Dispositions générales d'exécution relatives à l'octroi de l'allocation scolaire

Article 1 - Bénéficiaires
Article 2 - Définition des types d'allocations scolaires
Article 3 - Fréquentation régulière et à plein temps
Article 4 - Début et fin du droit à l'allocation scolaire
Article 5 - Frais de scolarité
Article 6 - Enseignement primaire et secondaire
Article 7 - Enseignement supérieur
Article 8 - Maintien de l'allocation pendant les vacances scolaires
Article 9 - Devoirs du fonctionnaire
Article 10 - Entrée en vigueur LE SECRÉTAIRE GENERAL DU PARLEMENT EUROPEEN,

vu le statut des fonctionnaires de l'Union européenne (ci-après dénommé "statut"), notamment l'article 67, paragraphe 1, point c), du statut, l'article 3 de son annexe VII et l'article 15 de son annexe X, ainsi que le régime applicable aux autres agents de l'Union européenne (ci-après dénommé "RAA"), notamment ses articles 20, 21, 92 et 132,
vu la décision du Bureau du 9 décembre 2013 déléguant au Secrétaire général les pouvoirs nécessaires à l'adoption de règles internes, modalités d'application et mesures d'exécution découlant du statut et du RAA et liées à la mise en œuvre de leur réforme,
vu l'avis du Comité du statut du 28 septembre 2016,
après consultation du Service Juridique, du Délégué à la protection des données, du Comité du personnel et du Comité pour l'égalité des chances et la diversité,

ARRÊTE LES PRÉSENTES DISPOSITIONS GÉNÉRALES D'EXÉCUTION :

Article 1 - Bénéficiaires

Les présentes dispositions générales d'exécution s'appliquent aux fonctionnaires. En vertu des articles 20, 21, 92 et 132 du RAA elles s'appliquent également aux agents temporaires, aux agents contractuels et aux assistants parlementaires accrédités.

Article 2 - Définition des types d'allocations scolaires

1. Est appelée l'allocation scolaire A l'allocation versée au fonctionnaire sous forme d'une allocation forfaitaire pour chaque enfant à charge au sens de l'article 2, paragraphe 2, de l'annexe VII du statut, âgé de moins de cinq ans ou ne fréquentant pas encore régulièrement et à plein temps une école primaire (article 3, paragraphe 2, de l'annexe VII du statut). 2. Est appelée l'allocation scolaire B : l'allocation accordée au fonctionnaire, pour chaque enfant à charge au sens de l'article 2, paragraphe 2, de l'annexe VII du statut, fréquentant régulièrement et à plein temps une école primaire ou secondaire ou un établissement d'enseignement supérieur (article 3, paragraphe 1, de l'annexe VII du statut). Pour les enfants fréquentant une école primaire ou secondaire, l'allocation scolaire B est accordée sous la forme d'un remboursement des frais scolaires mentionné à l'article 5 en suivant les modalités de l'article 6. Cependant, pour les enfants fréquentant une école primaire ou secondaire non payante, seuls les frais de transport scolaire sont remboursés, sans préjudice de l'article 6, paragraphe 4. Pour les enfants fréquentant un établissement d'enseignement supérieur, l'allocation scolaire B est accordée sous la forme d'une allocation scolaire forfaitaire suivant les modalités de l'article 7.

Article 3 - Fréquentation régulière et à plein temps

La fréquentation de cours d'enseignement et de formation à caractère temporaire n'est pas considérée comme fréquentation régulière et à plein temps d'un établissement d'enseignement au sens des présentes dispositions.

Article 4 - Début et fin du droit à l'allocation scolaire

1. Le droit à l'allocation scolaire A prend naissance le premier jour du mois au cours duquel l'enfant est considéré comme statutairement à charge du fonctionnaire et expire à la fin du mois qui précède le mois au cours duquel l'enfant remplit les deux conditions suivantes :
a) être âgé de cinq ans au moins
et
b) fréquenter régulièrement et à plein temps une école primaire.

En tout état de cause, le droit à ladite allocation expire au plus tard à la fin du mois au cours duquel l'enfant atteint l'âge de huit ans. 2. Le droit à l'allocation scolaire B prend naissance le premier jour du mois au cours duquel l'enfant remplit les conditions mentionnées au paragraphe 2 de l'article 2 des présentes dispositions. Ce droit expire à la fin du mois au cours duquel les conditions ouvrant droit à cette allocation ne sont plus remplies, ou à la fin du mois au cours duquel l'enfant atteint l'âge de 26 ans, si cette date est antérieure. 3. Le fonctionnaire qui n'était pas en activité pendant un mois entier et qui, de ce fait, n'a pas droit à une rémunération mensuelle entière bénéficie, pour la fraction de mois, d'une allocation scolaire A ou B fractionnée en trentièmes conformément au mode de calcul prévu à l'article 16, paragraphe 2, de l'annexe VII du statut des fonctionnaires. 4. Si les conditions de fait sur la base desquelles l'allocation scolaire B est attribuée changent, le montant de l'allocation scolaire B sera recalculé avec effet au premier jour du mois au cours duquel ce changement est intervenu.

Article 5 - Frais de scolarité

L'allocation scolaire B couvre :
a) les frais d'inscription et de fréquentation d'établissement d'enseignement ;
b) les frais de transport à l'exclusion de tous autres frais, et notamment :
- des frais obligatoires tels que frais d'acquisition de livres, de matériel scolaire, d'un équipement sportif, couverture d'une assurance scolaire et de frais médicaux, frais d'examen, frais exposés pour des activités scolaires externes communes (telles que les excursions, visites et voyages scolaires, stages sportifs, etc.), ainsi que des autres frais relatifs à l'accomplissement du programme scolaire de l'établissement d'enseignement fréquenté,
- des frais résultant de la participation de l'enfant à des classes de neige, des classes de mer ou des classes de plein air, ainsi qu'à des activités similaires.

Article 6 - Enseignement primaire et secondaire

1. Le remboursement des frais visés à l'article 5 est effectué dans la limite du plafond visé à l'article 3, paragraphe 1, premier alinéa, de l'annexe VII du statut, sans préjudice du paragraphe 4, ci-dessous. Pour le personnel affecté hors Union, ce remboursement est effectué selon les modalités prévues à l'article 15 de l'annexe X du statut. 2. Le remboursement des frais de scolarité est effectué sur présentation de pièces justificatives. Ces frais donnent lieu, soit à un versement mensuel égal au douzième du montant total des frais, soit au versement unique du montant total de ces frais exposés pendant l'année scolaire. 3. Pour le même trajet domicile-école sont remboursés les frais de transport soit sur la base de transport scolaire, soit sur la base du transport public à l'exclusion l'un de l'autre. Le remboursement des frais de transport pour des activités extrascolaires n'est pas autorisé. Au cas où l'enfant à charge n'utilise ni un moyen de transport public, ni un transport spécial au service de l'école, le remboursement s'effectue sur la base du coût :
soit de l'abonnement du moyen de transport public normal ;
soit du transport spécial au service de l'école
en prenant en compte le transport qui est le moins onéreux et emprunte le trajet le plus court du domicile à l'école. Lorsqu'un service spécial de transport scolaire est organisé pour une école européenne par son association de parents d'élèves, le coût par élève du transport remboursé conformément à l'article 5, point b), des présentes dispositions est considéré comme étant la somme du coût réel porté à la charge de l'association par les entreprises de transport, du coût de toute personne employée par l'association et des frais administratifs de cette dernière, en liaison avec l'offre du service de transport, ainsi que d'une marge, longue l'association le juge nécessaire, pouvant atteindre 2% pour frais divers, divisée par le nombre de personnes utilisant le service. 4. Le remboursement des frais visés à l'article 5 est effectué moyennant le versement - d'une indemnité forfaitaire mensuelle égale au montant visé à l'article 3, paragraphe 1, premier alinéa, de l'annexe VII du statut, pour chaque enfant fréquentant un établissement d'enseignement primaire, moyen, secondaire ou d'un niveau équivalent situé en dehors du lieu du foyer familial à condition que l'enfant soit hébergé contre paiement en dehors de ce foyer et que l'établissement d'enseignement soit situé en dehors du lieu d'affectation et/ou de résidence de la famille. 5. Sur présentation des pièces justificatives, le fonctionnaire a droit au remboursement des frais visés à l'article 5 jusqu'à un montant maximum égal au double du plafond visé à l'article 3, paragraphe 1, premier alinéa, de l'annexe VII du statut, lorsque son lieu d'affectation est distant d'au moins 50 km soit d'une école européenne, soit d'un établissement d'enseignement de sa langue que l'enfant fréquente pour des raisons pédagogiques impérieuses dûment justifiées.

Article 7 - Enseignement supérieur

1. Le remboursement des frais visés à l'article 5 est effectué moyennant le versement d'une allocation forfaitaire mensuelle égale au plafond visé à l'article 3, paragraphe 1, premier alinéa, de l'annexe VII du statut pour chaque enfant fréquentant un établissement d'enseignement supérieur. Pour le personnel affecté hors Union, ce remboursement est effectué selon les modalités prévues à l'article 15 de l'annexe X du statut. 2. Lorsque le lieu d'affectation d'un fonctionnaire est distant d'au moins 50 km d'un établissement supérieur du pays de sa nationalité et de sa langue, le remboursement des frais visés à l'article 5 est effectué moyennant le versement d'une allocation forfaitaire mensuelle égale au double du plafond visé à l'article 3, paragraphe 1, premier alinéa, de l'annexe VII du statut pourvu que les conditions suivantes soient réunies:
a) l'enfant fréquente effectivement un établissement d'enseignement supérieur distant d'au moins 50 km du lieu d'affectation du fonctionnaire
et
b) le fonctionnaire est bénéficiaire de l'indemnité de dépaysement.

Cette dernière condition n'est pas requise si l'enfant fréquente un établissement d'enseignement supérieur dans un pays autre que le pays dans lequel se situe le lieu d'affectation du fonctionnaire.

Article 8 - Maintien de l'allocation pendant les vacances scolaires

L'indemnité forfaitaire prévue à l'article 6, paragraphe 4 et l'article 7 des présentes dispositions est accordée également pendant la période des vacances scolaires pourvu que l'enfant continue ses études ou commence immédiatement un nouveau cycle d'études l'année scolaire suivante.

Article 9 - Devoirs du fonctionnaire

Le fonctionnaire est tenu de déclarer les allocations de même nature perçues par ailleurs ainsi que toute modification susceptible d'entrainer la suppression ou la réduction de l'allocation scolaire A ou B.

Article 10 - Entrée en vigueur

Les présentes dispositions générales d'exécution entrent en vigueur le premier jour du mois suivant celui de leur signature. Elles remplacent les dispositions générales d'exécution du 18 mai 2004.

Fait à Luxembourg, le 1 0 NOV. 2016 Klaus WELLE Secrétaire général