Guidelines en application des règles internes portant exécution de l'article 1er quinquies, 4ème paragraphe, du statut des fonctionnaires adoptées le premier avril 2015 par le secrétaire général (reconnaissance d'un handicap et établissement des aménagements raisonnables)
A. - DÉFINITIONS ET COMPÉTENCES B - RECONNAISANCE DU HANDICAP B1 - Critères pour la reconnaissance d'un handicap B2 - Documents sur base desquels un handicap peut être reconnu B3 - Procédure de reconnaissance du handicap lors de l'embauche B4 - Procédure de reconnaissance du handicap des fonctionnaires et agents déjà en service C - PROCÉDURE POUR L'ETABLISSEMENT DES AMÉNAGEMENTS RAISONNABLES D - AUTRES DISPOSITIONS x - Annexes
Les présentes guidelines visent la mise en œuvre pratique des règles internes du 1er avril 2015 portant exécution de l'article 1er quinquies, 4ème paragraphe, du statut des fonctionnaires (ci-après : les règles internes) qui, en vertu des articles 10, 80, 4ème paragraphe, et 128 du régime applicable aux autres agents s'applique également aux agents temporaires, aux agents contractuels ainsi qu'aux assistants parlementaires accrédités.
Toute référence dans les présentes guidelines à une personne de sexe masculin s'entend également comme faite à une personne de sexe féminin.
A. - DÉFINITIONS ET COMPÉTENCES
1. Autorité compétente :
L'Autorité investie du pouvoir de nomination/ L'Autorité habilitée à conclure les contrats (ci-après AIPN/AHCC) au sens des présentes guidelines est, en vertu de la Décision du Bureau du 13 janvier 2014, le Directeur de la Gestion des services de soutien et sociaux. Cette autorité prend les décisions de reconnaissance du handicap, d'établissement des aménagements raisonnables et elle décide, le cas échéant, sur le caractère disproportionné des mesures à prendre.
2. Unité chargée de la préparation et du suivi des décisions à prendre :
L’Unité Prévention & Bien-être au travail (ci-après : UPBT) est chargée de la préparation et du suivi des décisions à prendre.
3. Notion et types d'aménagements raisonnables :
3.1. On entend par aménagements raisonnables en rapport avec les fonctions essentielles d'un emploi, les mesures appropriées, en fonction des besoins, pour permettre à une personne handicapée d'accéder à un emploi, de l'exercer ou d'y progresser, ou pour qu'une formation lui soit dispensée, sauf si ces mesures imposent au Parlement européen une charge disproportionnée.
3.2. Les aménagements raisonnables peuvent consister, en particulier, de logiciels et moyens de communication, de dispositifs d'interprétation/transcription assistée par ordinateur, de l'aide à la mobilité (fauteuil roulant ou scooter électrique occasionnels pour les déplacements à l'intérieur des bâtiments), de l’aménagement du temps de travail (temps partiel, télétravail structurel lorsqu'il est appliqué par l'Institution), des aménagements ou adaptations à effectuer aux infrastructures, des aménagements aux tâches à effectuer ainsi que de l'assistance à prêter à la personne sur le lieu de travail par les services de l'Institution. Pour les personnes déjà en fonction, il peut s'agir également d'un changement d'emploi ou, avec l'accord exprès de l'intéressé, de changement du lieu d'affectation.
4. Comité consultatif sur les aménagements raisonnables :
On entend par comité consultatif sur les aménagements raisonnables celui qui est visé à l'article 7 des règles internes (ci-après : comité consultatif).
B - RECONNAISANCE DU HANDICAPB1 - Critères pour la reconnaissance d'un handicap
5. Degré minimal du handicap :
Un handicap au sens de l'article 1er quinquies, 4ème paragraphe, du statut des fonctionnaires est reconnu à un fonctionnaire/agent si celui-ci est atteint d'une déficience causant un handicap, dont le pourcentage est égal ou supérieur à 30% (déficience physique) ou 20% (déficience mentale).
6. Base de la fixation du pourcentage :
Le pourcentage du handicap est fixé par le médecin conseil compétent [ Le médecin conseil compétent est celui du lieu d'affectation de l'intéressé.] , qui se base sur le barème européen d'évaluation à des fins médicales des atteintes à l'intégrité physique et psychique, tel qu'il est annexé à la Réglementation commune relative à la couverture des risques d'accident et de maladie professionnelle des fonctionnaires de I Union européenne et dont le lien est le suivant : http ://www.epintranetedit.ep.parl.union.eu/intranet/webdav/site/refin/shared/staff accidents/bareme eur/bareme eu ropeen_fr.pdf . En fixant le pourcentage du handicap, le médecin conseil peut également prendre en considération d'autres éléments qu'il juge pertinent.
B2 - Documents sur base desquels un handicap peut être reconnu
7. Documents constituant la base de la décision :
7.1. L’AIPN/AHCC reconnaît le handicap d'un candidat à l'embauche sur base d'un avis du médecin conseil de l’lnstitution.
7.2. L’AIPN/AHCC reconnaît le handicap d'un fonctionnaire/agent déjà en service sur base de a) l'avis du médecin conseil de l'Institution, rendu suite à une demande écrite que l'intéressé introduit auprès de I'AIPN/AHCC, accompagnée du formulaire figurant en annexe 1 à remplir par le médecin traitant de l'intéressé qui doit préciser le taux de handicap, fixé selon le barème précisé au point 6 des présentes guidelines et b), le cas échéant, sur base d'un examen médical effectué par le médecin conseil.
7.3. Le médecin conseil peut faire effectuer, à la charge de l'Institution, des examens complémentaires par des médecins spécialistes.
B3 - Procédure de reconnaissance du handicap lors de l'embauche
8. Procédure lors de l'embauche :
8.1. La présence d'un handicap lors de l'embauche est constatée lors de l'examen médical par le médecin conseil compétent. Celui-ci dispose d'un délai de dix jours ouvrables pour émettre un avis à I'AIPN/AHCC.
8.2. Au cas où il estime que des examens complémentaires sont nécessaires, le médecin conseil rend son avis dans les dix jours ouvrables à compter de la réception du résultat desdits examens.
8.3. La décision de l’AIPN/AHCC est transmise à l'intéressé.
B4 - Procédure de reconnaissance du handicap des fonctionnaires et agents déjà en service
9. Procédure lorsque l’intéressé est déjà en service :
9.1. Le fonctionnaire et agent déjà en service qui estime qu'un handicap au sens du point 5 des présentes guidelines devrait lui être reconnu, doit introduire auprès de l’AIPN/AHCC [ La demande est à adresser au Directeur de la gestion des services de soutien et sociaux. Pour les fonctionnaires et agents affectés à Luxembourg, l'adresse à laquelle la demande est à envoyer est GEO 4A007. Pour les fonctionnaires et agents affectés à Bruxelles et dans les autres lieux : l'adresse est la suivante : MTY 03 R 014.] une demande écrite, accompagnée sous pli scellé à l'attention du médecin conseil, du formulaire figurant en annexe 1 des présentes guidelines qui doit être rempli par son médecin traitant.
9.2. Le médecin conseil, le cas échéant, après examen médical de l'intéressé, émet son avis à I'AIPN/AHCC dans les dix jours ouvrables. Lorsqu'il estime que des examens complémentaires sont nécessaires, l'avis est rendu dans les dix jours ouvrables à compter de la réception du résultat desdits examens.
9.3. La décision de I'AIPN/AHCC est transmise à l'intéressé.
C - PROCÉDURE POUR L'ETABLISSEMENT DES AMÉNAGEMENTS RAISONNABLES
10. Procédure pour l'établissement des aménagements raisonnables :
10.1. En cas d'embauche, le médecin conseil compétent ayant constaté un handicap joint à son avis à l’AIPN/AHCC une proposition écrite sur les aménagements raisonnables dont l'intéressé doit disposer pour exercer les fonctions essentielles de l’emploi concerné.
10.2. Le fonctionnaire et agent déjà en service dont le handicap a été reconnu et qui estime avoir droit à des aménagements raisonnables, doit introduire auprès de l’AIPN/AHCC $NBS La demande est à envoyer à l'UPBT, visée au point 2 des présentes guidelines qui se charge du suivi du dossier en vue de la décision de I'AIPN/AHCC.[ Pour les fonctionnaires et agents affectés à Luxembourg, l'adresse à laquelle la demande doit être envoyée est GEO 04A023; pour les fonctionnaires et agents affectés à Bruxelles et dans les autres lieux : l'adresse est la suivante : MTY 03R018.] une demande écrite à cet effet, moyennant le formulaire "Demande pour la fixation des aménagements raisonnables" figurant en annexe 2 des présentes guidelines.
11. Intervention du comité consultatif :
11.1. L’UPBT saisit dans les meilleurs délais le comité consultatif d'un avis pour l’AIPN/AHCC, en lui transmettant le dossier complet (demande écrite, formulaire rempli).
11.2. Le comité adresse son avis à I'AIPN/AHCC dans un délai de dix jours ouvrables à partir de la date à laquelle le comité consultatif a reçu la saisine. A défaut d'avis dans ce délai, I'AIPN/AHCC peut toutefois prendre sa décision. En cas où le comité consultatif veut consulter des spécialistes externes ou internes, il dispose d'un délai supplémentaire de cinq jours ouvrables.
11.3. En cas de demande d'embauche, I'AIPN/AHCC informe le Directeur ressources de l’intéressé ou son équivalent des aménagements raisonnables, indiqués comme nécessaires pour que l'intéressé puisse exercer les fonctions essentielles de son emploi. Dans un délai de cinq jours ouvrables, le Directeur ressources ou son équivalent peut faire parvenir à l’AIPN/AHCC ses commentaires écrits sur l'impact que lesdits aménagements peuvent avoir sur le fonctionnement du service.
12. Décision pour l'établissement des aménagements raisonnables :
12.1. L'AIPN/AHCC prend la décision dans les dix jours ouvrables à compter de la réception de l'avis du comité consultatif. Elle peut demander l’avis des ordonnateurs concernés.
12.2. En cas de décision négative, ayant son origine dans le caractère disproportionné des mesures d'aménagements raisonnables, I 'AIPN/AHCC doit motiver sa décision.
12.3. La décision de l’AIPN/AHCC est notifiée à l’intéressé et au Directeur ressources ou à son équivalent concerné. En cas d'embauche, la décision est également notifiée à l'Unité compétente pour le recrutement de l'intéressé.
D - AUTRES DISPOSITIONS
13. Classement des originaux des décisions prises :
Les originaux de la décision reconnaissant le handicap et de celle fixant les aménagements raisonnables sont versés au dossier personnel de l'intéressé.
14. Caractère juridique des délais :
A l'exception des délais imposés au comité consultatif pour rendre son avis (point 11.2), tous les autres délais sont des délais de bon ordre.
15. Mesures et matériel exclus :
La procédure décrite dans les règles internes ainsi que dans les présentes guidelines n'est pas applicable pour l’octroi : -a) des simples mesures ergonomiques pour lesquelles l'avis positif de l'ergonome consulté par le Parlement européen suffit et dont une liste est annexée aux présentes guidelines (annexe 3 :1iste A); -b) du matériel pour lequel un avis positif du médecin conseil suffit et dont une liste indicative est annexée aux présentes guidelines (annexe 4 :1iste B).
16. Mise en exécution de la décision fixant les aménagements raisonnables :
Le Directeur ressources dont relève l'intéressé ou son équivalent assure la mise en exécution effective des aménagements raisonnables fixés, en collaboration avec les directions générales concernées tandis que I'UPBT assure la surveillance de leur efficacité.
17. Entrée en vigueur :
Les présentes guidelines entrent en vigueur le jour de leur publication par le Directeur général du Personnel.
- Annexes
Annexe 1 : Spécimen de formulaire "Certificat médical destiné à l'évaluation d'un handicap"
Annexe 2 : Spécimen de formulaire "Demande pour l'obtention des aménagements raisonnables »
Annexe 3 : Liste A : Mesures ergonomiques dont l'octroi n'est soumis qu'à l'avis positif de l'ergonome consulté par le Parlement européen
Annexe 4 : Liste B : Mesure ergonomiques dont l'octroi n’est soumis qu’à l'avis favorable du médecin conseil.
Kaiser Hedwig
Directeur général - DQ Personnel