Règles internes relatives aux comités consultatifs de promotion

Article 1er - Constitution et mission
Article 2 - Composition
Article 3 - Modalités de fonctionnement
Article 4 - Procédure
Article 5 - Avis des comités et décision de l'AIPN
Article 6 - Affichage des listes de promouvables et promus
Article 7 - Secret des délibérations
Article 8 - Dispositions finales LE SECRÉTAIRE GÉNÉRAL DU PARLEMENT EUROPÉEN,

vu le statut des fonctionnaires de l'Union européenne (ci-après dénommé "statut"), notamment son article 45, et le régime applicable aux autres agents de l'Union européenne (ci-après dénommé "RAA"), notamment son article 87, paragraphe 3, vu l'article 2 de la décision du Bureau du 13 janvier 2014 sur la délégation des pouvoirs de l'autorité investie du pouvoir de nomination (AIPN) et de l'autorité habilité à conclure les contrats d'engagement (AHCC), vu la décision du Secrétaire général du 20 juin 2014 sur la politique de promotion et de progression des carrières (ci-après dénommée "Décision politique de promotion"), après consultation du Service juridique, du Délégué à la protection des données, du Comité du personnel et du Comité pour l'égalité des chances et la diversité, considérant qu'il est opportun de procéder à une révision des directives internes relatives aux comités consultatifs de promotion du 19 octobre 2005, notamment pour tenir compte des derniers changements statutaires,

ARRÊTE LES PRÉSENTES RÈGLES INTERNES:

Article 1er - Constitution et mission

1. Il est institué:

- deux comités consultatifs de promotion pour le groupe de fonctions AD et
- deux comités consultatifs de promotion pour les groupes de fonctions AST, AST/SC ainsi que pour les agents contractuels des groupes de fonctions I et III, recrutés conformément à l'article 3 bis du RAA.

2. Ces comités sont répartis comme suit:

I - GF AD
a) vers AD 6 jusqu'à AD 12
b) vers AD 13 et AD 14

II-GF AST + GF AST/SC + AC I et III
a) vers AST 2 jusqu'à AST 6 et
vers AST/SC 2 jusqu'à AST/SC 6 et
AC I et AC III b) vers AST 7 jusqu'à AST 9 et
vers AST 11.
3. Les comités consultatifs de promotion, ci-après dénommés comités, ont pour mission de rendre des avis à l'AIPN, dans les conditions prévues par les dispositions des présentes règles internes:
- pour toutes les promotions des fonctionnaires, jusqu'au grade 14 inclus, effectuées en vertu de l'article 45 du statut, ainsi que
- pour le classement des agents contractuels au grade immédiatement supérieur dans le même groupe de fonctions, conformément à l'article 87, paragraphe 3, du RAA.

Article 2 - Composition

1. Les comités sont présidés par le directeur général du personnel ou par son délégué, et sont composés de 4 membres titulaires et de 4 membres suppléants désignés par l'AIPN, ainsi que d'un nombre identique de membres désignés par le comité du personnel. Le président, son délégué et les membres sont assistés d'un secrétariat. 2. Les membres des comités pour le groupe de fonctions AD doivent nécessairement appartenir au groupe de fonctions AD et être du grade suivant :

- au moins AD 12, pour le comité désigné I a) à l'article 1, paragraphe 2, ci-dessus et - AD 14 exerçant au moins les fonctions de Chef d'unité ou conseiller ou équivalent, pour le comité désigné I b) à l'article 1, paragraphe 2, ci-dessus.

3. Les membres des comités pour les groupes de fonctions AST et AST/SC peuvent appartenir au groupe de fonctions AST, mais doivent être du grade :

- au moins AST 6, pour le comité désigné II a) à l'article 1, paragraphe 2, ci-dessus, - au moins AST 11, pour le comité désigné II b) à l'article 1, paragraphe 2, ci-dessus, ou - appartenir au groupe de fonctions AD, mais être au moins de grade AD 7.

Les représentants du Comité pour l'égalité de chances et la diversité, membres en qualité d'observateurs de ces quatre comités, sont soumis aux mêmes conditions de grade. 4. Les comités reflètent la parité femmes/hommes. 5. Les membres siègent en toute indépendance et ne peuvent avoir de mandat de leur direction générale. Ils n'agissent qu'en fonction de l'intérêt du service. 6. Le président du comité du personnel est invité à toutes les réunions de ces comités pour exposer les priorités du comité du personnel. 8. La composition des comités est arrêtée chaque année par décision de l'AIPN. 9. Le secrétariat de ces comités est assuré par la direction générale chargée du personnel.

Article 3 - Modalités de fonctionnement

Le président du comité dirige les débats, donne la parole, déclare les discussions closes, soumet les questions au vote et en proclame le résultat. Il ne participe pas au vote sauf en cas de partage égal des voix. 2. Le membre suppléant ne participe aux réunions que si le membre titulaire en est empêché. 3. Le membre du comité, qui est le chef hiérarchique direct ou le notateur de l'un des promouvables ou qui a été consulté par le notateur pour l'établissement du rapport de notation, peut participer au débat et au vote concernant ce dernier à condition qu'il le signale clairement au début du débat sur les listes.

Article 4 - Procédure

1. Avant le début des travaux, et si les comités ne sont pas présidés par la même personne, les présidents se réunissent pour harmoniser les modalités d'application des présentes règles internes. 2. À l'ouverture des travaux des comités, le président rappelle à l'ensemble des membres les modalités de fonctionnement des comités ainsi que leurs obligations. 3. Les quatre comités se réunissent en principe une fois par an afin d'examiner les listes de promouvables au 1 er janvier de l'année de la campagne de promotion considérée. 4. Le comité examinant les promotions vers AD 13 et AD 14 se réunit en premier et fixe les orientations pour toutes les promotions de la campagne de promotion considérée. Si les comités ne sont pas présidés par la même personne, les autres présidents sont invités à participer à la réunion du Comité AD 13 - AD 14 ceci afin de permettre d'arrêter des orientations communes applicables à tous les agents. 5. Les comités délibèrent sur la liste des fonctionnaires et agents ayant rempli les conditions de l'article 45 du statut, établie par la direction générale chargée du personnel, ci-après désignée liste des promouvables. Dans ladite liste, les agents sont classés, pour chaque groupe de fonctions et grade, selon le total des points de mérite cumulés depuis leur nomination dans le grade. En cas d'égalité de points, le deuxième critère de tri est la moyenne annuelle des points obtenus depuis leur nomination dans le grade ou, au maximum, depuis 1997. Les points reportés et les points attribués d'office conformément à l'article 7, paragraphe 1, deuxième tiret, de la Décision politique de promotion ne sont pas pris en considération pour le calcul de cette moyenne. Les fonctionnaires ex aequo sont ensuite classés selon leur ancienneté dans le grade, puis par ordre alphabétique. 6. Les comités prennent en considération les rapports de notation mis à leur disposition par le biais d'un support électronique. Si les possibilités budgétaires sont insuffisantes pour permettre la promotion de tous les fonctionnaires ayant atteint le seuil de référence, et en cas d'égalité des points de mérite, les comités prendront en compte les critères suivants en respectant l'ordre indiqué :

. l'évolution du mérite,
. le niveau de responsabilité dans la fonction exercée,
. la mobilité réussie,
. la participation à des comités ou organes administratifs,
. l'ancienneté de grade,
. l'âge.

Si, après cet examen, il subsiste une égalité entre promouvables, les exigences tenant à l'égalité des chances entre hommes et femmes seront déterminantes. 7. La même procédure est appliquée mutatis mutandis pour le classement au grade supérieur des agents contractuels définis à l'article 1 de la Décision politique de promotion. 8. Les comités établissent, par ordre de mérite,

- la liste des fonctionnaires dont ils recommandent la promotion ; cette liste comportera au maximum un nombre de candidats égal au nombre de possibilités budgétaires de promotion, - la liste des agents contractuels recommandés pour un classement au grade immédiatement supérieur de leur groupe de fonctions.

Article 5 - Avis des comités et décision de l'AIPN

1. Dès le lendemain de la réunion, chaque comité transmet aux membres participants, pour commentaires éventuels, l'intégralité du projet de compte rendu de leur réunion établi sous la responsabilité conjointe du président et du secrétaire. Ce compte rendu comporte les propositions de promotion et, le cas échéant, les recommandations pour le passage au grade supérieur des agents contractuels. Chaque comité transmet également aux invités leurs propres interventions pour commentaires éventuels. Les demandes de correction et/ou opinions sont transmises au Président du comité concerné ainsi qu'aux autres membres. Le projet de compte rendu approuvé est envoyé au Secrétaire général, au directeur général chargé du personnel, à l'AIPN, aux membres participants ainsi qu'au Président du Comité du personnel. 2. Les comités sont informés des décisions prises par l'AIPN. Celle-ci motivera par écrit tout écart par rapport aux avis des comités. Au cas où l'AIPN propose des promotions ou des passages au grade supérieur en faveur de fonctionnaires ou d'agents contractuels non recommandés et/ou qui n'ont pas atteint le seuil de référence des points de mérite, les comités seront appelés à émettre leur avis. 3. Les décisions prises par l'AIPN sont rendues publiques par la voie électronique.

Article 6 - Affichage des listes de promouvables et promus

1. Au plus tard au début des travaux de chaque comité, la direction générale chargée du personnel publie par voie électronique la liste des fonctionnaires et agents définis à l'article 1 de la Décision politique de promotion ayant au moins deux ans d'ancienneté dans le grade au l' janvier de l'année de la campagne de promotion et ayant, le cas échéant, démontré leur capacité à travailler dans une troisième langue, ainsi que la liste de ces fonctionnaires et agents qui cumulent suffisamment de points de mérite pour atteindre le seuil de référence fixé dans l'article 9 de la Décision politique de promotion. Ces listes sont présentées par régime statutaire (fonctionnaires/agents contractuels), par groupe de fonctions et par grade, selon l'ordre alphabétique. 2. Une fois conclue la procédure de consultation des comités, la direction générale chargée du personnel publie par voie électronique la liste des fonctionnaires recommandés par les comités et/ou par l'AIPN ainsi que la liste des fonctionnaires retenus par l'AIPN pour une promotion. Ces listes sont présentées par groupe de fonctions et par grade, selon l'ordre alphabétique. 3. La liste des agents contractuels recommandés et retenus par l'AHCC pour un classement au grade supérieur est publiée de la même manière.

Article 7 - Secret des délibérations

Les délibérations des comités sont secrètes. Tout participant à un comité qui divulgue des informations relatives à ces délibérations est passible d'une sanction disciplinaire, conformément aux articles 17 et 86 du statut.

Article 8 - Dispositions finales

1. Les présentes règles entrent en vigueur le jour de leur adoption et sont applicables dès la campagne de promotion 2014. 2. Elles remplacent les directives internes relatives aux comités consultatifs de promotion datées du 19 octobre 2005.

Fait à Luxembourg, le 18 -07- 2014 Klaus WELLE