Dispositions générales d'exécution relatives à la procédure de certification (article 45 bis du statut)

       Article premier - Objet
       Article 2 - Périodicité et étapes de la procédure
       Article 3 - Appel à candidatures
       Article 4 - Admissibilité des candidatures et établissement de la liste des fonctionnaires sélectionnés pour suivre le programme de formation
       Article 5 - Participation au programme de formation
       Article 6 - Organisation des épreuves et établissement de la liste des fonctionnaires avant réussi les épreuves attestant qu'ils ont suivi avec succès le programme de formation
       Article 7- Publication de la liste des fonctionnaires avant réussi les épreuves attestant qu'ils ont suivi avec succès le programme de formation
       Article 8 - Candidature à des postes vacants du groupe de fonctions AD
       Article 9 - Comité paritaire pour la procédure de certification
       Article 10 - Dispositions transitoires
       Article 11 - Disposition finale

Le Bureau,

- Vu le statut des fonctionnaires des Communautés européennes (ci-après le statut) ainsi que le régime applicable aux autres agents de ces Communautés fixés par le règlement (CEE, Euratom, CECA) n° 259/68 du Conseil, modifié en dernier lieu par le règlement (CE, Euratom) n° 723/2004 du Conseil, et notamment l'article 45 bis du statut,
- Vu l'article 110 du statut,
- Vu les avis de la Commission paritaire du 16 avril 2008 et du Comité du statut du 16 mai 2008,
- Après consultation du Comité du personnel et du Comité pour l'égalité des chances,
- Considérant que le statut, tel que modifié au l' mai 2004, prévoit l'existence de deux groupes de fonctions, celui des assistants (ci-après dénommé groupe de fonctions AST) et celui des administrateurs (ci-après dénommé groupe de fonctions AD),
- Considérant qu'aux termes de l'article 45 bis du statut, une procédure dite de certification doit être établie afin de permettre de sélectionner les fonctionnaires du groupe de fonctions AST, à partir du grade 5, aptes à être nommés à un emploi du groupe de fonctions AD,
- Considérant qu'aux termes de l'article 45 bis, paragraphe 5, du statut, chaque institution arrête les dispositions générales d'exécution de la procédure de certification,
- Considérant que les dispositions générales d'exécution adoptées par le Bureau le 26 septembre 2005 peuvent, au vu de l'expérience acquise au cours des premiers exercices de certification, faire notamment l'objet d'une mesure de simplification administrative en ce qui concerne les étapes de la procédure de sélection,

DECIDE

Article premier - Objet

La procédure de certification a pour objet de sélectionner les fonctionnaires du groupe de fonctions AST, à partir du grade 5, aptes à être nommés à un emploi du groupe de fonctions AD.

Article 2 - Périodicité et étapes de la procédure

1. La procédure de certification est organisée annuellement. 2. Elle comporte cinq étapes :
a) la détermination du nombre de fonctionnaires à autoriser à suivre le programme de formation et des critères de classement par ordre de priorité des candidatures ainsi que la publication d'un appel à candidatures ;
b) l'examen de l'admissibilité des candidatures et l'établissement de la liste des fonctionnaires sélectionnés pour participer au programme de formation;
c) la participation au programme de formation organisé par l'Ecole européenne d'administration (ci-après dénommée l'EAS) ;
d) l'organisation d'une épreuve écrite et d'une épreuve orale et l'établissement par l'Office européen de sélection du personnel (ci-après dénommé EPSO) de la liste des fonctionnaires ayant réussi lesdites épreuves ;
e) la publication de la liste des fonctionnaires ayant réussi les épreuves attestant qu'ils ont suivi avec succès le programme de formation.

Article 3 - Appel à candidatures

1. Chaque année, après avis du comité paritaire visé à l'article 9 (ci-après dénommé COPAC) l'autorité investie du pouvoir de nomination (ci-après dénommée AIPN) détermine :
a) le nombre de fonctionnaires qui seront autorisés à suivre le programme de formation mentionné à l'article 45 bis, paragraphe 1, du statut,
b) le contenu précis, la valeur et la pondération des critères de classement par ordre priorité des candidatures admissibles, mentionnés à l'article 4, paragraphe 2.

Suite à cette décision, un appel à candidatures est publié par l'AIPN. Il y est fait mention du nombre maximal des candidatures recevables ainsi que des critères et de la grille de cotation des candidatures. Il est également fait mention dans l'appel à candidatures de l'importance pour les candidats de disposer d'une maîtrise adéquate d'au moins une des langues dans lesquelles la formation et les épreuves visées respectivement aux articles 5 et 6 sont organisées. 2. Peuvent se porter candidats à la certification les fonctionnaires du groupe de fonctions AST, à partir du grade 5, nommés à un emploi permanent du Secrétariat général du Parlement européen conformément à l'article ler bis du statut et qui, à la date de publication de l'appel à candidatures, occupent une des positions suivantes, visées à l'article 35 du statut : l'activité, le détachement dans l'intérêt du service, le congé parental, le congé familial ou le congé pour service militaire. Toutefois, ne peuvent se porter candidats les fonctionnaires :
a) qui seront mis à la retraite d'office, en application de l'article 52 du statut, au cours de l'année concernée ou de l'année suivante ;
b) pour lesquels a été adoptée une décision conduisant à la cessation définitive de leurs fonctions, au sens de l'article 47 du statut
c) à qui a été accordée, en application de l'article 78 du statut, une allocation d'invalidité.

Article 4 - Admissibilité des candidatures et établissement de la liste des fonctionnaires sélectionnés pour suivre le programme de formation

1. Les candidatures des fonctionnaires visés à l'article 3, paragraphe 2, sont considérées comme admissibles si les fonctionnaires concernés satisfont à chacune des deux conditions suivantes :
a) Trois des cinq derniers rapports annuels de notation doivent attester que le fonctionnaire concerné dispose du potentiel requis pour assumer des fonctions d'administrateur.
b) Le fonctionnaire concerné doit compter au moins 6 années d'ancienneté dans le groupe de fonctions AST. L'ancienneté minimale doit avoir été acquise au 31 décembre de l'année précédant celle au cours de laquelle la procédure de certification est lancée. Il est tenu compte de l'ancienneté acquise en tant qu'agent temporaire, pour autant qu'il n'y ait eu aucune interruption entre les périodes d'activité accomplies en cette qualité et celles accomplies en tant que fonctionnaire

2. Les candidatures admissibles sont classées par ordre de priorité sur la base des critères suivants et en prenant en considération les principes de l'égalité des genres:
a) les rapports de notation des trois derniers exercices de notation;
b) le niveau d'enseignement et de formation;
c) l'expérience professionnelle acquise au sein des institutions compte tenu des besoins du service.

Le contenu précis, la valeur et la pondération des critères précités sont décidés par l'AIPN et portés à la connaissance du personnel, dans les conditions visées à l'article 3, paragraphe 1. 3. L'AIPN établit, après avis du COPAC, un projet de liste des fonctionnaires sélectionnés pour participer au programme de formation. Ce projet de liste comprend le nom des fonctionnaires dont les candidatures ont été considérées comme admissibles en application du paragraphe 1 et classées par ordre de priorité en application du paragraphe 2 jusqu'au rang correspondant au nombre de fonctionnaires à autoriser à suivre le programme de formation visé à l'article 3, paragraphe 1, alinéa a). 4. L'AIPN informe les fonctionnaires ayant présenté leur candidature mais dont le nom ne figure pas sur le projet de liste mentionné au paragraphe 3 des motifs pour lesquels leur candidature n'a pas été retenue et de la possibilité d'introduire un recours motivé auprès du COPAC. 5. Dans un délai de 10 jours ouvrables suivant cette communication, les fonctionnaires ayant présenté leur candidature mais dont le nom ne figure pas sur le projet de liste peuvent introduire un recours dûment motivé et étayé par la documentation adéquate auprès du COPAC. 6. Dans un délai de 25 jours ouvrables suivant la communication visée au paragraphe 4, le COPAC rend un avis sur chaque recours dont il a été saisi, ainsi qu'un avis global motivé sur le projet de liste. Il peut entendre les fonctionnaires ayant introduit un recours ainsi que les représentants de l'AIPN. L'avis rendu par le COPAC sur chaque recours est transmis au fonctionnaire concerné et à l'AIPN. 7. L'AIPN, après l'avis visé au paragraphe précédent, statue sur les recours puis arrête et publie la liste définitive des fonctionnaires autorisés à participer au programme de formation.

Article 5 - Participation au programme de formation

1. En application de l'article 2, paragraphe 2 du statut, le Parlement européen délègue à l'EAS la compétence pour définir et organiser le programme de formation, conformément à la décision des secrétaires généraux du Parlement européen, du Conseil, de la Commission, du greffier de la Cour de justice, des secrétaires généraux de la Cour des Comptes, du Comité économique et social européen, du Comité des régions et du représentant du Médiateur concernant l'organisation et le fonctionnement de l'EAS [Décision 2005/119/CE, du 26 janvier 2005 (JO L 37 du 10.2.2005, p. 17)] 2. Un fonctionnaire repris sur la liste visée à l'article 4, paragraphe 7, qui bénéficie d'un congé parental prévu à l'article 42 bis du statut, d'un congé familial prévu à l'article 42 ter du statut ou d'un congé de maternité prévu à l'article 58 du statut, avant ou pendant la période que dure le programme de formation, peut être autorisé à suivre la formation l'année suivante sans devoir faire un nouvel acte de candidature. 3. Le Parlement européen s'assure auprès de l'EAS que l'organisation du programme de formation permette la participation des fonctionnaires en poste dans d'autres lieux d'affectation que Bruxelles ou Luxembourg, ainsi que la participation des fonctionnaires autorisés à exercer leurs activités à temps partiel selon l'article 55 bis, paragraphe 2, du statut. Un congé spécial est accordé aux fonctionnaires pour la durée du cours.

Article 6 - Organisation des épreuves et établissement de la liste des fonctionnaires avant réussi les épreuves attestant qu'ils ont suivi avec succès le programme de formation

1. En application de l'article 2, paragraphe 2, du statut, le Parlement européen délègue à l'EPSO la compétence pour organiser l'épreuve écrite et l'épreuve orale ainsi que pour établir la liste des fonctionnaires ayant réussi lesdites épreuves. 2. Dans ce cadre, et conformément aux articles 45 bis, paragraphe 1, point c), du statut et 7, paragraphe 2, point c), de l'annexe III du statut, la teneur de l'épreuve écrite et de l'épreuve orale est déterminée par l'EPSO. 3. Seuls les fonctionnaires dont l'EAS certifie qu'ils ont suivi le programme de formation sont autorisés à se présenter aux épreuves. 4. Les fonctionnaires dont l'EAS certifie qu'ils ont suivi le programme de formation mais qui ne figurent pas sur la liste mentionnée au paragraphe 1 ci-dessus sont autorisés à se représenter à deux reprises aux épreuves au cours des années suivantes, à condition qu'ils remplissent toujours les conditions fixées à l'article 3, paragraphe 2.

Article 7- Publication de la liste des fonctionnaires avant réussi les épreuves attestant qu'ils ont suivi avec succès le programme de formation

L'AIPN publie la liste des fonctionnaires ayant réussi les épreuves, telle qu'établie par l'EPSO.

Article 8 - Candidature à des postes vacants du groupe de fonctions AD

1. Les fonctionnaires figurant sur la liste mentionnée à l'article 6, paragraphe 1 peuvent se porter candidats à des postes vacants du groupe de fonctions AD correspondant à leur grade dans les conditions prévues au paragraphe 1, lettre a), ii), et lettre b) de l'article 29 du statut. 2. L'AIPN veille à ce que, conformément à l'article 45 bis du statut, le nombre de nominations de fonctionnaires ayant réussi la procédure de certification, dans des emplois du groupe de fonctions AD, n'excède pas 20% du nombre total annuel des nominations dans ce groupe de fonctions auxquelles il a été procédé en application de l'article 30, second alinéa, du Statut.

Article 9 - Comité paritaire pour la procédure de certification

1. Un comité paritaire pour la procédure de certification (COPAC) est institué. 2. Le COPAC est présidé par un représentant de l'Administration et est composé de trois représentants de l'Administration et de trois représentants du Comité du personnel et d'un observateur du Comité pour l'égalité des chances. Les deux genres sont, dans la mesure du possible, représentés de manière équilibrée dans la composition du COPAC. 3. Le COPAC adopte son règlement intérieur à la majorité de deux tiers des membres. 4. A la fin de chaque année, le COPAC adopte un avis sur les résultats de la procédure de certification. Il peut assortir cet avis de recommandations. Cet avis est communiqué à l'AIPN.

Article 10 - Dispositions transitoires

1. Par dérogation à l'article 4 paragraphe 1, alinéa a),
a) seuls les rapports de notation relatifs aux années 2006 et 2007 seront pris en considération aux fins de la procédure de certification lancée en 2008,
b) seuls les rapports de notation relatifs aux années 2006, 2007 et 2008 seront pris en considération aux fins de la procédure de certification lancée en 2009,
c) trois rapports de notation parmi ceux relatifs aux années 2006, 2007, 2008 et 2009 seront pris en considération aux fins de la procédure de certification lancée en 2010.

2. Par dérogation à l'article 4, paragraphe 2, alinéa a), seuls les rapports de notation relatifs aux années 2006 et 2007 seront pris en considération aux fins de la procédure de certification lancée en 2008. 3. Le Parlement européen réexamine et, le cas échéant, adapte, après consultation du Comité du personnel et du Comité pour l'égalité des chances et après avis de la Commission paritaire et du Comité du statut, les critères repris à l'article 4, au plus tard avant la fin de l'année 2010, au vu des résultats constatés de la procédure de certification.

Article 11 - Disposition finale

Les dispositions générales d'exécution adoptées par le Bureau le 26 septembre 2005 sont abrogées. Les présentes dispositions générales d'exécution entrent en vigueur jour suivant leur adoption.