Article 1 - Procédure préliminaire
Article 2 - Enquête administrative
Article 3 - Audition préalable
Article 4 - Décision de clôturer la procédure sans suite
Article 5 - Décision d'adresser une mise en garde
Article 6 - Décision d'ouverture de la procédure disciplinaire sans saisine du Conseil de discipline
Article 7 - Décision d'ouverture de la procédure disciplinaire devant le Conseil de discipline
Article 8 - Décision disciplinaire après avis du Conseil de discipline
Article 9 - Composition du Conseil de discipline
Article 10 - Dispositions finales
Le Secrétaire général,
Vu le statut des fonctionnaires des Communautés européennes ainsi que le régime applicable aux autres agents de ces Communautés, fixés par le règlement (CEE, Euratom, CECA) no 259/68 du Conseil, modifiés en dernier lieu par le règlement (CE, Euratom) no 723/2004 du Consei1 et notamment l'article 86 du statut et son annexe IX, ainsi que les articles 49, 50, 50bis et 119 du régime applicable aux autres agents,
VU la décision du Bureau du 29 mars 2004 déléguant au Secrétaire général la compétence pour tous les dossiers qui, dans le cadre de la mise en œuvre du statut, relèvent de dispositions techniques d'application dérivées des textes statutaires,
Vu la décision du Bureau du 3 mai 2004 déterminant les autorités investies du pouvoir de nomination,
VU l'avis du comité du statut du 26 mars 2004,
APRÈS consultation du Service juridique, du Comité du personnel et du Comité pour l'égalité des chances entre hommes et femmes,
ARRÊTE LES PRÉSENTES DISPOSITIONS GÉNÉRALES D'EXÉCUTION
Article 1 - Procédure préliminaire
1. Initiative de la procédure disciplinaire
Suivant la nature des faits en cause, le recours à la procédure disciplinaire peut être proposé soit par le directeur général ou le chef de l'unité autonome dont relève le fonctionnaire en cause, soit par le directeur général du Personnel, soit directement par l'Autorité investie du pouvoir de nomination (ci-après AIPN).
2. Décision d'ouverture de la procédure disciplinaire
La décision d'ouverture de la procédure disciplinaire appartient à I'AIPN, qui envoie au fonctionnaire concerné une communication écrite précisant les allégations préliminaires formulées à son encontre et le convoquant, dans un délai raisonnable, à l'audition préalable, prévue dans l'article 3 de l'annexe IX du statut. Le Service juridique et tout autre service éventuellement concerné par les faits peuvent être consultés.
3. Enquête administrative
L'AIPN entame, avant d'ouvrir la procédure disciplinaire, une enquête administrative conformément aux dispositions de l'article 86 paragraphe 2 du statut.
4. OLAF
Dans le cas de fraude financière présumée pour lequel I t OLAF a entamé une enquête ou a l'intention de le faire, l'AIPN peut reporter l'ouverture d'une enquête administrative et/ou, le cas échéant, d'une procédure disciplinaire, après la fin de l'enquête de I'OLAF.
Article 2 - Enquête administrative
1. Ouverture de l'enquête
Les directeurs généraux et les chefs des unités autonomes peuvent demander à l'AIPN l'ouverture d'une enquête administrative en application de l'article 86, paragraphe 2 du statut et l'article 2 de l'annexe IX du statut.
L'AIPN peut également, sur sa propre initiative, ouvrir une enquête administrative, notamment dans le cas où elle a besoin de recueillir des informations complémentaires afin de décider sur une demande d'ouverture de procédure disciplinaire.
La décision portant ouverture d'une enquête administrative définit l'objet et la portée de celle-ci et charge un ou plusieurs fonctionnaires de la conduite de l'enquête.
Un fonctionnaire pouvant être concerné par une enquête administrative est tenu informé pour autant que cette information ne nuise pas au déroulement de l'enquête.
2. Conduite de l'enquête
Le fonctionnaire chargé de l'enquête exerce ses pouvoirs de manière indépendante, approfondie et aussi rapide que possible. Il est habilité à se procurer les documents, à demander des informations auprès des personnes qu'il juge utile à interroger et à effectuer des vérifications sur place. Dans l'exercice de ses pouvoirs d'enquête, il ne demande ni ne reçoit d'instructions.
Des conclusions se rapportant nommément à un fonctionnaire de l'Institution ne peuvent être tirées à l'issue de l'enquête sans que ce dernier ait été en mesure d'exprimer son avis sur l'ensemble des faits le concernant devant le fonctionnaire chargé de l'enquête.
Le fonctionnaire peut se faire accompagner d'une personne de son choix. Les frais afférents sont à la charge du fonctionnaire.
3. Fin de l'enquête administrative
A la fin de l'enquête, le fonctionnaire chargé de l'enquête soumet un rapport à I'AIPN. Ce rapport expose les faits et circonstances en cause; il établit si les règles et les procédures applicables à la situation ont été respectées . il fait état des circonstances aggravantes ou atténuantes, il indique l'importance du préjudice subi par l'Institution, et il formule une recommandation quant à la suite à donner.
Les copies de toutes les pièces pertinentes et des comptes rendus des auditions sont jointes au rapport.
L'AIPN informe l'intéressé de la fin de l'enquête et lui communique les conclusions du rapport d'enquête et, sur sa demande et sous réserve de la protection des intérêts légitimes de tierces parties, tous les documents qui sont en rapport direct avec les allégations formulées à son encontre, conformément aux dispositions de l'article 2 paragraphe 2 de l'annexe IX du statut.
Article 3 - Audition préalable
L'audition préalable, prévue par les articles 3 et I I de l'annexe IX, est tenue par I'AIPN. Celle-ci est assistée par un fonctionnaire de la direction générale du Personnel, un membre du Service juridique et, le cas échéant, par un représentant de la direction générale ou unité autonome dont dépend le fonctionnaire et/ou un représentant de tout autre service concerné par les faits.
Le fonctionnaire peut être accompagné par une personne de son choix. Les frais afférents sont à la charge du fonctionnaire.
Le procès-verbal de l'audition est envoyé au fonctionnaire concerné par lettre recommandée contre accusé de réception, pour signature. Les autres participants à l'audition reçoivent une copie.
Le fonctionnaire transmet le procès-verbal signé et/ou ses commentaires et remarques dans un délai de 15 jours calendriers à compter de la réception de celui-ci. En l'absence de toute réaction dans ce délai, le procès-verbal est réputé approuvé.
Sur la base des conclusions de l'audition préalable, l'AIPN prend une des décisions prévues à l'article 3 de l'annexe IX du statut.
Article 4 - Décision de clôturer la procédure sans suite
Si, en application de l'article 3, paragraphe I a) de l'annexe IX du statut, l'AIPN décide qu'aucune charge ne peut être retenue contre le fonctionnaire concerné, elle informe ce dernier par lettre recommandée contre accusé de réception. Sur demande de l'intéressé, copie de cette lettre peut être insérée dans son dossier personnel.
Article 5 - Décision d'adresser une mise en garde
Si en revanche, l'AIPN décide, en application de l'article 3, paragraphe I b) de l'annexe IX du statut, de n'adopter aucune sanction ou d'adresser au fonctionnaire une mise en garde, ce dernier est informé par lettre recommandée contre accusé de réception. Aucune copie de cette lettre n'est versée dans le dossier personnel de l'intéressé.
Article 6 - Décision d'ouverture de la procédure disciplinaire sans saisine du Conseil de discipline
Lorsque l'AIPN décide d'appliquer les dispositions de l'article 1 1 de l'annexe IX du statut, celle-ci peut se prononcer sur la sanction disciplinaire sans consultation du Conseil de discipline. Cette décision est versée dans le dossier personnel du fonctionnaire.
Copie de la décision est transmise au fonctionnaire concerné par lettre recommandée contre accusé de réception.
Article 7 - Décision d'ouverture de la procédure disciplinaire devant le Conseil de discipline
1. Saisine du Conseil de discipline
Lorsque l'AIPN décide d'ouvrir la procédure disciplinaire devant le Conseil de discipline, conformément à l'article 12 de l'annexe IX du statut, celle-ci saisit le Conseil de discipline par le biais d'un rapport, transmis à son président. L'intéressé reçoit copie du rapport, ainsi que le Service juridique.
En application de l'article 16, paragraphe 2, de l'annexe IX du statut, l'AIPN communique au président du Conseil de discipline le nom du fonctionnaire représentant l'Institution.
Dès le début de l'ouverture de la procédure devant le Conseil de discipline, son président ou son secrétaire informe le fonctionnaire concerné, en application de l'article 14 de l'annexe IX du statut, des conséquences que pourrait entraîner la reconnaissance de sa part du comportement fautif.
2. Avis du Conseil de discipline
L'avis du Conseil de discipline est transmis à I'AIPN, au fonctionnaire concerné et au Service juridique.
3. Retrait du dossier du Conseil de discipline
Lorsque, en application de l'article 14 de l'annexe IX du statut, l'AlPN décide de dessaisir le Conseil de discipline de l'affaire, elle demande l'avis de son président sur la sanction envisagée et informe par écrit le fonctionnaire concerné. Celui-ci peut demander d'être entendu ou s'exprimer par écrit.
L'original de la décision de l'AIPN est versé dans le dossier personnel de l'intéressé. Ce dernier reçoit copie par lettre recommandée contre accusé de réception. L'avis du président du Conseil est également communiqué au fonctionnaire.
Article 8 - Décision disciplinaire après avis du Conseil de discipline
A la suite de l'avis du Conseil de discipline et après avoir entendu le fonctionnaire concerné, l'AIPN prend sa décision prononçant la sanction disciplinaire. La direction générale du Personnel en assure l'exécution.
L'original de cette décision est versé dans le dossier personnel du fonctionnaire. Ce dernier reçoit copie par courrier recommandé contre accusé de réception.
Article 9 - Composition du Conseil de discipline
Le Conseil de discipline est composé, de manière équilibrée du point de vue genre, conformément aux dispositions des articles 5 et 6 de l'annexe IX du statut.
La durée du mandat du président, des membres et des suppléants est d'un an, renouvelable deux fois. Les indemnités du membre externe sont fixées par une convention signée par lui-même et l' AIPN
Article 10 - Dispositions finales
Les présentes dispositions s'appliquent également par analogie aux anciens fonctionnaires et aux agents temporaires et contractuels, Sous réserve de l'article 76 du régime applicable aux autres agents, les dispositions s'appliquent par analogie aux agents auxiliaires.
Elles entrent en vigueur le 1er mai 2004 et s'appliquent aux enquêtes administratives et aux procédures disciplinaires qui seront ouvertes à partir du 1er mai 2004.
Les procédures disciplinaires antérieures au 1er mai 2004 restent soumises à l'ancienne réglementation.
Signé Priestley
18.5.2004