article 10 sont démissionnaires d'office.
La démission volontaire d’un membre devient effective dès l'instant où le/la président(e) de la délégation en est informé(e).
Les membres démissionnaires, d'office ou volontaires, sont remplacés par les candidat(e)s non élu(e)s de la dernière élection, dans l’ordre du nombre de votes obtenus, comme indiqué dans le résultat des votes publié par le Collège des scrutateurs.
En cas de manque de candidat(e)s non-élu(e)s :
a) la délégation peut continuer ses activités avec moins de membres, pour autant que ce nombre ne soit pas inférieur à trois ;
b) sans préjudice de l’article 19, les membres restants de la délégation peuvent décider à la majorité des deux-tiers de coopter de nouveaux membres.
Le/la président(e) de la délégation informe le Comité du personnel de ces changements.
CHAPITRE VII - CESSATION DES FONCTIONS D’UNE DÉLÉGATION
Article 19 : Démission d’une délégation
La démission de l’ensemble de la délégation est acquise dès que le/la président(e) du Comité du personnel a reçu les démissions écrites de la majorité absolue des membres de la délégation.
Le Comité du personnel acte et rend publique la démission de la délégation.
Ce faisant, il est procédé à des élections anticipées conformément à l'article 9 de ce règlement.
Article 20 : Dissolution d’une délégation
Si une délégation cesse de se réunir pendant plus de six mois ou se comporte de manière contraire à son règlement intérieur ou au règlement commun des délégations, en contradiction avec les décisions du Comité du personnel ou les intérêts du personnel dans son ensemble, le/la président(e) du Comité du personnel adresse un avertissement écrit au/à la président(e) de la délégation.
Si le/la président(e) du Comité du personnel le juge utile, il/elle convoque la délégation pour une réunion qu'il/elle préside.
Si les manquements précités persistent, le Comité du personnel peut, à la majorité absolue de ses membres, dissoudre la délégation.
Dans le cas de la délégation des interprètes permanents, à laquelle le Comité du personnel a octroyé une reconnaissance par le biais d’un accord postérieur à l’élaboration du règlement commun des délégations, le Comité du personnel peut, à la majorité absolue de ses membres, révoquer ladite reconnaissance.
La révocation de la reconnaissance rend nul l’accord entre les deux parties.
CHAPITRE VIII - RELATIONS DES DÉLÉGATIONS AVEC LES PARTIES PRENANTES
Article 21 : Représentation du Comité du personnel dans les délégations
En conformité avec l’article 9 de son règlement intérieur, le Comité du personnel désigne parmi ses élu(e)s son/ses représentant(s), idéalement un titulaire et un suppléant, dans chacune des délégations professionnelles.
Les représentants du Comité du personnel auprès des délégations assistent à chaque réunion de celles-ci en tant qu’observateurs. Ils/elles reçoivent les ordres du jour et les procès-verbaux des réunions et tout document que la délégation juge utile. Ils/elles assurent le lien entre les délégations et le Comité du personnel.
Le secrétariat du Comité du personnel reçoit également les ordres du jour et les procès-verbaux des réunions.
Article 22 : Relations avec les membres de l’administration
Toute délégation peut demander au/à la président(e) du Comité du personnel d’organiser des rencontres avec les autorités de l’Institution.
Tout membre d’une délégation peut être mandaté par sa délégation pour rencontrer des membres de l’administration.
Article 23: Relations avec le Collège des scrutateurs
Le Collège des scrutateurs organise le déroulement et le dépouillement des votes des élections aux délégations professionnelles au cours d’une même période d’un mois à la demande du Comité du personnel. Il reçoit la liste des électeurs de la part de l’administration.
Aux fins des élections aux délégations, le Collège des scrutateurs arrête la liste électorale pour chacune des délégations ainsi que les quorums respectifs.
CHAPITRE IX - COLLÈGE DES PRÉSIDENTS DE DÉLÉGATIONS
Article 24 : Collège des présidents des délégations professionnelles
Le Collège des présidents des délégations professionnelles est un organe consultatif du Comité du personnel. Il est convoqué au moins deux fois par an par le/la président(e) du Comité du personnel.
Le Collège se réunit également à l’initiative du/de la président(e) du Comité du personnel ou à la demande de trois de ses membres pour traiter de sujets graves ou pour débattre de sujets d’actualité ayant trait aux questions du personnel.
Tout président de délégation peut se faire remplacer par un(e) autre membre de sa délégation.
Le/la président(e) du Comité peut se faire remplacer par un(e) membre du Comité du personnel.
CHAPITRE X - RÉVISION ET ENTRÉE EN VIGUEUR
Article 25 : Révision du règlement commun des délégations
Aux fins de la révision du présent règlement, le Comité du personnel décide à la majorité des deux tiers de ses membres de la création d’un groupe de travail.
Le groupe de travail est ouvert à un membre de chaque liste représentée au sein du Comité du personnel.
Le groupe de travail invite un représentant du Collège des présidents des délégations professionnelles et un représentant du Collège des scrutateurs en qualité d’observateurs.
La proposition de nouveau règlement est soumise par le groupe de travail au Comité du personnel qui statue à la majorité des deux tiers de ses membres.
Le règlement est transmis aux présidents des délégations pour adaptation des règlements intérieurs respectifs, si nécessaire.
Article 26 : Entrée en vigueur
Le règlement commun entre en vigueur le jour de son adoption par le Comité du personnel et remplace le règlement commun adopté le 26 novembre 2018.