Lignes directrices (Commission)
en matiere d'application de l'article 85 du statut

1. Compétence
2. Exécution par voie de retenue
3. Retenue d'avances
4. Retenue de montants indus payés à une tierce personne
5. Notification de l'agent
6. Début de l'exécution par voie de retenue
7. Détermination d'un plan d'échelonnement
8. Adaptation du plan d'échelonnement
9. Ordre de recouvrement
10. Exécution après le décès de l'agent ou ancien agent
20. Entrée en vigueur des lignes directrices COMMISSION EUROPÉENNE OFFICE DE GESTION ET DE LIQUIDATION DES DROITS INDIVIDUELS
Le Directeur Les présentes lignes directrices {Les présentes lignes directrices ont été adoptées suite à l'accord du Comité de direction du PMO et du Service juridique. }visent à préciser les modalités de mise en œuvre par le PMO de l'article 85 du statut des fonctionnaires, qui est applicable aux agents temporaires et aux agents contractuels conformément aux articles 45 et 116 du régime applicable aux autres agents de l'Union européenne {JO L 56 du 4.3.1968, p. 1, tels que modifiés par le règlement (UE, Euratom) n° 1023/2013 du Parlement européen et du Conseil du 22 octobre 2013. } Elles s'appliquent aux fonctionnaires et autres agents en activité, ainsi qu'aux anciens fonctionnaires ou autres agents (par soucis de clarté, seul le terme "agent" est utilisé ci-après). L'article 85 constitue, dans le champ d'application du statut, une disposition spécifique par rapport aux dispositions du règlement financier sur le recouvrement de créances. La répétition d'une somme indûment perçue est dès lors exécutée en principe par voie de retenue, pour autant que l'agent concerné soit régulièrement titulaire de créances certaines, liquides et exigibles sur la base des règles statutaires. Néanmoins, le principe de l'exécution par voie de retenue ne s'oppose pas, dans certains cas, à ce que l'ordonnateur délégué compétent procède à la répétition sur la base d'un ordre de recouvrement conformément au règlement financier {Règlement (UE, Euratom) No 966/2012 du Parlement européen et du Conseil du 25 octobre 2012 relatif aux règles financières applicables au budget général de l'Union et abrogeant le règlement (CE, Euratom) No 1605/2002 du Conseil. }et ses règles d'application {Règlement délégué (UE) n° 1268/2012 de la Commission du 29 octobre 2012 relatif aux règles d'application du règlement (UE, Euratom) n° 966/2012 du Parlement européen et du Conseil relatif aux règles financières applicables au budget général de l'Union, JO L 362 du 31.12.2012, p. 1. } Ces lignes directrices ne concernent pas la récupération du trop-perçu consécutive à une actualisation rétroactive négative effectuée en vertu de l'article 3, paragraphe 6 ou de l'article 11, paragraphe 2 de l'annexe XI du statut. Ces articles seront d'application pour les actualisations prévues aux articles 64, 65 et 83 du statut. Par ailleurs elles ne s'appliquent pas aux avances accordées en application de l'article 76 du statut pour des raisons sociales. Celles-ci sont retenues conformément aux conditions établies par l'autorité compétente {L'autorité compétente est le service social de la DG HR: cf. la décision C(2013)3288 de la Commission du 4 juin 2013 relative à l'exercice des pouvoirs dévolus à l'autorité investie du pouvoir de nomination (AIPN) et à l'autorité habilitée à conclure les contrats d'engagement (AHCC), telle que modifiée. } 1. Compétence

1. La décision de procéder à l'application de l'article 85 du statut est prise par l'autorité compétente à l'origine du paiement indu. 2. Le PMO procède à l'exécution de la répétition en suivant les présentes lignes directrices. {Ces lignes directrices ne s'appliquent que s'il y a un montant à récupérer sur la rémunération (ou rémunération de remplacement) mensuelle totale, et non pas sur une des rubriques individuelles composant cette rémunération. Les sommes inférieures à 200 euros sont par exception récupérées sans possibilité d'échelonnement. }

2. Exécution par voie de retenue

L'exécution par voie de retenue s'effectue sur la rémunération au sens de l'article 62 du statut (c'est à-dire le traitement de base, les allocations familiales et les indemnités), ainsi que sur les rémunérations de remplacement (notamment l'allocation de chômage ou l'allocation d'invalidité) et les rémunérations différées (notamment les pensions) {Sur la base de l'article 85 du statut et de l'article 46 de l'annexe VIII du statut. }(ci-après : "rémunération").

3. Retenue d'avances

1. Les avances sur rémunération accordées par le PMO sont retenues directement sur la rémunération ou la partie de la rémunération qu'elles visaient à remplacer. 2. La part indue des avances octroyées dans le cadre de la couverture des risques de maladie peut être retenue sur la rémunération conformément aux présentes lignes directrices, sans préjudice de l'application de l'article 30 de la Réglementation commune relative à la couverture des risques de maladie des fonctionnaires de l'Union européenne. 3. L'avance accordée pour une mission qui est annulée ou la partie restant due après la liquidation de la mission est retenue directement sur la rémunération après la notification formelle de l'annulation ou de la validation ou la clôture de la mission dans MiPS. En cas d'insuffisance de la rémunération, la récupération s'effectue par ordre de recouvrement.

4. Retenue de montants indus payés à une tierce personne

Les allocations familiales indûment payées à une tierce personne pour le compte et au nom d'un agent ou ancien agent sont retenues sur les allocations qui restent à payer à la tierce personne. Les informations relatives à la retenue sont envoyées à la tierce personne ainsi qu'à l'agent même. Lorsqu'il n'est pas possible de procéder à la retenue sur les allocations familiales payables à la tierce personne, les allocations familiales indûment payées sont retenues sur la rémunération de l'agent ou ancien agent lorsque celui-ci ne pouvait manquer d'avoir connaissance des changements intervenus dans la situation de ses enfants ouvrant le droit aux allocations familiales.

5. Notification de l'agent

1. Après qu'une décision a été prise sur la base de l'article 85 du statut par l'autorité compétente à l'origine du paiement indu {Cette autorité peut également être le PMO, en fonction notamment des délégations pertinentes de pouvoirs AIPN/AHCC } le PMO informe l'agent ou ancien agent par notification formelle des modalités de la retenue proposées, déterminées conformément aux présentes lignes directrices. 2. La notification formelle indique que l'agent ou ancien agent aura 15 jours suivant la réception de ladite notification pour donner ses commentaires à l'égard des modalités proposées et que, en absence de tels commentaires reçus dans ledit délai, la notification formelle sera considérée comme décision définitive. La notification formelle contient une référence à la possibilité d'introduire une réclamation contre cette décision définitive, conformément à l'article 90, paragraphe 2, du statut. 3. Le PMO informe l'agent ou ancien agent de la décision définitive prise sur la base des commentaires transmis dans les 15 jours suivant la réception de la notification formelle. Cette décision définitive contient une référence à la possibilité d'introduire une réclamation, conformément à l'article 90, paragraphe 2, du statut.

6. Début de l'exécution par voie de retenue

L'exécution par voie de retenue commence à partir du deuxième mois suivant la notification formelle, sans préjudice du régime spécifique pour les avances. L'introduction d'une réclamation n'a pas pour effet de suspendre l'exécution.

7. Détermination d'un plan d'échelonnement

1. Le PMO détermine un plan d'échelonnement sur la base duquel il prévoit de procéder à la retenue. Ce plan d'échelonnement est inclus dans la notification formelle. 2. Le plan d'échelonnement prévoit la retenue de montants mensuels correspondant à 15 % du traitement de base de la rémunération ou du montant de base de la pension ou de l'allocation de l'agent ou de l'ancien agent (ci-après "montant de référence") ou à un pourcentage supérieur si celui-ci est requis pour limiter la durée du plan d'échelonnement à 24 mois.

8. Adaptation du plan d'échelonnement

1. À la demande motivée et dûment justifiée de l'agent ou ancien agent, notamment en raison de sa situation financière ou familiale, le plan d'échelonnement peut être adapté dans les limites suivantes :
a. la retenue peut être faite avec des montants mensuels correspondant à 10 % du montant de référence, à condition que la durée totale du plan d'échelonnement ne dépasse pas 24 mois, b. lorsque le plan d'échelonnement initial fixe un pourcentage supérieur à 15 % du montant de référence, une adaptation du plan d'échelonnement peut être faite pour autant que le montant mensuel à rembourser ne soit pas inférieur à 15 % du montant de référence et que la durée totale du plan d'échelonnement ne dépasse pas 36 mois, c. à titre exceptionnel, un remboursement dépassant une durée maximale de 36 mois ou inférieur à 10 % du montant de référence peut être autorisé.

2. Indépendamment de toute demande de l'agent ou ancien agent, le PMO peut d'initiative adapter le plan d'échelonnement dès lors qu'un changement de la situation de l'agent ou ancien agent a un impact significatif sur le montant de référence, notamment dans le cas d'une modification de la formule de travail. L'agent ou ancien agent est informé de l'adaptation du plan d'échelonnement et des raisons de cette adaptation par notification formelle. L'adaptation prend effet à partir du deuxième mois suivant ladite notification. 3. Lorsque l'agent prend un congé de convenance personnelle, un congé parental ou un congé familial pour une durée ne dépassant pas 6 mois, la retenue peut être suspendue. 4. Toute adaptation de l'échelonnement demandée au-delà d'un délai de 15 jours suivant la notification formelle des modalités de la retenue produit ses effets au plus tard à partir du deuxième mois suivant la confirmation de l'adaptation.

9. Ordre de recouvrement

1. Sans préjudice de ce qui précède, dans les conditions prévues au paragraphe suivant l'ordonnateur délégué compétent décide à tout moment de la procédure de procéder à la répétition d'une somme indûment payée sur la base d'un ordre de recouvrement. L'exécution de l'ordre de recouvrement se fait conformément aux principes établis dans le règlement financier et ses règles d'application. Des intérêts de retard peuvent alors être exigibles dans les conditions prévues audits règlements. 2. En règle générale, le PMO procède à la répétition sur la base d'un ordre de recouvrement dès lors qu'il n'est pas opportun de procéder à l'exécution par voie de retenue selon les présentes lignes directrices, notamment dans les cas de figure suivants :
a. lorsque l'agent a quitté ou va prochainement quitter le service de l'institution et que le PMO ne pourra plus procéder à la retenue sur des paiements qu'il fait sur la base des règles statutaires, b. lorsque l'agent de par sa situation administrative ne reçoit pas de rémunération, c. lorsqu'il n'est pas possible de déterminer un plan d'échelonnement permettant la retenue des montants indus, d. lorsque le recouvrement fait suite à une recommandation de l'OLAF ou une décision disciplinaire, e. dans d'autres cas spécifiques, tels lorsque le paiement indu est le résultat d'une erreur technique qui a mené à un paiement sans base statutaire.

10. Exécution après le décès de l'agent ou ancien agent

Après le décès d'un agent ou ancien agent, les sommes restant dues à l'Union sont déduites des prestations prévues au régime de pensions conformément à l'article 46 de l'annexe VIII du statut. Aux fins de l'échelonnement de ce remboursement le PMO suit les présentes lignes directrices dans la mesure du possible. Lorsque l'agent ou ancien agent est décédé sans laisser d'ayant droits au sens des règles statutaires, l'ordonnateur délégué compétent procède à l'exécution du recouvrement contre la succession du défunt conformément aux principes établis dans le règlement financier, tels que précisés dans les modalités d'exécution.

11. Entrée en vigueur des lignes directrices

Les présentes lignes directrices entrent en vigueur le jour suivant celui de leur publication. Les plans de recouvrement en cours sont seulement adaptés à la demande de l'agent concerné. Bruxelles, le 4 juillet 2018 Signé : Veronica GAFFEY - Directeur PMO